Vad är CRM-programvara? En Omfattande Guide för 2024

Betrakta Customer Relationship Management (CRM) inte bara som ett enkelt verktyg för att underhålla relationer med befintliga kunder, utan som en omfattande lösning som möjliggör förstklassig kundservice, effektiv marknadsföring och försäljningsoptimering. 

En bra CRM-programvara är ditt nav för att samla, analysera och använda data, vilket gör det möjligt för dig att på ett personligt och skalbart sätt nå ut till både potentiella och nuvarande kunder. Förutom att hålla din kontaktinformation aktuell och lättillgänglig, erbjuder modern CRM-programvara en rad funktioner som inkluderar:

• Arbetsflödesautomatisering
• Integration med tredjepartstjänster
• Utmärkt kundsupport
• Sociala medie-integrationer
• Hantering av potentiella kunder (leads)
• Hantering av anställdas och kunders pipeline
• Möjlighetshantering

I denna guide kommer vi att besvara frågan “vad är CRM-programvara” och utvärdera om det är lämpligt för just din verksamhet.

Vad är CRM-programvara?

CRM-programvara är inte bara en teknisk plattform, utan snarare en katalysator för att förbättra och optimera relationen mellan ett företag och dess mest värdefulla tillgång – kunderna. I dagens konkurrensutsatta affärslandskap är det inte längre tillräckligt att enbart erbjuda en produkt eller tjänst; framgång ligger i att förstå kundens behov, förväntningar och beteenden på en djupgående nivå. Denna insikt möjliggör personliga och meningsfulla interaktioner som kan öka kundnöjdhet, lojalitet och i slutändan, affärsresultat.

CRM-programvara samlar och analyserar data från olika beröringspunkter i kundresan – från första kontakten till efterköpsstöd. Det ger företag möjligheten att inte bara förstå sina nuvarande kunders preferenser, utan också att förutse potentiella kunders behov. Denna helhetsbild gör det möjligt för företag att leverera produkter och tjänster som är skräddarsydda för att möta individuella kundbehov, samtidigt som de effektiviserar interna processer som marknadsföring, försäljning och kundtjänst.

Så, CRM-programvara är mer än bara en “kunddatabas”; det är ett strategiskt verktyg som kan revolutionera ditt företags sätt att interagera med marknaden och skapa varaktiga, lönsamma relationer.

Vad används CRM-programvara för?

Först och främst, låt oss se på hur ett CRM-system (vilket är det sätt som företagsägare refererar till själva programvaran) fungerar och svara på frågan “vad är CRM-programvara designad för att göra?”. I grund och botten är en CRM-programvaruplattform det medel genom vilket företag kommunicerar med sina kunder och hanterar försäljningsautomatisering. För att detta ska ske behöver du veta vilka dina kunder är och vad de gör för dig. Det är viktigt att du håller koll på denna information för att förbättra dina relationer med dina kunder samt framtida transaktioner och affärer med andra som är beroende av dig. CRM-programvaran kan användas av en enskild person eller ett säljteam.

Här är de 5 grundläggande funktionerna av CRM-programvara:

1. Kontakthanteringsfunktion

Detta handlar i grund och botten om hur du kan komma i kontakt med din kund. Det inkluderar deras fysiska adress, e-postadress och annan kontaktinformation som du behöver veta för att kunna erbjuda de mest lämpliga produkterna och tjänsterna som passar deras behov. Du kan också lagra olika typer av kontaktuppgifter på din plattform, som telefonkonton eller även personliga webbsidor eller bloggar som de regelbundet använder.

2. Engagemangshantering

Detta avser processen för att övervaka din kundinteraktion. CRM-programvaran låter dig skicka nyhetsbrev, e-post och andra former av kommunikation så att du kan lära dig mer om dem, behålla dem som kund och förbättra de tjänster de eventuellt kan behöva.

3. Uppgiftshantering

En av de bästa funktionerna som en CRM-plattform erbjuder är att den ger dig en tidsplan för dina affärsaktiviteter. Detta hjälper dig att förbereda för viktiga händelser som marknadsföringskampanjer eller andra försäljningsrelaterade aktiviteter. Den låter dig även fastställa eventuella processer som du har på plats.

4. Rapporteringsfunktion

Denna funktion används för att spåra information om dina kunder, såsom deras detaljer, deras kundresor, hur de uppdaterades och deras skäl till att lämna. Den kommer också att låta dig mäta deras nöjdhet när det uppstår en skillnad mellan dessa mätvärden och identifiera områden som behöver förbättring för att förbättra din relation med dessa kunder.

5. Analysfunktion

Detta hjälper dig att ta reda på var dina kunder kommer från och låter dig veta om de är nya eller återkommande. Detta kommer därför att hjälpa dig att planera nya strategier för att nå ut till dessa kunder.

