För en företagare är det direkt avgörande att kunna skicka fakturor, annars är det omöjligt att få betalt för utfört arbete. Större företag har ekonomiavdelningar och revisorer som sköter fakturering, redovisning och bokslut. För många frilansare är dessa områden en mardröm och därför har vi fått se trenden att fakturera utan företag ta allt större plats i Sverige.
Genom att fakturera utan bolag kan privatpersoner överlåta denna del till en tredje part istället. “Lönen” betalas ut skattad och klar till bankkontot och ingen redovisning krävs. För många frilansare och privatpersoner är en faktura utan företag den perfekta lösningen.
I denna artikel gräver vi djupare i ämnet och berättar mer om hur det fungerar med frilans fakturering och vad du ska tänka på. Vi jämför de olika faktureringstjänsterna så att du som vill ha ett alternativ till traditionell fakturering kan få detta.
Hur fungerar det att fakturera utan företag?
Att fakturera utan företag betyder att du som privatperson kan ta betalt för tjänster, varor eller utfört arbete utan att ha ett företag registrerat. Istället för att skicka en faktura genom ditt företag använder du en tredjepartstjänst som hanterar faktureringen åt dig. Processen är enkel och smidig.
1. Du får ett uppdrag
Det första steget innebär att du som privatperson får ett uppdrag. Vad det är för uppdrag beror på din verksamhet men vanligtvis handlar det om konsultuppdrag, frilansarbete, försäljning av produkter eller tjänstearbete. När arbetet är slutfört vill du ha betalt.
2. Skapa och skicka din faktura
För att kunna få betalt för ditt hårda arbete är det dags att skapa en faktura som skickas till din klient. Detta gör du genom en tjänst som erbjuder fakturering utan företag. Du tillhandahåller information om uppdraget och det belopp som faktureras.
Faktureringstjänsten skapar en faktura som skickas till kunden. Tänk på att vara tydlig med arbetsbeskrivningen.
3. Lönen betalas ut, skattad och klar
När kunden betalat fakturan hanterar faktureringstjänsten alla skatteavdrag, moms och övriga avgifter som är associerade med transaktionen. Därefter betalas pengarna ut till dig med alla avgifter och skatter avdragna.
På så sätt slipper du hantera redovisningen själv och kan fokusera på din verksamhet utan oro. Skulle mottagaren inte betala i tid hanterar faktureringstjänsten påminnelser.
Vanliga missuppfattningar
Det finns en del vanliga missuppfattningar med att fakturera utan företag:
- Det är en väg att undvika skatt: Vissa tror att det är ett sätt att undvika skatt men så är inte fallet utan faktureringstjänsten hanterar alla skatteavdrag och pengarna betalas ut helt lagligt.
- Processen är komplicerad: En vanlig missuppfattning är att det är komplicerat att fakturera utan företag. Men hela idén bygger på att förenkla för dig som privatperson. Faktureringstjänsterna är användarvänliga och du behöver endast tillhandahålla arbetsbeskrivning, belopp och bankkontot som pengarna ska skickas till.
- Det innebär att du är anställd: Att använda en faktureringstjänst för ditt utförda arbete är inte samma sak som att vara anställd. Du har inte de förmåner och skydd som en anställd har. Istället är du frilansare och företagare men utan förpliktelse med den administrativa bördan som följer med det.
Plattformar och verktyg för fakturering utan företag
Det finns flera olika plattformar och verktyg för fakturering utan företag. Vi har valt ut de tre mest etablerade alternativen.
Frilans Finans
Det mest kända företaget som erbjuder faktura utan företag är Frilans Finans. Bolaget är auktoriserade och har varit etablerade sedan 1999. De har tagit fram ett skräddarsytt faktureringsverktyg där du kan skapa RUT och ROT-fakturor, ändra momssats, lägga till traktamente och reseersättning, göra avdrag, jobba utomlands och mycket mer.
Frilans Finans tar en administrationsavgift på 6% och betalar din inkomstskatt och arbetsgivaravgift. Därefter får du utbetalt lön på ditt konto och en tjänstepension. Fler än 150 000 egenanställda har använt sig av Frilans Finans och enligt företaget själva betalar de vanligtvis ut lönen inom 5 dagar efter att kunden betalat.
Frilans Finans har också kundservice som är tillgänglig vardagar mellan 09:00 – 17:00 och söndagar mellan 15:00 – 20:00. Dessutom erbjuder de en app där du kan skicka och registrera dina uppdrag direkt från mobilen eller surfplattan.
