Управление Проектами в 2024: ТОП-6 Трендов

По сути, управление проектами – это ключевой элемент, связывающий между собой практически все бизнес-операции. От него зависит, ждет инициативу успех или провал. При этом для того, чтобы добиться хороших результатов, специалистам необходимо постоянно оценивать ситуацию на рынке и следить за возникновением новых трендов. Тогда им удастся эффективно планировать бюджет и повышать уровень качества услуг или продукции, что в свою очередь поможет расширить базу лояльных клиентов и привлечь новых потребителей.

Однако как грамотно управлять проектами? Найти нужные сведения для повышения уровня эффективности бывает довольно непросто. В сети существует много разрозненной информации, которая не всегда оказывается актуальной.

Чтобы ответить на этот вопрос, мы составили список из 6 современных подходов к управлению проектами. Все они способны повысить эффективность проект-менеджмента и вывести его на новый уровень.

Какие техники применяют специалисты для работы над проектами в 2024 году?

В условиях постоянного давления грамотно управлять проектами – один из важнейших навыков.

Согласно исследованию PMI за 2020 год, эффективность компаний снижается на 67%, если они не уделяют достаточно внимания этому аспекту. Этот же источник сообщил, что в среднем 11,4% инвестиций привели к убыткам из-за некорректно поставленных и выполненных командой задач.

При этом 69% специалистов отметили, что их руководство придает большое значение работе с проектами. Соответственно, оно же признает, что для успешного достижения цели необходимы специально обученные специалисты и менеджеры. Также исследование сообщает, что 46% организаций уделяют первостепенное внимание формированию культуры, в которой ценится ответственный подход к продвижению проектов и их реализации.

Чтобы сохранять конкурентоспособность и постоянно адаптироваться к новым условиям рынка, предприятиям необходимо понимать тенденции в этой области и уметь их применять.

Agile-методологии – неустаревающая классика

Подобная техника представляет собой процесс, при котором глобальная задача разбивается на несколько меньших «шагов». Соответственно, такой подход позволяет компании сохранять гибкость, адаптироваться под изменяющиеся условия и удовлетворять потребности клиентов.

Согласно отчету Digital.ai, опубликованному в 2023 году, многие департаменты перешли именно на agile. Среди них 79% IT-отделов и 68% команд, занимающихся разработкой программного обеспечения.

В результате такого внедрения многие предприятия отмечают следующее:

• усиленный контроль над ведением проекта;
• легче становится предсказать ход работы над задачей;
• коллектив становится более сплоченным.

В своем отчете за прошлый год Digital.ai также упомянула, что наибольшую эффективность имеют agile-команды, ориентированные на коллектив (89%). Для их корректной работы требуется сильная поддержка руководства, развитая корпоративная культура и подходящие инструменты.

При этом 4 из 10 опрошенных в 2022 году отметили, что отсутствие поддержки со стороны начальства является большим препятствием.

В таких случаях внедрять agile-модель не представляется возможным. Все потому, что отмечается сильная нехватка ресурсов, нежелание принимать изменения или отсутствие стратегического видения.

Среди приоритетных направлений этой практики следует выделить:

• ускоренный выход на рынок (52%);
• предсказуемость поставок (44%);
• снижение рисков (31%).

Это доказывает, что agile-техника способствует функциональному сотрудничеству и ускоряет процесс передачи знаний и навыков. Это ключевой фактор для инновационного развития организации. Плюс, ее применение позволяет сохранять преимущества в современной и быстро меняющейся бизнес-среде.

В 2022 году Scrum стал одним из ведущих инструментов для реализации agile-практик (87%), за ним следуют Kanban (56%) и Scaled Agile Framework (SAFe) (53%). Как можно понять по доминирующей позиции Scrum в этом списке, он обладает наибольшей степенью эффективности.

50% опрошенных отметили, что сочетают техники agile, waterfall и/или другие итеративные методологии. При этом 27% рассказали, что такое сочетание кажется им излишне трудоемким и сложным.

Возможно, трудности вызваны интеграцией различных систем для управления проектами. Дело в том, что каждая из них обладает собственными уникальными процессами и принципами. Поэтому неподготовленному специалисту может быть сложно упорядочить их все в одну функционирующую систему.

