Outsourcing är en växande drivkraft i den globala ekonomin med affärsprocessoutsourcing beräknad att ha överträffat $130 miljarder i omsättning under 2023 – en siffra som förbluffande nog närmar sig de mest framstående teknikentreprenörernas nettovärde. Outsourcing hjälper nu över 65% av företagen inom alla branscher och storlekar att underlätta sina organisatoriska processer.
Deloittes Globala Outsourcingundersökning från 2022 visar att outsourcing fortsatt har varit ett avgörande verktyg för kostnadsbesparingar och organisatorisk flexibilitet för över 75% av de undersökta företagen. Samtidigt anger vart annat företag som jobbar med underleverantörer “tjänstekvalitet” som deras största hinder för produktiv outsourcing, vilket omvandlar vad som kunde ha varit en positiv upplevelse till en ständig jakt på önskade resultat.
Hur kan företagsledare förbättra sin outsourcingupplevelse och garantera säkerhet i dessa föränderliga tider? Baserat på vår erfarenhet, här är fyra enkla sätt att höja tjänstekvaliteten i outsourcade projekt, undvika bedrägeri och förbättra integreringen i din organisation.
1. Definiera standarder och förväntningar
Outsourcingleverantörer och företagets anställda kan ha olika perspektiv och förväntningar. Medan interna team kan motiveras genom en kombination av professionella, ekonomiska och sociala incitament, kan outsourcingleverantörer ha andra prioriteringar och varierande etiska standarder.
Detta är särskilt utmanande när underleverantörer jobbar med många kunder och kan sakna djup insikt i varje kunds företagskultur.
Lösningen ligger i att från början tydligt definiera och matcha arbetsstandarder och förväntningar. Entreprenörer bör välja underleverantörer som är genuint kompatibla med interna arbetsstandarder.
Till exempel bör företag som hanterar oförutsägbara situationer (relaterade till deras bransch, kunder eller affärsverksamhet) prioritera outsourcingleverantörer vars arbetsmetod kan anpassa sig snabbt till förändringar.
Vi säkerställer detta genom att noggrant granska potentiella outsourcingkandidater på punkter som:
- “Hur anpassar du dig till förändringar du inte kan kontrollera?”,
- “Hur ser din arbetsprocess ut?”,
- “Berätta om erfarenheter från att arbeta med kunder i liknande affärsmiljöer”
Detta ger oss en indikation på hur väl underleverantören kan integreras med våra etablerade arbetsstandarder och hjälper oss att välja rätt partner från start.”
2. Utvärdera Kärnemotionell Intelligens
Positiv kommunikation, motivation och självhantering ses ofta som standardtecken på en emotionellt intelligent outsourcingleverantör. Men dold i skuggan av dessa kvaliteter ligger en ovärderlig och ofta förbisedd egenskap: självinsikt. Denna egenskap är svårare att fejka och representerar en djupgående indikator på emotionell intelligens (EQ), som även en ensamstående entreprenör kan utvärdera.
Vi använder ofta följande scenario:
“Låt säga att du tagit ett projekt från oss, men har missbedömt tiden. Deadline är imorgon, men du inser att du behöver mer tid. Hur hanterar du situationen?”
Om du möter någon som undviker direkt svar genom att tala om sitt ansvar men i slutändan nekar till situationens realitet, anser vi att testet har misslyckats. Det svar du letar efter grundar sig på en “visa, inte berätta”-inställning. En pålitlig outsourcingkandidat skulle erkänna att de aldrig stött på ett sådant problem (eller alternativt beskriva ett liknande fall och dess lösning) men skulle sedan logiskt och klokt modellera den “akuta” situationen.
Varför är detta beteende viktigt? Det förutser personens förmåga att förstå och hantera känslor i konfliktfyllda situationer, hantera eventuell kritik och kommunikera positivt även vid utmanande frågor. Sådan självinsikt är tecken på emotionellt mognad och ansvarsfulla underleverantörer. Du kan räkna med dem för att tillsammans lösa eventuella problem i en samarbetsinriktad och öppen sinnesstämning istället för ett passivt-aggressivt och oförutsägbart beteende.
