Clickup: Обзор Программы для Управления Проектами

Инструменты управления проектами необходимы для эффективного и результативного выполнения поставленных задач. Учитывая, что многие предприятия переходят на удаленную работу, руководители все больше полагаются на такие программы для управления проектами. 

Одним из таких инструментов является ClickUp – универсальная платформа для работы с проектами. Она объединяет в себе организацию, управление и предоставление отчетности. Этот таск менеджер позволяет назначать ответственных лиц, устанавливать сроки, отслеживать прогресс и многое другое. В целом программа помогает максимизировать производительность и эффективность, сокращая время и упрощая процесс работы.

Что такое ClickUp и для чего он нужен?

Основанная Зебом Эвансом в 2017 году, ClickUp – это цифровая платформа, предлагающая широкий спектр функций и инструментов для управления проектами. Программа бесплатная, хотя для получения доступа к некоторым более продвинутым опциям необходимо подключать платный тариф.

С момента своего создания ClickUp стал главной альтернативой традиционным подобным инструментам. Об этом свидетельствуют положительные отзывы о ClickUp, опубликованные на официальном сайте компании. Кроме того, благодаря интуитивно понятному и настраиваемому интерфейсу он сумел заинтересовать всех типов пользователей – от фрилансеров до крупных компаний-разработчиков программного обеспечения.

Одним из главных преимуществ ClickUp является то, что на сайте подробно описано, как использовать любую функцию. Еще одна особенность системы – это ее гибкость. Сотрудники могут настраивать свои рабочие пространства и доски задач, подключать другие инструменты и добавлять дополнительные функции по мере необходимости.

В целом приложение ClickUp предлагает различные опции, такие как создание списка, назначение ответственных лиц, определение дедлайнов, создание задач, связанных с проектами, и многое другое. Руководитель также может настроить автоматические отчеты, чтобы легко отслеживать выполнение заданий и проектов.

Эту программу используют такие компании, как Google, Airbnb, Nike и Uber, а также тысячи других малых и крупных предприятий. Это приложение получило множество наград и признаний, в том числе ClickUp был назван самой быстрорастущей системой 2020 года по версии G2.

Обзор КликАп: возможности программы

ClipUp предлагает более 200 функций. Рассмотрим основные опции, которые помогут лучше понять, как работает этот инструмент.

Функции менеджера задач:

• создание проектов, организация отделов или назначение заданий с помощью пространств, папок и списков;
• возможность проверять, какие процессы были завершены;
• автоматизация повседневной работы;
• создание подзадач;
• использование готовых шаблонов в зависимости от потребностей;
• интегрирование более 1000 внешних приложений, включая Google Диск или Dropbox;
• возможность оставлять комментарии к каждому заданию;
• отправка электронных писем внутри платформы;
• различные способы визуализации задач и страниц;
• редактирование документов в режиме реального времени;
• установка целей;
• генерация отчетов;
• управление проектами и многое другое.

Программа работает по иерархической системе. То есть пользователь начинает с создания наиболее важного рабочего пространства, куда он будет включать другие разные области для каждого проекта. Затем добавляются папки, списки, статусы и, наконец, создается задача. Это организованный способ управления проектами, временем и командами.

Еще две опции, которые облегчают управление проектами, – это теги (tags) и отслеживание времени (time tracking).

Теги доступны во всех тарифных планах и являются отличным способ упорядочить пространство и проекты. Пользователь может присваивать им имена и отмечать разными цветами. Кроме того, они служат для облегчения поиска задач, поскольку в ClickUp есть функция поиска по тегам. 

Функция отслеживания времени подходит тем руководителям, чья команда работает по часам, или же чтобы посмотреть, сколько времени было потрачено на конкретное поручение. Опция проста в использовании и может фиксировать время выполнения нескольких задач одновременно. Все, что нужно сделать, это перейти к заданию и нажать на кнопку “Time Tracking”.

Визуализация задач

Как упоминалось ранее, разработчики программы для управления задачами добавили в нее множество различных способов визуализации. Вот все доступные варианты:

