Under de senaste två åren har många personer som påbörjat nya jobb blivit introducerade till sina positioner på distans och fortsätter att arbeta på detta sätt. De varma, direkta mötena ansikte mot ansikte är för tillfället bakom oss.
Denna omställning har varit en utmaning för många företag. Enligt en undersökning från ett konsultföretag anser företagen att introduktion av nyanställda på distans är deras näst största utmaning just nu, direkt efter anställdas utmattning. Att välkomna nya anställda, visa företagskulturen och förväntningarna, samt integrera dem in i organisationen på ett tillfredsställande sätt var redan en utmaning när det skedde fysiskt. Nu när detta görs över digitala medel som Zoom, är det ännu svårare.
Men det är inte omöjligt. För att skapa ett band med dina nyanställda på distans behöver man bara några uppdaterade strategier och små justeringar i beteendet.
Börja Innan Första Arbetsdagen
Vi befinner oss fortfarande i början av distansarbets-eran, så det finns några detaljer att slipa på. Ett vanligt hinder är tekniken: Ingenting kan förstöra den stora första arbetsdagen snabbare än ett pinsamt tekniskt fel på Zoom. Säkerställ att någon från IT-avdelningen kommunicerar med de nyanställda innan deras startdatum för att guida dem genom tekniken och programvaran som kommer att användas under deras introduktion.
Likaså skickar många företag välkomstpaket till nya medarbetare innan de börjar, så att de kan påbörja sin nya roll på bästa möjliga sätt. Dessa små, personliga gestalter är särskilt viktiga för de som arbetar på distans.
Uppmuntra en Öppen och Nyfiken Atmosfär
Oavsett om din arbetsplats är helt på distans eller fysisk bör du alltid klargöra att det är uppmuntrat att ställa frågor, och att det inte finns några “dumma” frågor. Detta är extra viktigt för nyanställda som arbetar på distans.
En stor del av företagskulturen upplevs genom normala, dagliga aktiviteter, från formella möten till snabba samtal vid kaffemaskinen. Dessa möjligheter har minskat när vi nu arbetar på distans, vilket innebär att denna information måste kommuniceras mer direkt.
Om du vill skapa en relation med dina nyanställda på distans bör du klargöra för dem att de alltid ska känna sig bekväma med att ställa frågor, allt från specifika arbetsuppgifter till enkla detaljer som riktlinjer för pausrummet. Följande förslag hjälper dig med detta.
Skapa en “kultur-bibel” för arbetsplatsen
Oavsett om du driver ett avslappnat bryggeri, en innovativ startup eller ett framåtdrivande fintech-företag, är din företagskultur nyckeln till din framgång. Men eftersom arbetskulturen inte längre kan delas genom fysiska interaktioner är det till hjälp för alla om du har material, som videor eller delade dokument, som beskriver din kulturs ton och förväntningar.
Dessa material kan sammanställas av HR och en grupp av seniora medarbetare. Detta är också ett utmärkt tillfälle att “justera kursen” om det finns aspekter av företagskulturen som du vill ändra på.
Kom ihåg att detta material främst är avsett för nyanställda, så ta ingenting för givet. Täck in allt du kan, oavsett hur litet, uppenbart eller trivialt det kan verka för dig.
Utse “kulturambassadörer”
Det kan vara skrämmande för en nyanställd att behöva fråga sin chef om saker som videokonferensetikett, arbetstider, klädkod och kulturella förväntningar. För att hålla kommunikationslinjerna öppna, utse vissa seniora medarbetare som “kulturambassadörer” på arbetsplatsen. På så sätt har nyanställda någon att vända sig till utan att oroa sig för hierarkier.
Var extra observant
Så mycket av personkemi sker genom subtiliteter och osagda medel – kroppsspråk, tonfall, ögonkontakt. Det är svårare att uppfatta dessa viktiga signaler när du kommunicerar virtuellt, men det är inte omöjligt. Det kommer dock att kräva lite extra ansträngning från din sida.
När du interagerar på distans, var extra uppmärksam på dina nyanställdas kroppsspråk, deras hållning, deras röstton. Om du känner av även den minsta frustration, tveka inte att ta upp det. Å andra sidan, om du finner dig själv dela ett ögonblick av gemensamt intresse eller empati, låt det inte passera obemärkt; se till att det erkänns och delas. Detta kan kännas lite konstigt till en början, men det är en nödvändig anpassning.
Utöka din noggranna observation till andra medier också. Titta noga på tonen i team-meddelanden och skriftlig kommunikation, så att du kan hålla dig uppkopplad till hur dina nyanställda känner inför sina roller.
Närma dig relationer med avsikt
Eftersom distansarbetsplatser förlorar möjligheten till spontan interaktion måste du växla om till avsiktlig interaktion. Det innebär att arrangera enskilda videomöten mellan medarbetare så att de kan bli bekväma med varandra. Dessa behöver inte vara långa eller särskilt formella – du vill bara att medarbetarna ska ha lite “ansikte mot ansikte”-tid med varandra, så att de känner att de är en del av organisationen. En av fördelarna med distansarbets-eran är att videomöten är mycket enklare att ordna än fysiska möten, så möjligheterna här är faktiskt betydande.
Staka ut en tydlig väg till framgång
I linje med de flesta andra tips på denna lista handlar detta om att främja tydlighet. I en tid fylld av osäkerhet för arbetstagare är väldefinierade mål viktigare än någonsin.
Se till att dina nyanställda har en detaljerad plan för sina första månader. Låt dem veta exakt vad du behöver och förväntar dig av dem. Otydlighet skadar både företaget och den nyanställda, eftersom de måste uthärda stressen av att navigera genom sina första steg.
Ett sätt att illustrera vad du förväntar dig är att låta dina nyanställda delta i viktiga möten, även om mötets innehåll inte nödvändigtvis överlappar med deras roll. Detta kan vara ett utmärkt sätt att låta dem ta del av företagskulturen och se hur kollegor beter sig. Det ger dem också en uppfattning om var de passar in i det större företagsekosystemet, och de får lära känna de personer som kommer att bero av deras insatser.
Som vi nämnde tidigare kan alla dessa förslag brytas ner till några mycket grundläggande principer: att främja förtroende, tydlighet och kommunikation. Dessa har alltid varit viktiga för arbetsplatsens funktion, men distansarbete har gjort dem oumbärliga.