Varför ditt företag behöver CRM-programvara

CRM-programvara kan vara utmärkt för nya företag, särskilt uppstartsföretag. Dessa programvaruplattformar är relativt enkla att använda, särskilt om du inte är alltför bekant med komplicerade datorprogram och operativsystem.

CRM-programvara kan också hjälpa företag som vill utöka sin marknadsnärvaro. Som nämnts ovan gör detta att du bättre kan hantera dina kundrelationer och förbättra kundnöjdheten. Utöver det kommer det även att möjliggöra för dig att hitta nya potentiella kunder på ett mer effektivt sätt.

Fördelarna med CRM-programvara

Här är några av de viktigaste fördelarna som CRM-programvara kan erbjuda:

1. Optimerar Tid och Resursanvändning: Med en CRM-plattform kan ditt företag allokerar sina resurser – från personal till kapital – på ett mer effektivt sätt, vilket sparar både tid och pengar.
2. Datadriven Försäljning och Marknadsföring: CRM-programvara gör det enkelt att spåra och analysera försäljningssiffror och kundbeteende, vilket ger värdefulla insikter för att finjustera marknadsföringsstrategier.
3. Global Marknadsnärvaro: CRM-verktyg kan ge dig möjlighet att enkelt expandera ditt företags räckvidd och etablera en stark närvaro på nya, globala marknader.
4. Kundinsikt för Produktutveckling: Genom att förstå dina kunders behov och preferenser kan du utveckla och anpassa produkter som bättre möter deras förväntningar.
5. Skalbarhet för Små Företag: CRM-programvara erbjuder små företag en flexibel och kostnadseffektiv lösning för att skala sina verksamheter och nå nya kunder utan att behöva utveckla individuella strategier.
6. Kostnadseffektivitet: En CRM-plattform konsoliderar flera verktyg och processer under ett paraply, vilket reducerar operativa kostnader och eliminerar behovet av manuella, tidskrävande uppgifter.
7. Real-tids Tillgänglighet: Med CRM kan du åtkomma kritisk affärsinformation i realtid via olika enheter, vilket möjliggör snabba och välgrundade beslut, oavsett var du är.
8. Målriktad Marknadsföring: CRM-programvara lagrar data om kundens köpvanor och preferenser, vilket gör det möjligt att skapa mer personliga och effektiva marknadsföringskampanjer.
9. Förbättrade Kundrelationer: Med alla kunddata på ett ställe kan ditt team leverera en mer personlig och responsiv kundservice, vilket leder till ökad kundlojalitet och nöjdhet.
10. Effektiv Kundtjänst och Arbetsflöden: CRM hjälper dig att standardisera och automatisera kundtjänstprocesser, vilket ger ditt försäljnings- och marknadsföringsteam verktygen de behöver för att arbeta mer effektivt.

Så Här väljer du rätt CRM-programvara

Att välja den rätta CRM-plattformen är avgörande för företag som strävar efter att vara framgångsrika. Det finns en mängd olika CRM-programvaror på marknaden, och vissa av dem är mer flexibla och bättre anpassade för olika typer av företag.

Så här kan du gå tillväga för att välja den CRM-programvara som passar ditt företag:

1. Identifiera dina mål och syften

Innan du väljer en CRM-plattform för ditt företag är det viktigt att du noga identifierar dina primära mål och syften. Fundera på vilka problem eller utmaningar du önskar adressera med hjälp av ett CRM-system. Ställ dig själv följande frågor:

• Vill jag spåra leads och övervaka kundaktivitet?
• Behöver jag en översiktlig hantering av min kundpipeline?
• Vill jag hålla ett öga på min nuvarande kundbas?
• Behöver jag en lösning som underlättar för marknadsföringsteamet att samarbeta?
• Är mitt huvudmål att hantera kundrelationer mer effektivt?
• Är syftet att förenkla och effektivisera min nuvarande marknadsföringsstrategi?
• Vill jag kunna identifiera specifika kundgrupper?
• Behöver jag generera anpassade analytiska rapporter?
• Är målet att öka företagets lönsamhet och produktivitet?
• Vill jag strukturera och organisera företagets arbetsprocesser bättre?
• Är kundnöjdhet en prioriterad målsättning?

Kom ihåg att du inte bör begränsa dig till ett enstaka mål. Den bästa CRM-programvaran kommer att innehålla ett brett spektrum av verktyg som hjälper dig att uppnå flera mål samtidigt. Anledningen till att det är viktigt att sätta tydliga mål är för att du på så sätt kan göra en mer välgrundad bedömning av vilken CRM-programvara som kommer att vara mest lämpad för ditt företags unika behov och förutsättningar.

