Företagets framgång är starkt beroende av dess team. Enligt en amerikansk studie anser 92% av de anställda att samarbetet på arbetsplatsen kan förbättras. Om du vill att ditt team ska uppnå företagets mål, är det avgörande att alla är medvetna om vilka förväntningar som finns. Med andra ord, se till att alla är på samma våglängd.
Vi förstår att det kan vara en utmanande uppgift, men här är några steg du kan ta för att förbättra situationen!
1. Låt ditt team “känna och förstå” din kund
Beroende på företagets storlek kan du antingen bygga upp en avdelning för kundupplevelse (CX) eller en tankesmedja. Denna grupp kommer att skapa en kundpersona, en fiktiv karaktär som representerar en specifik kundgrupp baserad på vissa kriterier. De kommer sedan att fördjupa sig för att visualisera personans resa genom köpprocessen. Därefter strömlinjeformar de denna data för arbetslaget, i form av utskrivna papper, länkar eller liknande. När det väl är på plats kan det förbättras.
Att utveckla en persona och en karta över kundresan hjälper dig att se var det finns luckor i CX. Denna persona och köpresan fungerar som en omedelbar referens för ditt team. De känner, analyserar och förbättrar kundupplevelsen, från problemformulering till efter köpet. Varje medlem kan identifiera sig med en “Jane” eller en “Mike” som är antingen euforiska över sin upplevelse eller besvikna (peppar peppar!) och begär återbetalning. Genom att känna empati med kunden känner ditt team en emotionell belöning när de förbättrar din tjänst eller produkt. Ditt team blir mer engagerat i sitt uppdrag.
Källa: UXPressia’s mallar
Har vi missat något? Med allt som sagts gör den utvecklade personan och kundresan att introduktionen av nya anställda går snabbare. Nykomlingar anpassar sig snabbare och hamnar på samma sida som resten av teamet. Du kan till och med finna det effektivare att anpassa nya medarbetare under introduktionsperioden, snarare än att vänta och se hur det går.
På detta sätt kommer alla in i loopen. Du får fördelarna med tydlig och effektiv samverkan, samt större engagemang på sociala medier, fler positiva omdömen och återkommande köp.
2. Engagera dem i planeringen
Dina kollegor är nyckeln till att ett projekt ska lyckas. Det är viktigt att både styra dem och involvera dem, till exempel i kvartalsplaneringen. Som ledare planerar du på lång sikt och håller hårt i tyglarna, men dina anställda kan se de akuta problem som behöver omedelbar uppmärksamhet.
Dessutom, om du tar dig tid att kartlägga kundresan, blir det mycket enklare att tillsammans generera insikter. Olika anställda engagerar sig på olika nivåer i kundupplevelsen och kan komma med fantastiska idéer.
Låt oss säga att du är chef för ett kafé och kämpar med att få lojalitetsprogrammet att rulla på. Du funderar om nätterna: “Jag har skapat en mysig atmosfär. Jag har förhandlat hårt för att få de bästa kaffebönorna. Varför fylls inga formulär i på webben?”
Och så kommer din barista med svaret: “Kunderna måste anstränga sig extra för att registrera sig på sajten. Låt mig ta hand om det. Det skulle vara kul att lära känna folk i butiken.”
Genom att prata och planera tillsammans med ditt team kan du uppnå snabba framgångar i jämförelse med långsiktiga mål för det kommande året.
3. Dokumentera allt på ett och samma ställe
Nu kommer några knepiga termer. Du har kanske hört talas om data-silos. Det uppstår när data som används av en del av teamet knappast är tillgänglig för de andra. Detta kan hända i både unga och mogna organisationer. Företaget mognar, datan växer, och snöbollseffekten tar vid.
För att undvika detta, konsultera din IT-specialist. Det kan handla om programvara eller användarrättigheter. All ny programvara bör vara kompatibel med den du redan har. På så sätt kan du prioritera dina mål, sätta upp objektiv, studera kundupplevelsen, bygga upp en kunskapsbas och vägleda dina anställda på ett och samma ställe.
Detta leder oss smidigt in på Sätt 4 och 5.
4. Utrusta ditt team med programvara
Det finns ett antal verktyg på marknaden som underlättar samarbetet med dina kollegor. De är bra för att spåra uppgifter, hantera projekt, delegera ärenden, sköta kundrelationer, samt synkronisera kalendrar och e-post. Slack, Trello, Jira, Confluence, Salesforce, Semrush, Asana, G Suite, och så vidare är en del av vår tid.
Samtidigt ökar antalet distansarbetare. Till exempel har antalet distanspositioner inom det digitala området ökat från 13% år 2011 till 75% år 2021. Med pandemin blir det ännu mer akut att använda samarbetsverktyg på distans. Oavsett vad situationen kräver, låter dessa verktyg dig och ditt team (eller åtminstone en del av det) sömlöst övergå till hemmakontor.
5. Styr arbetsflödet och du omfamnar världen
Vi älskar alla kreativitet och fria tyglar, men ingen är förtjust i kaos eller dess konsekvenser. Om ditt företag klarar sig utan ett fast arbetsflöde, är det fantastiskt! Du är ett geni och borde skriva en bok om hur du gör.
Men vissa företag skulle kunna dra nytta av att få ordning på arbetsuppgiftshanteringen. Om det gäller dig, kan appar för uppgiftshantering hjälpa dig att automatisera individuella att-göra-listor och återkommande uppgifter, hålla koll på deadlines, projektets upp- och nergångar, mönster och misslyckanden. Det handlar inte om att skälla ut någon eller peka finger, utan om att vara proaktiv och upptäcka luckor i tid.
Källa: Smarta Mål: Definition och Exempel
Sådana appar kommer att uppmuntra dina kollegor att bekanta sig med S.M.A.R.T-mål. Det kan vara smärtsamt i början, men du kommer att se ditt team prestera på topp. De kommer att förvärva värdefulla färdigheter som de kan investera i sitt arbete.
6. Anordna Kvartalsvisa Samlingar, eller “Town Halls”
Var proaktiv när det gäller att skapa mötesplatser för ditt team. Det kan vara allt från interna workshops och konferenser till mindre, mer fokuserade möten. Genom att arrangera kvartalsvisa sammankomster – ofta kallade “town halls” – ger du ditt team en strukturerad plattform för att utbyta idéer, dela framgångar och utmaningar, och dra nytta av varandras expertis. Detta stärker inte bara teamdynamiken, utan ger också möjlighet för gruppmedlemmarna att verkligen förstå och engagera sig i företagets övergripande mål.
Och glöm inte att allt detta handlar om att förstå och tillgodose din målgrupps behov. Att ha en tydlig bild av din köparpersona är avgörande; deras förväntningar och hur de interagerar med din produkt eller tjänst måste vara i fokus. När ditt team förstår detta, blir det enklare att navigera och fatta välgrundade beslut som inte bara gynnar företaget men också stärker relationen med kunden.
Avslutningsvis, att hålla ditt team och dina kunder på samma våglängd är en investering som betalar sig flera gånger om. Det leder inte bara till ökad lojalitet från dina kunders sida, men också till en starkare intern kultur som präglas av förståelse, samarbete och en gemensam strävan efter framgång. Detta kommer i sin tur att generera positiva recensioner, mun-till-mun-rekommendationer och engagemang på sociala medier, vilket ger en dominoeffekt av framgångar för ditt företag.