Hoạt động bán hàng (Sales Operation, hay S&OP) đã và đang định hình tương lai của các tổ chức bán hàng cũng như tiếp thị. Vậy chính xác thì Sales Operation bao hàm những nội dung gì, và tầm quan trọng của nó ra sao? Hãy cùng chúng tôi tìm kiếm câu trả lời trong bài viết này.
Ngày nay, một số lực lượng bán hàng tốt nhất được trao quyền bởi những đổi mới và các tiến bộ công nghệ. Chỉ cần xem các mạng xã hội, công nghệ di động và các ứng dụng dựa trên đám mây đang phát triển nhanh như thế nào. Những xu hướng và công cụ này mở ra rất nhiều cơ hội cho các tổ chức mở rộng thị trường, tạo ra nhiều doanh thu hơn và giúp các doanh nghiệp đạt được mức tăng trưởng lợi nhuận bền vững.
Khi khoa học và công nghệ chiếm lĩnh cuộc sống của con người một cách chậm rãi nhưng chắc chắn, các tổ chức bán hàng đang ngày càng trở nên phụ thuộc nhiều hơn vào các quy trình và phân tích dữ liệu có hệ thống. Do đó, vai trò của hoạt động bán hàng ngày càng trở nên quan trọng hơn. Theo Dharmendra Sahay và Scott Shimamoto, Hiệu trưởng tại ZS Associates, hoạt động bán hàng được định vị duy nhất để tận dụng các dữ liệu và công nghệ nhằm hỗ trợ tổ chức bán hàng, chẩn đoán các vấn đề và thiết kế, đưa ra các giải pháp.
Để hiểu rõ nhất các chi tiết cơ bản tạo nên hoạt động bán hàng, việc nhận biết được nhiều nhiệm vụ và các chức năng của nhóm hoạt động bán hàng là rất quan trọng. Biết được mô tả của các nhà phân tích hoạt động bán hàng là gì, chúng ta sẽ có thể hiểu rõ hơn và đánh giá đúng vai trò của các nhóm trong hoạt động bán hàng.
Chúng ta hãy tìm hiểu sâu hơn về những người trong hoạt động bán hàng là ai, vai trò và trách nhiệm của họ là gì và tại sao họ lại đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của các tổ chức một cách chi tiết.
Vậy chính xác hoạt động bán hàng là gì?
Kể từ khi các tổ chức bán hàng hiện đại ra đời, hầu hết – nếu không muốn nói là tất cả chúng ta đều quen thuộc với những nhân vật điển hình, được xác định rõ là đóng vai trò thiết yếu trong các tổ chức bán hàng. Đây là những đại diện bán hàng bền bỉ, những nhà quản lý khôn ngoan, những phó chủ tịch lôi cuốn và những CEO luôn hướng đến mục tiêu với sự nhiệt huyết nhất.
Các chuyên gia hoạt động bán hàng cũng đóng một vai trò quan trọng trong một tổ chức, tuy nhiên, họ là những người mới và một số công ty vẫn đang cố gắng tìm ra họ. Mặc dù chỉ riêng ở Hoa Kỳ đã có hàng nghìn chuyên gia về hoạt động bán hàng và chức năng của nó đã trở nên phổ biến, nhưng vẫn chưa có sự rõ ràng về hoạt động bán hàng thực sự là gì.
Theo Wikipedia, hoạt động bán hàng là một tập hợp các hoạt động và quy trình kinh doanh giúp việc tổ chức bán hàng vận hành hiệu quả, hiệu quả và hỗ trợ các chiến lược và mục tiêu kinh doanh. Tóm lại, hoạt động bán hàng được coi là “xương sống” của một tổ chức bán hàng.
Dưới đây là vai trò và ý nghĩa của hoạt động bán hàng:
Vai trò lý tưởng của hoạt động bán hàng là cung cấp hướng dẫn cho các nhóm bán hàng bằng cách phát triển các quy trình bán hàng có cấu trúc tốt, phân tích hiệu suất của nhóm trong khuôn khổ của quy trình đó, nâng cao năng suất và hiệu quả của nhóm cũng như triển khai các giải pháp dựa trên dữ liệu và phân tích.