2. Förstå hur det implementeras

CRM-verktyg är inte bara lättanvända för nybörjare. Om du överväger något mer avancerat kan det vara nödvändigt att ta hjälp av en konsult eller IT-expert för att hjälpa dig med implementeringen av verktyget. Detta skede kan ta allt från några dagar till några veckor, beroende på dina mål och hur mycket information du behöver mata in i programvaran.

3. Undersök programvarans kompatibilitet

Viss programvara kanske inte är kompatibel med andra verktyg som du kan tänkas behöva för ditt företag. Se till att programvaran du väljer är kompatibel med alla dina andra verktyg. Även om den inte är det, kan du fortfarande kanske använda den med en tredjepartsapplikation. Det kan dock vara ganska besvärligt, särskilt om ändringar och uppdateringar inte återspeglas i realtid.

4. Förstå funktionerna och begränsningarna

Du måste helt förstå vilka funktioner som finns tillgängliga i programvaran innan du börjar använda den. Det är viktigt att ha en klar förståelse för vilka funktioner som skulle gynna ditt företag mest. Du bör också vara medveten om programvarans begränsningar. Du vill inte investera i en plattform som du inte kan använda fullt ut för ditt företag.

5. Välj rätt CRM för dina behov

Satsa på ett system som är enkelt att använda och flexibelt. Se till att du vet vilka funktioner du kommer att behöva samt vad du har råd med. När det gäller CRM-programvara finns det gott om gratisalternativ där ute – se bara till att de är värda att använda innan du laddar ner dem till din dator.

De CRM-funktioner du verkligen behöver

Det finns många CRM-programvaror tillgängliga på marknaden. Beroende på vad du behöver kan du välja från en bred urvalsverktyg med olika funktioner. De flesta plattformar kommer att ha några av dessa grundläggande funktioner som är viktiga för alla sorters företag:

• Företagsstyrning – denna funktion kan hjälpa dig att hantera ditt team, projekt och finanser mer effektivt.
• Orderhantering – detta verktyg är utmärkt för företag som måste hantera många kunder och ordrar.
• Kommunikation – detta verktyg kan hjälpa dig att etablera ett bra kommunikationsnätverk mellan dina teammedlemmar och kunder.
• Teamarbete – om du sysslar med informationsdelning är det viktigt att du har ett verktyg som gör att ditt team kan koppla upp sig.
• Rapporter – detta är en mycket viktig funktion eftersom de flesta behöver förstå vad deras företag gör. Denna funktion kan också hjälpa dig att identifiera trender och mönster, samt spåra nya aktiviteter.
• Kundhantering – du kan använda denna funktion för att hantera dina kunder och deras kontaktinformation. Du kan också lägga till anteckningar i deras profiler så att du får en bättre förståelse för vad de vill ha.
• Kunddataanalys – de flesta CRM-verktyg kommer med denna funktion som är användbar för företag som vill hålla koll på sina ekonomiska detaljer.
• E-postmarknadsföring – om du sysslar med att skicka marknadsföringsmeddelanden till potentiella kunder är det viktigt att du har ett verktyg som kan hjälpa dig att automatisera dessa processer och skicka automatiserade e-postmeddelanden.

Prissättning och Hostingalternativ för CRM-Programvara

Prissättning och hosting för CRM-programvara varierar beroende på vilken lösning du väljer. Många CRM-plattformar erbjuder molnbaserade tjänster, vilket vanligtvis debiteras som en månatlig prenumeration. Vissa leverantörer erbjuder dessutom volymrabatter, vilket kan sänka kostnaden per användare ju fler licenser du köper.

Molnbaserade CRM-lösningar har fördelen att de inte kräver någon ytterligare investering i maskinvara eller programvara, vilket gör dem till ett kostnadseffektivt alternativ. Allt du behöver är en internetanslutning för att komma åt din kunddata var som helst och när som helst.

Det finns också CRM-system som tar ut en engångskostnad per användare och ger dig friheten att själv välja hosting – antingen genom egen hosting eller via en tredjepartsleverantör.

I genomsnitt kostar instegsplaner för betalda CRM-lösningar omkring 120 kronor per användare och månad, vilket främst riktar sig till småföretag. För större företag och mer avancerade funktioner kan månadskostnaden per användare ligga mellan 500 och 1000 kronor. Lyckligtvis finns det också budgetvänliga och till och med gratis alternativ, även om de oftast erbjuder en mer begränsad uppsättning funktioner.

När det gäller hosting, har du ofta flera alternativ. De flesta CRM-system, särskilt de som är molnbaserade, utnyttjar offentliga molntjänster. Det innebär att du slipper investera i egen maskinvara och kan fokusera på att använda programvaran effektivt, mot en fast månadsavgift.

Hur får jag mitt team att använda CRM-programvara?