40% респондентов заявили о своем недовольстве внедрением agile-модели.

Оно связано с тем, насколько корпоративная культура оказывается не приспособленной к применению такой технологии. Соответственно, команде приходится пройти через изменения, достичь большей прозрачности и гибкости. Только в таком случае agile-метод будет иметь эффект.

Популярность ИИ в управлении проектами постоянно растет

Согласно прогнозу International Data Corporation, к 2027 году мировые расходы на технологии искусственного интеллекта достигнут $500 млрд. Внедрение этих инструментов позволит автоматизировать повторяющиеся монотонные задачи. Это, в свою очередь, приведет к большей свободе руководителей проектов в вопросе принятия стратегических решений. Кроме того, ИИ способен оказать помощь в управлении рисками, планировании ресурсов и повышении общей эффективности.

В 2019 году компания Gartner составила прогноз. Согласно ему, к 2030 году внедрение ИИ способно на 80% сократить объем работы, связанной с управлением проектами.

Такая перемена подразумевает, что ИИ будет справляться со стандартными задачами – сбором данных, составлением отчетности и т.д.

93% руководителей отделов маркетинга согласились с тем, что применение предикативных моделей на базе ИИ значительно облегчает работу сотрудников.

Особенно тех, кто занят сбором данных. Вместо того чтобы тратить время на монотонные задачи, они могут автоматизировать их и приступить к более сложным задачам. Плюс, ИИ способен анализировать полученные данные и сообщать о потенциальных ошибках. Это поможет заблаговременно принять превентивные меры и минимизировать риски.

Исследование Nielsen Norman Group, проведенное в июле 2023 года, показало, что инструменты ИИ повышают производительность сотрудников на 66%.

К примеру, ChatGPT, который дает возможности для автоматизации. ИИ выполняет задачи эффективно, что позволяет руководителям оптимизировать распределение ресурсов.

По данным исследования Gartner, проведенного в 2022 году, 80% руководителей считают, что автоматизация может быть применима в рамках любых бизнес-решений. Она же позволит повысить эффективность проектов.

То же исследование показало, что как минимум треть организаций активно применяет ИИ в своих подразделениях. И чем больше становится область применения этой технологии, тем больше новых задач для нее находит руководство. В первую очередь в сфере использования информации и оптимизации ресурсов.

54% проектов в области ИИ перешли из пилотной стадии в производственную.

Несмотря на скромное улучшение по сравнению с 2019 годом (53%), этот показатель подчеркивает необходимость планирования. Руководителям следует изучать способы перехода к поддержке ИИ и искать новые подходы для последующих внедрений.

Программное обеспечение для управления проектами

По данным Grand View Research, объем рынка программного обеспечения в этой нише достиг отметки в $6,59 млрд в 2022 году. Эксперты предполагают, что к 2030 эта цифра увеличится еще на 11,7%. Причем чем сложнее станут сами проекты, тем более совершенное ПО им будет необходимо. Специалистам потребуется больший выбор инструментов для улучшенной коммуникации и управления ресурсами и ходом задач.

В 2020 году компания Wellingtone представила свой отчет, в котором рассказала, что 23% опрошенных применяют ПО для управления портфелем проектов и распределения ресурсов.

С помощью этих инструментов менеджеры и руководители более эффективно планируют работу над поставленными задачами и контролируют их выполнение.

В том же документе компания указала, что 54% организаций не способны отслеживать KPI в режиме реального времени. Соответственно, у них нет возможностей для постоянного мониторинга рабочих процессов. При этом 38,6% брендов считают свою текущую методологию по управлению проектами достаточно эффективной.

По результатам опроса было выявлено, что компании отдают предпочтение такому инструменту, как Microsoft Project (59,04%). Именно с его помощью чаще всего осуществляется контроль за сроками выполнения задач. Помимо этого, организации применяют Excel (16,9%) или PowerPoint, чтобы следить за ходом работ. Некоторые компании, впрочем, для этих целей используют Word (9,6%). В ходе исследования удалось установить, что 12,6% опрошенных выбирают другие инструменты планирования, а 1,8% вовсе их не используют.

В 2022 году схожий анализ провела и другая компания – Statista. С его помощью удалось выяснить, что на фоне пандемии COVID-19 использование ПО для управления проектами значительно возросло.