Hoạt động bán hàng cần phải được phát triển liên tục để tối đa hóa hơn nữa khả năng và kỹ năng của đội ngũ bán hàng nhằm tạo ra một quy trình bán hàng suôn sẻ hơn.
Trách nhiệm của hoạt động bán hàng là khám phá các phát hiện chiến lược cấp cao, đáng chú ý và tìm hiểu cách biến chúng thành các chiến lược quan trọng và sử dụng chúng để giúp các đại diện bán hàng, người quản lý và Phó chủ tịch đạt được mục tiêu của họ.
Chúng ta hãy xem các chức năng phổ biến mà các nhóm hoạt động bán hàng thường chịu trách nhiệm. Vì mục đích chính của hoạt động bán hàng là giảm các vấn đề có trong quy trình bán hàng, và tự kết hợp với tổ chức để đảm bảo thực hiện chiến lược bán hàng của công ty, nên chúng ta sẽ nhận ra rằng hoạt động bán hàng là một chức năng chiến lược. Dưới đây là một số yếu tố chính cần xem xét tới khi nhắc tới vai trò của hoạt động bán hàng:
- Thúc đẩy chiến lược bán hàng
- Bán hàng xuất sắc
- Tổ chức đội ngũ bán hàng
- Hiệu quả và thực thi nhóm
Nhà phân tích hoạt động bán hàng là ai?
Vị trí, vai trò và mô tả của nhà phân tích hoạt động bán hàng là không giống nhau đối với các công ty và tổ chức khác nhau. Các nhà phân tích hoạt động bán hàng là những người chịu trách nhiệm xử lý và quản lý các quy trình làm việc của các quy trình bán hàng của một tổ chức, cho phép các hoạt động bán hàng diễn ra suôn sẻ và đảm bảo việc thực hiện các chiến lược bán hàng để tiếp tục phát triển tổ chức.
Nhà phân tích hoạt động bán hàng làm gì?
Như đã đề cập ở trên, vai trò và nhiệm vụ thực tế của nhà phân tích hoạt động bán hàng rất khác nhau giữa các công ty. Mặc dù, người ta cho rằng nhiệm vụ cơ bản của nhà phân tích hoạt động bán hàng là cần thu thập và sắp xếp dữ liệu, đồng thời tạo ra hiểu biết sâu sắc hơn về khách hàng để nâng cao năng suất của lực lượng bán hàng. Về cơ bản, các nhóm hoạt động bán hàng có thể chọn cung cấp các mức dịch vụ khác nhau tùy thuộc vào mức độ phức tạp của tổ chức bán hàng.
Các nhà phân tích hoạt động bán hàng có một cấp độ dịch vụ chính: hỗ trợ. Điều này bao gồm tạo báo cáo hiệu suất bán hàng, quản lý các chương trình hành chính như kế hoạch trả thưởng khuyến khích và duy trì hoạt động quản lý quan hệ khách hàng phù hợp. Cấp độ dịch vụ tiếp theo là cung cấp thông tin và hiểu biết sâu sắc cho đúng người vào đúng thời điểm, bao gồm cả những điểm nổi bật về các vấn đề mới nổi, sự sai lệch và các thách thức khác. Cấp độ thứ ba bao gồm phát triển các giải pháp tiềm năng cho những thách thức về tính hiệu quả của lực lượng bán hàng trên một loạt các lĩnh vực quan trọng, chẳng hạn như phân khúc khách hàng, tối ưu hóa nguồn lực bán hàng, quy trình bán hàng, phát triển tài năng và động lực.
Cuối cùng, mức độ tác động cao nhất mà nhà phân tích hoạt động bán hàng tự phân biệt là với tư cách là đối tác chiến lược. Họ phát hiện các xu hướng thị trường hoặc khách hàng mới nổi và giúp xác định cách doanh nghiệp có thể đáp ứng những cơ hội và thách thức đó để thúc đẩy thành công lớn hơn trong bán hàng.
Một số nhiệm vụ chính của họ bao gồm:
- Phân tích và phát triển các chính sách và quy trình hoạt động bán hàng.
- Làm việc tại hiện trường với các đại diện bán hàng để xác định các cơ hội cải tiến.
- Hỗ trợ quản lý chương trình tuân thủ và bộ phận trợ giúp hoạt động bán hàng.
