V Business2Community vieme, že mnohí manažéri a podnikatelia nevedia, ako efektívne viesť obchodné stretnutie – a s najväčšou pravdepodobnosťou tým trpia ich firmy.
Obchodné stretnutia sú základným kameňom efektívnej komunikácie a spolupráce v rámci organizácií. Od individuálnych diskusií až po stretnutia zamerané na riešenie problémov a rozhodovanie, ich dôležitosť nemožno podceňovať.
V tomto článku vás prevedieme procesom plánovania a vedenia efektívneho biznis stretnutia.
Ako efektívne viesť obchodné stretnutie v 7 krokoch
Nie je to len generálny riaditeľ alebo hlavný stratég spoločnosti, kto potrebuje vedieť, ako správne viesť stretnutia. Každý v tíme, najmä ktokoľvek vo vedení, musí vedieť, ako viesť poradu. Od starostlivého plánovania až po angažovanie zamestnancov – takto môžete naplánovať a viesť efektívne stretnutie.
1. Naplánujte si agendu
Zistite, aký typ stretnutia chcete, aby to bolo. Potrebujete, aby váš tím informoval ostatných o svojich projektoch, pokroku a nápadoch? Naplánujte si presné body programu, ktoré chcete prejsť. Môžete si to rozdeliť napríklad podľa projektov.Nezabudnite myslieť na to, akých ďalších tímov sa dané informácie týkajú. Uistite sa, že na stretnutí sú iba zamestnanci, ktorých sa to naozaj týka a môžu zlepšíť procesy alebo si zo stretnutia niečo odniesť, aby ste nestrácali nikoho čas.
Keď budete mať zhruba plán stretnutia, skúste porozmýšľať nad akýmikoľvek informáciami alebo zdrojmi, na ktoré by ste sa vy alebo tím mohli chcieť odkazovať. Keď budete mať pripravené všetky materiály, rozdajte/pošlite ich všetkým účastníkom schôdze spolu s pozvánkou na schôdzu (ak je to možné) ešte pred jej začiatkom, aby mali čas prejsť si všetko, čo nepoznajú.
2. Pozvite len správnych (a nevyhnutných) zamestnancov
Pozývajte iba zamestnancov, ktorí sú relevantní pre danú úlohu, aby ostatní pracovníci nestrácali čas. Neznamená to však, že by ste nemali informovať aj ostatných zamestnancov, ktorí by možno tiež mali čo povedať. Môžete ich požiadať o názor, či si myslia, že by im stretnutie za účelom, aký máte na pláne, niečo dalo.
Štúdia z roku 2020, ktorú vykonala Penny Zenker, zistila, že dokonca aj organizácie s lídrami, ktorí majú pocit, že sú efektívni, stále strácajú prekvapivo veľa času, ak sa spýtate zamestnancov. Zistila, že tieto organizácie strácajú 38 dní v roku kvôli neefektívnosti – a to už je podnet na zamyslenie.
3. Optimalizujte čas stretnutia
Na začiatku biznis stretnutia si so všetkými rýchlo prejdite program a podrobne uveďte, ako bude stretnutie rozdelené, aby boli všetci na rovnakej vlne.
Vďaka špecifickej agende je oveľa jednoduchšie lepšie si plánovať čas, zvyšuje sa efektivita a zaisťuje, že pokryjete všetko, čo potrebujete.
4. Stretnutie môžete nahrať
Kľúčovým aspektom efektívnych stretnutí je zaznamenávanie schôdze pomocou poznámok, prezentácie alebo záznamu vo forme videa, čím sa zabezpečí, že zamestnanci a manažéri sa môžu vždy vrátiť k diskutovaným bodom, aby sa predišlo nedorozumeniam a zmeškaným termínom.
Online aplikácie na stretnutia to veľmi uľahčujú. Nezabudnite sa pred začatím náhravania spýtať všetkých účastníkov, či budú súhlasiť s nahrávaním.
5. Držte sa naplánovaných bodov
Snažte sa, aby ste ostali pri určenej téme a aby sa body programu pohybovali primeraným tempom. Nehanbite sa prerušiť pracovníkov, ak musíte, ale, samozrejme, zachovajte vzájomný rešpekt. Ak zistíte, že stretnutie nie je v súlade s témou, ale že diskusia by mohla byť stále hodnotná, zapíšte si to a naplánujte si nové stretnutie, aby ste o tom mohli diskutovať inokedy.