Это значит, что примерно 52% компаний расширили набор инструментов для более эффективной работы над задачами. Плюс, организации стали тратить больше средств на закупку ПО для проведения веб-конференций (67%) и десктопные приложения (52%).

Такой рост показателей эксперты объясняют резким и масштабным переходом сотрудников на удаленный режим работы. Сам по себе подобный формат требует наличия определенных инструментов для управления проектами. Их цель – позволить специалистам эффективно выполнять задачи вне зависимости от их местоположения.

В таблице выше перечислены наиболее популярные категории инструментов, в которые инвестируют компании. На основе этих данных руководители могут подобрать подходящее им ПО и повысить производительность своей команды. Им следует внимательно изучить появившиеся на рынке инновации. Многие из них позволят повысить скорость обмена информацией между сотрудниками и упростить процесс коммуникации. Это, в свою очередь, приведет к тому, что большая часть проектов будет завершаться в установленные сроки. При этом у самой компании увеличится количество успешно закрытых кейсов.

Развитие навыков и постоянное обучение

Если раньше считалось, что для управления проектами не требуются специальные навыки, то сейчас ситуация изменилась. Руководители все большего числа компаний приходят к выводу, что менеджеры должны иметь определенные сертификаты. Таким образом управление проектами превратилось в сферу, которая требует квалификации.

В 2020 году PMI представила отчет, где рассказала, что около 51% организаций придерживаются подобной точки зрения.

Их руководители предпочитают нанимать обученных сотрудников, которые умеют работать с необходимыми инструментами. При заключении договоров они обращают внимание на наличие таких сертификатов, как PRINCE2, Agile и Scrum. Именно эти документы становятся все более востребованными и доказывают профпригодность потенциальных работников.

Со временем к регулированию проектов стали относиться намного серьезнее. Некоторые организации даже выделяют долю бюджета на повышение квалификации своих сотрудников.

61% опрошенных предоставляют менеджерам различные форматы и варианты обучения. 47% от этого числа также рассказали, что не боятся идти на дополнительные меры для обеспечения профессионального роста коллег.

Все они призваны выстраивать четкую траекторию для будущего карьерного роста сотрудников и эффективности самого бренда.

Заметно меняющиеся тенденции привели к тому, что в 2022 году значительно выросло число менеджеров с сертификатами PRINCE2 – примерно до 1,255 млн человек. Такие данные предоставила компания Project Management Professional (PMP). Особую популярность этот документ снискал на территории Великобритании и Европы. Однако уже к концу 2021 года по всему миру насчитывалось свыше миллиона специалистов, получивших данную квалификацию.

Сообщается, что в том же году количество дипломированных экспертов в области управления проектами на территории США достигло 4,237. По большей части это были выпускники из Аризоны, Колорадо и Миннеаполиса.

При этом важно отметить, что к концу 2023 года Бюро статистики труда ожидало свыше 68 тыс. открытых вакансий в этой области. По этим цифрам можно отметить, насколько сильно фактическое наличие обученных специалистов не соответствует требованиям рынка. Именно поэтому организациям так важно повышать квалификацию своих работников и обеспечивать их условиями для дальнейшей работы.

По данным Project.co, 61% компаний на данный момент осуществляют подготовку специалистов в этой сфере. По всему миру зарегистрировано около 16,5 млн менеджеров, которые занимаются управлением проектами. При этом из них только 1,2 млн человек имеют подходящую квалификацию.

Показатели эффективности и продвижение проектов

Ключевые показатели эффективности (или KPI) существуют для того, чтобы компаниям было проще оценивать работу сотрудников. Они не только дают понять, насколько успешен тот или иной проект, но и помогают обозначать общие цели и достигать их.

При этом финансовые показатели и ориентированная на пользователя аналитика – это факторы, которыми в основном измеряется успешно выполненная задача. В 2022 году руководители из 35 стран приняли участие в опросе. Согласно ему, 88% компаний считают приоритетом мониторинг KPI-параметров. Второе место по важности занимают данные об уровне удовлетворенности клиентов. О сборе такой информации через мобильные и веб-приложения рассказали 87% опрошенных.