1. Список (List) – система предусматривает возможность переключаться между различными видами списков, такими как «Все задачи» или «Недавно просмотренные задачи».
2. Доска (Board) – пользователь может перетаскивать карточки между столбцами на доске, чтобы изменить их статус. Кроме того, если нажать на карточку, можно просмотреть более подробную информацию, включая комментарии, сроки выполнения и назначенных лиц.
3. Коробка (Box) – каждая коробка представляет задачу и отображает соответствующую информацию, такую как название, назначенный исполнитель, срок выполнения и статус.
4. Календарь (Calendar) – показывает запланированные задачи на рабочий день, неделю, месяц, а также встречи и другие важные мероприятия.
5. Диаграмма Ганта (Gantt) – диаграмму можно настраивать, например, изменить диапазон дат, увеличить или уменьшить масштаб, а также отфильтровать задания по различным критериям, таким как статус, приоритет или ответственное лицо.
6. Активность (Activity) – в ленте действий отображается хронологический список всех изменений и обновлений, внесенных в задачи из выбранного списка, включая комментарии, изменения статуса, сроков выполнения и многое другое. Пользователь может даже выбрать временной интервал, например, «Сегодня», «Вчера» или «Последние 7 дней».
7. Интеллектуальные карты (Mind Maps) – карта отобразит все задачи в выбранном списке и их взаимосвязи в визуальном и иерархическом формате. Ее можно настраивать, добавляя ветви, цвета и значки. 
8. Временная шкала (Timeline) – поручения расположены горизонтально вдоль временной шкалы. Пользователь может увеличивать или уменьшать масштаб для просмотра различных периодов времени, а также перетаскивать задачи, чтобы изменить их даты или продолжительность
9. Объем работы (Workload) – здесь отображаются задания, назначенные каждому члену команды на выбранный период времени, а также предполагаемое время, необходимое для их выполнения. Их можно перетаскивать и передавать другим коллегам.
10. Таблица (Table) – все задачи, включая их статус, приоритет, дату выполнения, получателя и многое другое можно просматривать в виде таблицы. Ее можно настроить таким образом, чтобы в ней отображались только нужные столбцы, и расположить их в любом порядке.
11. Карта (Map) – на карте будут показаны все задачи в выбранном списке или папке и их взаимосвязи в визуальном формате. Кроме того, в ClickUp можно просматривать задания в зависимости от их местоположения.

Варианты просмотра страницы в таск менеджере

Документы (Doc)

Редактор документов в ClickUp похож на текстовый редактор, позволяющий просматривать и редактировать содержимое страницы. Для форматирования текста используется панель инструментов, а также в документ можно добавлять изображения, видео и многое другое.

Чат (Chat)

Чтобы просматривать страницы в качестве чата, можно воспользоваться функцией «Комментарии». Каждый комментарий будет отображаться в виде беседы, похожей на чат. Каждый участник чата может просматривать сообщения и отвечать на них в режиме реального времени. Кроме того, используя функцию упоминания “@”, можно направлять сообщения определенным членам команды или группам.

Форма (Form)

Пользователь настраивает поля формы по своему вкусу, например, он может изменить вид или добавить описания. Данные вводятся в форму непосредственно со страницы. В дополнение к созданию пользовательских форм внутри страниц. Можно также создавать автономные формы, которыми можно поделиться с другими пользователями за пределами ClickUp app. Это может быть полезно для сбора данных от клиентов, заказчиков или других внешних заинтересованных сторон.

Кому будет полезен ClickUp?

Программа подходит для любого типа компаний, которые хотят повысить уровень продуктивности своей команды и централизовать все коммуникации между отделами на простой и интуитивно понятной платформе. Секторы, которые могут извлечь выгоду из этого инструмента, разнообразны, но разработчики ClickUp приводят несколько примеров на своем сайте:

• продажи;
• маркетинг;
• финансы;
• IT и т.д.

Ниже представлены два различных варианта использования системы. Так будущие пользователи увидят, как менеджер задач можно применять в разных областях и для разных видов деятельности. 

Пример использования ClickUp в цифровом агентстве:

Это подходящий инструмент для разработки стратегических планов и проведения мозговых штурмов с коллегами. Цифровое агентство может использовать рабочее пространство для создания папок для каждого клиента, списков по типу «посты для блога» и задач с определенными целями. Каждый работник может кастомизировать шаблоны и делиться ими с другими сотрудниками.

Применение программы для создания контента:

Например, фрилансер хочет рекламировать свои услуги в Интернете. Он может создать папку под названием «Маркетинг», чтобы включить туда все, что связано с созданием контента. В рабочем пространстве будут организованы такие цели, как создание одностраничного сайта, запуск SEO, публикация рекламных постов в Facebook и так далее.

В целом эта программа для управления задачами разработана так, чтобы ей мог пользоваться каждый. В конечном итоге цель этого приложения – помочь пользователю быть более продуктивным.

Преимущества и недостатки ClickUp

ClickUp – это удобный диспетчер задач, который имеет как преимущества, так и недостатки.

Плюсы программы

Широкий функционал

От комментариев и онлайн-чата до шаблонов электронной почты – в ClickUp есть практически все функции и инструменты, которые нужны для качественного управлениями проектами. Это помогает избежать использования дополнительных приложений.

Упрощает управление

Интерфейс ClickUp настраивается индивидуально. Создав список задач, пользователь сможет просматривать свои проекты в виде Канбан-доски, календаря и временной шкалы. Кроме того, программа позволяет фильтровать данные, чтобы пользователь мог просматривать только то, что его интересует.

Позволяет связывать между собой проекты и документы

Этот таск менеджер генерирует ссылки для всех объектов, которые создаются в приложении. Например, пользователь может упоминать задачи в документах, а документы – в комментариях и описаниях других проектов. Программа даже позволяет размещать ссылки на списки, папки и целые пространства.