Att registrera sig som kund hos Frilans Finans är verkligen enkelt. Följ dessa enkla steg:
- Steg 1 – Besök Frilans Finans
- Steg 2 – Klicka på den orangea knappen “Skapa Konto” uppe i höger hörn på deras webbplats.
- Steg 3 – Fyll i ditt personnummer och bekräfta med BankID. Vill du inte använda dig av din E-legitimation kan du klicka på “Skapa konto utan BankID” och fylla i förnamn, efternamn, e-post och lösenord.
SAMpoolen
För den som prioriterar billigast faktureringstjänst är SAMpoolen det bästa alternativet. De har lägst avgift av alla tjänster och erbjuder prisgaranti. När exempelvis Frilans Finans tar ut en avgift på 6% ligger avgiften hos SAMpoolen på 0,5% till 2%. Med deras prisgaranti matchar de också andra avgifter om du skulle hitta en billigare standardavgift.
Företagets expertis ligger främst inom tv/film. SAMpoolen startades med personer inom denna bransch i åtanke. Det kan handla om fotografer, ljustekniker, klippare, scenografer och så vidare.
Men SAMpoolen erbjuder också fakturering utan företag för andra branscher. Skillnaden är att de tar betydligt mindre i avgift vilket innebär mer pengar utbetalt till dig. Utöver faktureringstjänst kan du också få hjälp med juridisk rådgivning, skatter och avtalshantering.
Du kan bli medlem hos SAMpoolen på några minuter. Bara följ dessa enkla steg.
- Steg 1 – Besök SAMpoolens webbplats.
- Steg 2 – Klicka på “Skapa konto” uppe i höger hörn bredvid “Logga in”.
- Steg 3 – Fyll i de efterfrågade uppgifterna. (Registrering via BankID är ej tillgängligt).
Cool Company
En annan aktör som erbjuder fakturering utan företag är Cool Company. Fler än 70 000 frilansare har använt sig av tjänsten för att kunna fakturera utan eget företag. Cool Company tar en avgift för sina tjänster på 5,98%.
Som frilansare hos Cool Company får du automatiskt ta del av kollektivavtalet genom Säljarnas fackförbund. Därmed avsätts 4,5% av din bruttolön till din tjänstepension. Du som använder sig av Cool Company får också försäkringar värda 3659 kronor per år om du föranmäler ditt uppdrag med sjukförsäkring, livförsäkring samt olycksfalls- och ansvarsförsäkring.
Cool Company har flera samarbetspartners som erbjuder rabatter och erbjudanden. Det kan handla om rabatt på kurser eller på en resa. De har också en blogg med tips från branschkollegor.
Att bli medlem hos Cool Company och nyttja tjänsten är smidigt. Följ dessa enkla steg:
- Steg 1 – Besök hemsidan till Cool Company.
- Steg 2 – Klicka på “Skapa konto” uppe i höger hörn på deras webbplats.
- Steg 3 – Skapa ett konto med BankID. Om du inte vill använda dig av BankID kan du skapa ett konto med e-post och lösenord.
Fördelar med att använda specialiserade faktureringsverktyg
Att använda sig av ett specialiserade faktureringsverktyg kan innebära flera fördelar för småföretagare, privatpersoner och frilansare:
Du sparar tid
Verktygen automatiserar flera av aspekterna med faktureringsprocessen. Det gör att du sparar tid som du annars behövt lägga ner på administration.
Smidigare med skatterapportering
Specialiserade faktureringsverktyg samlar som regel in all nödvändig finansiell information på ett och samma ställe. Således blir processen för att förbereda och skicka in skatterapporter betydligt enklare.
Automatiska påminnelser när förfallodatum passerat
Flera av verktygen erbjuder automatiska verktyg som skickar påminnelser till kunder när fakturan förfallit. Det minskar risken för sena betalningar.
Större kontroll av dina finanser
Faktureringsverktyg låter dig hantera och spåra dina inkomster och utgifter på ett enkelt sätt.
Funktioner att leta efter när du väljer plattform
Det finns flera funktioner som kan vara bra att titta på när du ska välja plattform för fakturering utan företag:
Hantering av automatisk tjänstepension
Automatisk hantering av tjänstepensionen är viktigt för att säkerställa att du sparar inför din pension på ett korrekt och strukturerat sätt. Se till att plattformen erbjuder detta.
Inga dolda avgifter
Att faktureringstjänsterna tar en avgift går inte att komma ifrån. Men se till att de har fullständig transparens så att du inte åker på några oväntade kostnader. Läs igenom regler och villkor noggrant innan du använder tjänsten för att skicka en faktura.
Kundservice och rådgivning tillgänglig
Att kunna få hjälp vid behov är avgörande. Kontrollera att tjänsten har kundservice och rådgivning. Ett plus är om de har rådgivare inom flera branscher.