6. Stretnutie ukončite s jasným plánom
V posledných minútach vášho biznis stretnutia si vytvorte riešenia alebo plány pre každý problém alebo úlohu, o ktorej sa počas stretnutia diskutovalo. Pomôže vám to využiť všetko, o čom sa počas stretnutia diskutovalo. Mnohí manažéri radi žiadajú každého, kto stojí na čele určitého cieľa alebo úlohy, aby rozobral, čo daný človek alebo jeho tím presne robí.
7. Follow Up
Majte prehľad o tých najdôležitejších informáciách od zamestnancov a pošlite im správu, či už ide o neformálnu pripomienku alebo poznámku, aby ste im pripomenuli, o čom sa diskutovalo a čo je potrebné urobiť ďalej. Pre zamestnancov je dôležité vedieť, že sa na nich nezabudlo a že ich podporujete v tom, čo robia.
Stále si nie ste istí, ako viesť efektívne biznis stretnutie? Potom si pozrite video Adriany Girdlerovej na tému nižšie.
Prečítajte si tiež: Ako založiť živnosť
Prečo sú efektívne biznis stretnutia také dôležité?
Teraz, keď sme si vysvetlili základné princípy obchodného stretnutia, môžete prejsť na to, aký to má vlastne všetko význam a dopad na spoločnosť.
Mnoho študií, vrátane vyššie uvedeného výskumu Zippia, zistila, že silná komunikácia a spolupráca na pracovisku sú životne dôležité pre efektívne podnikanie.
Obchodné stretnutia sú často najlepším spôsobom, ako zabezpečiť, aby boli komunikačné linky otvorené a aby sa každý cítil vypočutý. Zamestnanci môžu predniesť svoje úlohy a ciele v skupinovej diskusii a môžu požiadať ostatných účastníkov o pomoc alebo radu. Pomáha to aj k súdržnejšiemu tímu.
Okrem toho sú dobré obchodné stretnutia životne dôležité pre rozhodovanie. Kombinované skúsenosti a odborné znalosti všetkých účastníkov stretnutia majú často oveľa väčšiu hodnotu ako jeden manažér alebo vedúci.
Ideálne obchodné stretnutie by malo umožňovať všetko vyššie uvedené, no zároveň musí byť stručné a efektívne, aby sa ušetril čas. Akékoľvek extrémne zdĺhavé stretnutie, na ktorom väčšina účastníkov nepridáva nič cenné, ani si z neho nič užitočné neberie, je zlé stretnutie.
Význam angažovanosti a interakcie tvárou v tvár
Keď schôdzu začnete, uistite sa, že všetci prítomní sú po celú dobu zapojení. Pri osobných stretnutiach je to často relatívne jednoduché, ale vo svete online stretnutí to môže byť veľkým problémom. Čím menej sú vaši pracovníci zapojení, tým menšiu hodnotu prinášajú.
Rastúca popularita online stretnutí je neskutočná; avšak interakcia tvárou v tvár je stále lepšia na úspešné biznis stretnutia.
Ak ste odkázaní len na online stretnutia, prinášame niekoľko typov:
- Vždy oslavujte nejaké dobré správy
- Snažte sa znieť nadšene pre danú tému a vyhýbajte sa monotónnosti
- Nastavte otázky a odpovede pre všetkých účastníkov schôdze
- Opýtajte sa každého priamo na jeho názor na relevantné témy. Nečakajte, kým sa sami odvážia hovoriť
- Požiadajte všetkých, aby si premysleli pred stretnutím, aké budú ich ďalšie ciele
- Zdieľanie obrazovky na online stretnutiach uľahčí mnohé vysvetľovanie
Vo všeobecnosti nie je vhodné odbočovať od témy a rozptyľovať sa, no small talk na začiatku môže pomôcť prelomiť ľady.
Typy biznis stretnutí
Keď veľké percento dnešnej pracovnej kultúry závisí od veľkých korporácií, obchodné stretnutia tvoria veľkú časť každodenného života mnohých ľudí. Takéto stretnutia majú množstvo foriem prispôsobených konkrétnym cieľom a požiadavkám. Od individuálnych stretnutí zameraných na zlepšenie individuálneho výkonu až po brainstormingové stretnutia, ktoré podnecujú kreativitu a kolektívne riešenie problémov.