Om du har ett litet företag och det är avgörande att bygga ditt team, överväg att utbilda ditt team eller hitta andra sätt att informera medarbetarna om fördelarna med CRM-programvara. Du kan göra detta genom utbildningssessioner som är dedikerade till din personal. På det sättet kan alla dra nytta av dessa funktioner. Alternativt kan du också göra det genom att ge varje medlem en provperiod för att använda det innan du helt implementerar plattformen.

Påverkar CRM stora och små företag olika?

Stora företag är oftast mer strukturerade än små företag. Mindre företag har dock ett antal fördelar, såsom att de har mycket utrymme att växa och de kan innovera snabbare. Stora företag å andra sidan tenderar att ha större mängder data till sitt förfogande. Därför är det avgörande för dem att investera i CRM-programvara. Mindre företag kan dock enkelt hitta prisvärda alternativ som fortfarande är mycket effektiva för deras affärsbehov.

Vad kan inte en CRM hantera?

CRM-programvara kommer inte att hantera allt åt dig. Du måste ha en god förståelse för hur den fungerar innan du implementerar den i ditt företag. Du behöver förstå funktionerna i denna programvara och använda den därefter. Kom ihåg att ett CRM-verktyg bara är så bra som det du lägger in i det. Om du inte anstränger dig för att förbättra ditt företag med denna programvara kan du få sämre resultat än du förväntade dig.

Den bästa CRM-programvaran för ditt företag

Om du är på jakt efter den perfekta CRM-programvaran för att automatisera och effektivisera din försäljningshantering, sök inte längre. Läs vidare när vi diskuterar detaljerna, för- och nackdelarna samt prissättningen för ett av de bästa verktygen på marknaden – Zoho CRM.

Zoho CRM

Zoho CRM är en utmärkt CRM-plattform som sömlöst integrerar och hanterar dina försäljnings-, marknadsförings- och kundsupportfunktioner.

En av de funktioner vi uppskattar med Zoho CRM är den inbyggda valutakalkylatorn. Den gör det enkelt att arbeta med internationella kunder genom att automatiskt konvertera deras betalningar till din primära valuta, vilket eliminerar behovet av manuell konvertering och tar bort eventuell förväxling om den faktiska summan som mottagits.

Dessutom har Zoho CRM robusta automatiseringsfunktioner som låter dig effektivisera många av dina dagliga, repetitiva uppgifter, såsom uppföljning av leads, uppdatering av register och schemaläggning av försäljningsaktiviteter.

“Till exempel kan du skapa en anpassad regel som automatiskt skickar ett uppföljningsmail till en kund om de inte svarar på ditt första mail inom tre dagar. Detta hjälper till att spara tid och ansträngning, eftersom du inte behöver manuellt kontrollera vem som inte har svarat och sedan skicka ett uppföljningsmail manuellt. Zoho CRM hanterar denna process åt dig.

Dessutom är Zoho CRMs anpassade poängregler värda att framhäva. Medan många CRM-program poängsätter leads baserat på sannolikheten för att slutföra en affär, låter Zoho dig skapa dina egna poängregler baserade på parametrar som är mer relevanta för din affärsmodell. Detta låter dig få mer exakta prognoser för dina leads.

Prissättning

Zoho CRMs standardplan passar för små till medelstora företag och inkluderar funktioner som fördefinierade rapporter och instrumentpaneler, e-postmallar och anpassade fält. Den kostar $14 per användare per månad.

För att få tillgång till avancerade funktioner som tilldelningsregler, e-posttolkare, datainmatningsguider, segmentering, premium-säkerhet, marknadsföringsautomatisering och produktanpassningsfunktioner kan du uppgradera till Enterprise- eller Ultimate-planen. Dessa planer kostar $40 respektive $52 per användare per månad.

Du kan prova Zoho CRM gratis med en 15-dagars provperiod för att avgöra om det passar dina behov innan du förbinder dig till ett köp.

Slutsats: Vad är CRM-programvara?

CRM-programvara är mer än bara en teknologisk lösning; det är en strategisk investering som kan omvandla din affärsverksamhet genom att stärka kommunikationen, optimera arbetsflödet och förbättra beslutsfattandet. Denna programvara erbjuder dig inte bara en centraliserad plattform för att lagra och hantera kundinformation, utan den ger också värdefulla insikter genom dataanalys. Med rätt verktyg kan du inte bara förbättra kundrelationer utan också automatisera marknadsföringsinsatser, vilket säkerställer att du når ut med det mest relevanta budskapet till rätt målgrupp vid det mest opportuna tillfället.

För varje företag, stort som litet, har investering i CRM blivit en affärskritisk prioritet, snarare än ett enkelt val. I takt med att teknologin fortsätter att utvecklas, gör också CRM-programvarans möjligheter det, vilket gör det till en oumbärlig resurs för dagens affärslandskap. För mer djupgående information om hur CRM kan anpassas till dina specifika affärsbehov, se vår lista över de 11 bästa CRM-programvarorna på marknaden.