Prismatchning och garanterad minimiavgift
För den som prioriterar att ha en så låg avgift som möjligt kan det vara smart att välja en tjänst som erbjuder garanterad prismatchning. Om du är registrerad hos en faktureringstjänst och hittar ett billigare alternativ kommer de att matcha priset.
Möjlighet att snabbt och enkelt ändra fakturor
Du vill på ett enkelt sätt kunna justera belopp och arbetsbeskrivning på dina fakturor. Se till att företaget är flexibla med detta.
Automatiska påminnelser och uppföljningar
Att kontakta kunden vid utebliven eller försenad betalning kan vara ett orosmoment för vissa. Faktureringstjänsten bör därför erbjuda uppföljning och påminnelser för att du ska spara tid och slippa stress.
Juridisk rådgivning
Ett plus är om faktureringstjänsten erbjuder juridisk rådgivning. Kontrollera på företagets webbplats om detta finns tillgängligt och vilka branscher de täcker.
Läs också: Tips för att öka försäljningen för småföretag
App för mobilen
För dig som är mycket på språng och inte alltid har tillgång till en dator är det smidigt att kunna fakturera via din mobila enhet. En bra funktion är därför om det erbjuds en app för en smartphone och surfplatta.
Vem behöver fakturera utan företag?
Det är inte alla som behöver fakturera utan företag utan det handlar framförallt om specifika målgrupper. Nedan går vi igenom de som har störst nytta av fakturering utan företag.
Frilansare och egenföretagare
Denna grupp innehåller främst individer som arbetar med olika uppdrag eller projekt utan att vara bunden till ett företag eller organisation. Genom att fakturera utan företag kan de ta betalt för sina tjänster och utfört jobb och samtidigt undvika den administrativa bördan och kostnaderna som är associerade med att starta och driva ett eget företag. Istället för att lägga fokus på byråkrati kan koncentrationen läggas på det egna arbetet.
Tillfälliga eller enstaka tjänsteleverantörer
Den som utför enstaka tjänster eller tillfälligt arbete har stor nytta av fakturering utan företag. Det kan handla om sidoverksamhet eller sporadiskt jobb. Kanske har denna grupp inte tillräckligt med arbete för att motivera de administrativa kostnaderna och kraven som medföljer vid att driva ett eget företag. Istället kan de få betalt på strukturerat och lagligt sätt.
Internationella arbetare utan registrerat företag i kundens land
För internationella arbetare som inte har företag registrerat i kundens land kan det finnas komplexa juridiska och finansiella utmaningar vad gäller betalning och fakturering. Genom att fakturera utan företag ges en lösning på detta så att internationella arbetare kan få betalt utan att bry sig om det komplexa i internationell företagsregistrering och skattehantering.
Hobbyister som omvandlar en passion till en liten inkomstkälla
De hobbyister som vill ta steget och börja tjäna pengar på sin passion, men samtidigt inte vill säga upp sig från jobbet och ta hobbyn till en fullständig företagsverksamhet, har stor nytta av att fakturera utan företag.
Framförallt kan behovet vara stort i början av processen då den tid de har över kan läggas på att utveckla hobbyn snarare än att fokusera på pappersarbetet som tillkommer när ett nytt företag ska registreras.
Läs också: Tips för att starta framgångsrik företagsverksamhet
Fördelar med fakturering utan företag
Det finns flera fördelar med fakturering utan företag:
Flexibilitet och enkel etablering
Genom att fakturera utan företag kan du som individ på ett enkelt sätt börja ta betalt för dina tjänster. Du behöver inte gå igenom den tidskrävande och ibland kostsamma processen med att registrera ett företag. Istället ges du frihet att kunna arbeta med olika projekt och kunder utan att vara bunden till de skyldigheter som kommer med ett anställningsavtal.
Minskade omkostnader och administrativa bördor
Med fakturering utan företag undviker du de administrativa bördorna och kostnaderna som är förknippade med att driva ett företag. Det kan handla om revisorns avgifter, redovisningskostnader och andra administrativa avgifter.
Istället tas all administration hand om företagen som har hand om din fakturering och därmed kan du lägga allt fokus på ditt arbete istället för att vara låst till byråkrati och pappersarbete. För den som inte har erfarenhet av företagsledning kan det vara en stor lättnad.
Enklare skattehantering i vissa jurisdiktioner
Skattehantering kan vara både tidskrävande och komplex, framförallt när det gäller företag. Genom fakturering utan företag är skattehanteringen betydligt enklare. Alla skatter som är relaterade till arbetet du utfört dras automatiskt. Det inkluderar inkomstskatt, arbetsgivaravgift och sociala avgifter.