Много автоматизированных опций

ClickUp предлагает функции для автоматизации управления проектами. Например, руководитель может автоматически назначить задачу определенному работнику или команде при ее создании или при изменении статуса.

Наличие бесплатного плана

В бесплатную версию этого программного обеспечения для управления проектами входят функции, которые большинство подобных приложений включают только в премиум пакет. Так выбирая бесплатный тарифный план, пользователи приложения ClickUp получат хранилище объемом 100 МБ, возможность подключать к проекту множество пользователей и просмотр календаря.

Минусы программы

Большое количество уведомлений

ClickUp, как и остальные системы, присылает личные уведомления. Однако, учитывая, что программа имеет огромное количество функций, письма на электронный адрес пользователя приходят постоянно. По этой причине необходимо настраивать уведомления относительно каждой категории, задания, проекта и т.д.

Сложный интерфейс для начинающих

С сотнями различных функций и одним из самых настраиваемых инструментов на рынке, ClickUp может быть трудным для изучения. К счастью, у программы есть своя академия “ClickUp University”, где пользователи могут ознакомиться с обучающими материалами.

Интеграции с другими инструментами

Интеграция – одна из сильных сторон этой платформы, заключающаяся в том, что пользователь может подключаться к другим ресурсам, которые он использует в повседневной жизни.

Программа для управления задачами работает со следующими инструментами и приложениями:

• Zapier и IFFT: инструменты автоматизации;
• Discord, Zoom и Slack: программы для коммуникации; 
• Gmail и Outlook: почтовые сервисы;
• Miro: платформа для разработки идей;
• Zendesk: сервис для обслуживания клиентов;
• Календарь Google: организационный инструмент для управления событиями;
• Trello: приложение для управления проектами.

Импорт содержимого из других рабочих пространств

ClickUp позволяет импортировать данные из следующих платформ: Trello, Monday, Jira, Basecamp, Wrike, Trello, Asana и т.д. Это означает, что пользователь может начать работать в программе с привычным контентом без необходимости переключаться между приложениями. Процедура импорта из другого инструмента аналогична для всех и обычно занимает несколько минут.

Тарифные планы ClickUp

Помимо бесплатной версии, которая не имеет временного ограничения по использованию, ClickUp предлагает еще 4 других платных пакета. В них входят дополнительные функции, которые могут понадобиться более крупному бизнесу.

Первый план – неограниченный. Он стоит $5 в месяц за участника и идеально подходит для небольших стартапов. Этот тариф включает неограниченный объем хранилища и интеграций, расширенные настройки, настраиваемые поля и неограниченное количество схем Ганта.

Следующий называется «Бизнес». Данный план обойдется в $12 в месяц, и каждый участник сможет подключаться к приложению ClickUp через единую систему входа Google. С этим тарифом пользователь получит возможность экспортировать данные из других систем, расширенную автоматизацию, трекер времени, интеллектуальные карты, папки для целей и т. д. 

Третий платный пакет – это «Бизнес плюс». Его цена составляет $19 и он подходит для компаний, в которых работает несколько команд. Каждый участник может создавать подзадачи в нескольких списках, настраивать объем нагрузки и использовать API.

За тарифный план «Предприятие» цена не указывается. Вместо этого заинтересованный руководитель должен связаться с отделом продаж и договориться о стоимости подключения. Этот вариант идеально подходит для крупных компаний, поскольку он имеет корпоративный API и неограниченную настройку ролей. Также доступны MSA (анализ измерительных систем), HIPAA (соответствие законам об ответственности и переносе данных), единый вход и многое другое.

Приложение ClickUp для мобильного телефона

Существует 2 основные версии этой программы: настольная версия и мобильная. У ClickUp есть отдельные приложения как для устройств на операционной системе Android, так и iOS. Также пользователи могут скачать ClickUp в виде расширения для Google Chrome.

Настольная версия более удобна, поскольку в ней доступно больше функций. Однако мобильная тоже предлагает ряд преимуществ для пользователей, которым необходимо управлять проектами на ходу. Вот некоторые из плюсов:

• мобильное приложение показывает обновления в режиме реального времени, позволяя видеть изменения, внесенные членами команды;
• руководитель может контролировать сроки выполнения заданий , что облегчает точное выставление счетов клиентам и отслеживание производительности команды;
• на устройство приходят push-уведомления, поэтому пользователи могут оставаться в курсе важных обновлений и изменений в их задачах и проектах.

Заключение

ClickUp – это надежный инструмент управления проектами предлагает широкий спектр функций, помогающих компаниям оптимизировать свои рабочие процессы и повысить производительность команды. Его удобный интерфейс, настраиваемые рабочие пространства и интеграция с другими программами делают его популярным выбором среди компаний любого размера.

Расширенные опции ClickUp, такие как диаграммы Ганта, отслеживание времени и настройка статуса, предоставляют предприятиям больший контроль над проектами. В целом, ClickUp – это высокоэффективный таск менеджер, который может помочь сэкономить время, снизить затраты и повысить эффективность.

FAQ