3. Outsourcing-kurator
Många företag som använder sig av outsourcing är involverade i hybrid outsourcing-projekt. Dessa är projekt där uppgifter delas mellan ditt interna team (inklusive fjärrarbetare) och frilansaren/underleverantören/outsourcingföretaget. Vanligtvis tilldelas en projektledare att hantera både det interna teamet och outsourcingen, vilket kan leda till svårigheter.
Vad vårt team har funnit vara mest effektivt var att tillsätta en så kallad “outsourcing-kurator” – en term jag myntade för att beskriva en dedikerad mellanhand mellan det interna teamet och outsourcingen. En outsourcing-kurator är någon från vår sida vars uppgift är att förse outsourcingteamet eller entreprenören med nödvändig information, upprätthålla sekretess, hantera och medla i kommunikation samt lösa problem mellan de två teamen.
Till skillnad från projektledaren är outsourcing-kuratorer inte djupt involverade i projektuppgifter. Deras fokus är att underlätta den hybridarbetsprocessen och minska risker genom konsekvent kontroll. Detta säkerställer att hela outsourcingprocessen leds på ett mjukt men bestämt sätt, snarare än tyranniskt kontrollerad när saker och ting blir kaotiska.
4. Kartlägg Din Sekretessstrategi
Varje företag som överväger outsourcing behöver en sekretessstrategi. Även om de flesta företagare generellt förlitar sig på sekretessavtal (NDA) och icke-konkurrensavtal (NCA) för att skydda sitt arbete, särskilt när det gäller immaterialrätt, har jag alltid i åtanke att ett NDA i sig inte räcker för att skydda ett företags sekretess. Det är som starkast endast som en del av en flernivåstrategi för sekretess.
Oavsett din bransch eller projekt bör tillgången till företagsresurser alltid mätas i proportion till den aktuella uppgiften. Även om det kan verka mer tidskrävande och kräva mer kommunikation att arbeta med outsourcing i etapper, skyddar det ett företag mot sekretessläckor. Detta samarbetar även bra med delbetalningar som skyddar dig från opålitliga underleverantörer.
Arbetsomfånget är ett annat sekretessavtal som kan skydda mot bedrägeri. Jag föreslår att detta dokument görs så detaljerat som möjligt. En outsourcingleverantör har ingen kännedom om ditt företag eller dess bakgrundsprocesser, så du kan behöva förklara saker som är självklara för ditt team och till och med skriva ned dem.
Slutligen, när du arbetar med utländska entreprenörer, outsourcingföretag eller frilansare, se till att alla dokument, särskilt de som berör immaterialrätt (t.ex. NDA), skrivs eller granskas av en internationell företagsadvokat för att matcha lagarna i det land där outsourcingen baseras.
Slutsats
Outsourcing har i decennier varit ett verktyg som företag använt sig av för att skapa effektivitet, skära kostnader och dra nytta av global expertis. Men, som med alla affärsstrategier, kommer det med både möjligheter och potentiella risker. När det utförs med omtanke och precision kan outsourcing skapa oanade värden för ett företag, oavsett dess storlek. Nyckeln till en lyckad outsourcingupplevelse är att införa rätt processer, förväntningshantering och kontrollmekanismer.
Det är viktigt att tänka på outsourcing inte bara som ett sätt att delegera uppgifter utan som ett strategiskt beslut som kan forma företagets framtid. Med rätt samarbetspartners, klart definierade förväntningar och en robust sekretessstrategi kan företag omvandla potentialen av outsourcing till konkreta resultat.
I en globaliserad värld där teknik och innovation ständigt förändras är det avgörande att företag, stora som små, är anpassningsbara. Genom att förstå och navigera i outsourcinglandskapet kan företagsledare inte bara optimera sina resurser utan också säkerställa att de ständigt är redo för framtidens utmaningar. Med rätt verktyg, riktlinjer och partnerskap kan outsourcing bli en kraftfull katalysator för tillväxt, innovation och långsiktig framgång.
Läs också: Hur Du Knyter An Till Dina Nya Medarbetare På Distans