Pengarna betalas ut till dig skattade och klara och det minskar risken för fel. Företagsskatt kan vara en komplicerad process och genom att slippa beräkna och betala in skatter på egen hand får du en behagligare skattehantering.
Snabb övergång från informella till formella arbetsuppgifter
Att fakturera utan företag gör det också möjligt för dig att snabbt och enkelt ta steget från informella arbetsuppgifter och hobbyprojekt till en mer strukturerad och formell arbetsmiljö. Du får en laglig och tydlig väg att kunna ta betalt för dina tjänster utan att behöva gå igenom de formaliteter som krävs för att starta ett företag.
Därmed kan du först prova på att lansera din tjänst eller produkt utan att ta steget fullt ut och registrera ett företag. Du kan skala upp din verksamhet i egen takt och lägga allt fokus i början på arbetsuppgifter, entreprenörskap och innovation utan tillhörande byråkrati.
Tips och bästa praxis för fakturering utan företag
Nedan har vi samlat våra tips och bästa praxis vad gäller fakturering utan ett etablerat företag:
Upprätthåll ett tydligt och professionellt utseende på fakturor
Vid fakturering utan företag är det viktigt att dina fakturor ser professionella ut och är välorganiserade. Det kommer att ge ett seriöst intryck till dina kunder och kan hjälpa att bidra till en positiv affärsrelation. Företagstjänsterna för fakturering erbjuder vanligtvis olika mallar som du kan välja mellan.
Välj en mall som passar din verksamhetsbeskrivning. Det du annars kan påverka är arbetsbeskrivningen och betalvillkor. Se till att beskrivningen av dina tjänster och utfört arbete är tydligt för mottagaren. Det kommer du att tjäna på i längden.
För detaljerade och organiserade register över alla transaktioner
Trots att du inte har ett företag i traditionell bemärkelse är det viktigt att föra register över dina transaktioner. Det är inte bara fakturor det handlar om utan också kvitton, avtal och andra dokument som kan vara relevanta. Flera av dina utgifter kan vara giltiga för avdrag och faktureringstjänsterna erbjuder vanligtvis funktioner för reseersättning, traktamente och annat som är avdragsgill.
Dina avtal med kunderna bör du ha organiserade så att du enkelt kan ta fram dessa vid problem med kunden och du behöver juridisk rådgivning, en tjänst som flera av plattformarna erbjuder.
Regelbundet se över lokala bestämmelser och uppdatera faktureringsrutinerna därefter
Det kan ske förändringar vad gäller lokala bestämmelser kring fakturering och skatter. Därför bör du hålla dig uppdaterad om eventuella förändringar i lagstiftningen eller andra bestämmelser som kan påverka din faktureringsprocess.
Vi rekommenderar att du regelbundet ser till att granska dessa bestämmelser och anpassar dina rutiner i enlighet med dem. Detta för att undvika böter eller juridiska komplikationer i framtiden.
Avsätt medel för eventuella skatter eller oväntade utgifter
En stor del av anledningen till att använda sig av en tjänst som erbjuder fakturering utan företag är att slippa bry sig om skatten. Men trots att plattformarna tar hand om all skatt kan det dyka upp tillfällen där ytterligare avgifter eller skatter krävs.
Därför är det smart att sätta undan en del av dina inkomster för att täcka sådana oväntade utgifter. Du kommer att tacka dig själv senare när du slipper ekonomisk stress och istället säkerställer att du har tillräckligt med pengar för att kunna täcka eventuella extrakostnader.
Sammanfattning – Fakturera utan företag
För frilansare, hobbyister och privatpersoner som vill slippa all byråkrati, redovisning och skattehantering finns det en lösning. Genom att fakturera utan företag använder du dig av en faktureringstjänst som hanterar din fakturering åt dig så att du kan fokusera på viktigare saker.
De tre mest kända alternativen i Sverige är Frilans Finans, SAMpool och Cool Company. Frilans Finans är den mest etablerade tjänsten med Cool Company som jagar bakom. Men SAMpool har lägst avgift och erbjuder prisgaranti om du hittar ett billigare alternativ.
Det finns flera fördelar med att fakturera utan ett registrerat bolag. Du kan fokusera på din verksamhet och att göra den så bra som möjligt istället för att lägga ner tid och kostnad på att registrera ett företag eller sköta redovisning och skatter på egen hand.
Därför är det hundratusentals i Sverige som använt sig av de olika tjänsterna som finns tillgängliga på marknaden. Kanske är du den nästa som har stor nytta av att fakturera utan företag?
Läs också: Finansieringsstrategier för startups