1. One-on-one
Biznis stretnutia jeden na jedného (označované aj ako stretnutia 1:1) sú súkromné diskusie medzi dvoma účastníkmi, často manažérom a zamestnancom. Takéto stretnutia zvyčajne podporujú osobný rozvoj, hodnotenie výkonu, riešenie problémov a zlepšenie komunikácie. Ich cieľom je tiež posilniť profesionálne vzťahy a podporiť individuálny rast.
Osobné stretnutia umožňujú manažérom (často až príliš zriedkavo) vypočuť si ich priame názory, nápady, sťažnosti, nepríjemné body, ciele a ďalšie. Rovnako tak môžu zamestnanci získať konkrétnejšie smerovanie od manažmentu, aby mohli lepšie vykonávať svoju prácu.
2. Brainstorming
Brainstormingové stretnutia, ktoré sú nevyhnutné v kreatívnejších odvetviach, sú stretnutia založené na spolupráci, na ktorých sa stretáva skupina jednotlivcov. Cieľom je vytvorenie kreatívnych nápadov, riešení alebo stratégie pre konkrétny problém, projekt alebo cieľ. Takéto stretnutia podnecujú otvorenú diskusiu a skúmanie rôznych uhlov pohľadu na podporu inovácie a kreativity.
3. Problem-solving
Stretnutia zamerané na riešenie problémov spájajú tímy, aby im pomohli riešiť konkrétne výzvy alebo prekážky, ktorým organizácia čelí. Takéto stretnutia často zahŕňajú účastníkov, ktorí systematicky analyzujú problém, ktorému organizácia čelí, identifikujú jeho príčiny a spolupracujú na vývoji účinných riešení alebo akčných plánov.
4. Pravidelné stretnutia (napr. 1x za týždeň)
Takéto biznis stretnutia sa často vyskytujú, keď firma musí zdieľať niektoré dôležité aktualizácie alebo oznámenia so svojimi zamestnancami. Často sú naplánované pravidelne v rovnaký čas, napríklad raz za týždeň. Každý člen tímu by mal dostať priestor, aby mohol povedať, na čom aktuálne pracuje a zdieľať akékoľvek pracovné novinky.
5. Teambuildingy
Teambuildingové stretnutia sú navrhnuté tak, aby posilnili vzťahy medzi zamestnancami a zlepšili spoluprácu medzi členmi tímu. Často zahŕňajú aktivity, diskusie a cvičenia, ktoré podporujú dôveru, komunikáciu a pocit jednoty v tíme. Niekedy sa tieto konajú na úrovni jedného tímu, zatiaľ čo iné zahŕňajú celú spoločnosť.
Prečítajte si tiež: Aký je to hrubý príjem (brutto)? Vysvetlenie s príkladmi
Čo je etiketa obchodných stretnutí?
Poznať všeobecnú štruktúru dobrého stretnutia nestačí. Musíte tiež vedieť, ako najlepšie vykonať každý krok s prísnou etiketou obchodných stretnutí, aby ste zvýšili profesionalitu, ako aj efektivitu a produktivitu.
Jedným z najdôležitejších aspektov etikety obchodných stretnutí je, že zamestnanci aj vedúci pracovníci chápu účel a hodnotu každého stretnutia.
Natasha Maddock, spoluzakladateľka Events Made Simple UK, dodala:
„Etiketa obchodných stretnutí je dôležitá, pretože udáva tón pre profesionalitu, efektivitu a rešpekt v rámci organizácie. Keď sú stretnutia vedené účelne a ohľaduplne, zvyšuje to produktivitu, podporuje efektívnu komunikáciu a v konečnom dôsledku prispieva k celkovému úspechu podniku.“
Záver
Vedenie efektívneho biznis stretnutia zohráva kľúčovú úlohu pri podpore komunikácie, inovácií a spolupráce takmer vo všetkých spoločnostiach. Dodržiavaním všeobecných osnov efektívneho stretnutia, ako aj vyššie uvedených tipov, by spoločnosti mali byť schopné dosiahnuť svoje ciele v čo najkratšom čase.