- Duy trì các báo cáo bán hàng hiện có và thiết kế các báo cáo mới khi cần thiết. Tham gia vào việc đánh giá, lựa chọn và thực hiện một công cụ hỗ trợ quyết định.
- Đóng vai trò là người liên lạc chính trong các dự án/xu hướng tự động hóa lực lượng bán hàng.
- Phát triển khả năng phân phối tài liệu quảng cáo kết hợp công nghệ tiên tiến.
- Kiểm soát lực lượng bán hàng một cách chiến thuật.
- Đảm bảo các công việc hàng ngày phù hợp với chiến lược của công ty.
Nhà phân tích hoạt động bán hàng cấp cao là gì?
Các nhà phân tích hoạt động bán hàng cấp cao lãnh đạo và quản lý toàn bộ hoạt động bán hàng, đồng thời giữ cho các nhà phân tích hoạt động bán hàng nguyên vẹn và cung cấp cho họ các mục tiêu có thể đo lường được để hoàn thành. Họ đóng vai trò không thể thiếu trong việc giúp quản lý cấp cao hiểu cách mở rộng quy mô tổ chức bán hàng và thúc đẩy doanh thu gia tăng cũng như các cơ hội tăng trưởng.
Một số trách nhiệm chính của họ là:
- Phối hợp các quy trình dự báo doanh thu và lập ngân sách được sử dụng trong tổ chức bán hàng; thiết lập mức độ cao về chất lượng, độ chính xác và tính nhất quán
- Tiến hành phân tích để hiểu sâu hơn về kinh doanh
- Hợp tác với bộ phận Tài chính về thiết kế lương thưởng và cung cấp các mục tiêu cho tổ chức bán hàng
- Quản lý, quản lý và báo cáo về dự báo và phân tích doanh thu
- Hỗ trợ duy trì các lĩnh vực chức năng quản lý dữ liệu, dự báo, liên hệ, khách hàng tiềm năng, cơ hội, bảng điều khiển và báo cáo, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu trong toàn bộ hệ thống CRM của chúng tôi
- Chịu trách nhiệm tạo ra các số liệu để đánh giá hiệu quả và năng suất bán hàng
- Thiết lập phân tích hiệu quả về xu hướng và hiệu suất của lực lượng bán hàng nhằm nỗ lực xác định hiệu quả cao hơn, quản lý và hiểu rõ hơn về các tắc nghẽn và sự không nhất quán của quy trình trong toàn bộ vòng đời bán hàng
- Đánh giá khách hàng và xu hướng bán hàng, phản hồi và chuyển động thị trường; hợp nhất thành các khuyến nghị cho nhóm điều hành
- Thực hiện phân tích đặc biệt cho quản lý cấp cao để cung cấp hỗ trợ dữ liệu cho các quyết định kinh doanh
- Đánh giá các công cụ và nền tảng mới để cải thiện hoạt động báo cáo và bán hàng
Bằng cách xem xét các nhiệm vụ và trách nhiệm của hoạt động bán hàng, nhà phân tích hoạt động bán hàng và nhà phân tích hoạt động bán hàng cấp cao…
Chúng ta có thể suy ra lý do tại sao chúng được coi là thành phần cơ bản của các tổ chức và công ty bán hàng. Khi thế giới của chúng ta tiến tới sự phát triển công nghệ hơn nữa và khi công nghệ gia tăng ảnh hưởng của nó đối với nhân loại, nhu cầu về các nhóm điều hành bán hàng có khả năng cũng tăng lên.
Các công ty và tổ chức nuôi dưỡng và phát triển các nhóm hoạt động bán hàng xuất sắc sẽ thấy dễ dàng hơn trong việc duy trì và duy trì lợi thế cạnh tranh, nâng cao năng suất và hiệu quả của lực lượng bán hàng cũng như đạt được thành công bán hàng nhất quán, và bền vững.
“Cuối cùng, tất cả các hoạt động kinh doanh có thể được rút gọn thành ba từ; con người, sản phẩm và lợi nhuận. Trừ khi bạn có một đội ngũ tốt, nếu không bạn không thể làm được gì nhiều với hai người còn lại”.
-Lee Iacocca-