В 2020 году PMI и PwC подготовили еще один отчет под названием «Top 10 Percent». В тексте документа говорится, что 79% руководителей учитывают KPI и легко отслеживают эффективность своих проектов. Другие 63% организаций не используют эту технологию и, соответственно, испытывают трудности с оценкой результатов. Первые получают преимущество при работе с конкурентами, так как опираются на точные данные и четкое понимание всех процессов.

В том же году 41% компаний занимались постоянным измерением и пересмотром полученных по KPI данных. В то время как сотрудники других (свыше 50%) организаций регулярно отчитывались о достигнутых результатах своим руководителям.

В итоге обеим сторонам удавалось значительно повысить эффективность в управлении проектами и закрыть поставленные задачи. Это еще раз доказывает, что для успеха инициативы важно вычислять имеющийся KPI и при необходимости повышать его значения.

Создание подразделений по работе над проектами

Открытие отдельных офисов и департаментов, которые занимаются мониторингом задач, играет важную роль в развитии компании. По представленным PMI данным, в 2022 году свыше 70% организаций открыли как минимум одно подобное подразделение. Половина из них внедрила сразу несколько отделов для управления проектами. Согласно Project.co, на сегодняшний день число таких компаний составляет 89% от общего рынка.

Подразделения по управлению проектами со временем превратились в незаменимых партнеров внутри компаний. В 82% организаций они напрямую отчитываются генеральному директору. В 50% – руководителям высшего звена. К этому стоит добавить и тот факт, 40% компаний перешли на полное и стратегическое обслуживание этих офисов.

Специалисты отметили, что с течением времени внедрение офисов управления начало носить ключевой характер. С их помощью руководству стало легче согласовывать задачи и двигаться в сторону поставленных бизнес-целей.

Также следует отметить, что сами по себе все эти подразделения показывают разную эффективность. Она, в свою очередь, зависит сразу от череды факторов: опыт работы офиса, количество сотрудников в нем и открытые перед ними возможности. Примечательно, что у бизнес-отделов результаты, как правило, немного ниже, чем у представителей других сфер. Это еще раз доказывает, что компаниям необходимо разрабатывать дополнительные стратегии для улучшения показателей.

Подразделения по управлению проектами с течением времени получают все большее распространение, постоянно доказывая свою ценность для компаний. Плюс, по мере роста числа кейсов и увеличения бюджетов организации способны значительно повысить свои показатели.

Как находить перспективные инструменты и тенденции в управлении проектами?

Необходимо признать, что управление проектами – это высокодинамичная сфера, где тренды постоянно сменяют друг друга. Поэтому экспертам необходимо прилагать усилия и следить за появлением новых моделей и инструментов на рынке. Это поможет им адаптировать компанию к изменчивым настроениям индустрии и успешно привлекать клиентов.

Мы выделили три основных способа, с помощью которых можно всегда оставаться в курсе последних событий и подбирать новые, эффективные способы мониторинга задач.

Способ 1: Подписаться на ведущих проджект-менеджеров в социальных сетях

Как правило, большое число специалистов активно ведет блоги на различных интернет-площадках. В своих аккаунтах они зачастую публикуют и обсуждают как новости индустрии, так и полезную информацию о работе в индустрии. Чтобы всегда быть в курсе событий, мы рекомендуем подписаться на интересующих экспертов в LinkedIn, X/Twitter, Instagram и др. На таких площадках пользователи делятся своим опытом, мыслями и прогнозами. Все эти материалы могут оказаться полезными для дальнейшего роста сотрудников и развития компании.

К примеру, многие активно следят за обновлениями в профилях таких экспертов, как Элизабет Харрин и Сюзанна Мадсен. Первый эксперт не только обладает значительным опытом в управлении проектами, но и постоянно публикует статьи касательно более эффективного менеджмента. Второй же не первый год создает тренировочные программы для обучения руководителей и их сотрудников. В социальных сетях этих специалистов публикуются материалы о новейших методологиях, технологиях и практиках. Все они, разумеется, имеют отношение к области управления проектами.

Есть и другая категория экспертов, которая предпочитает общаться с аудиторией посредством видеороликов. Они выкладывают материалы на YouTube и делятся со зрителями полезными данными и инсайтами.

Способ 2: Оформить подписку на тематические подкасты

На сегодняшний день формат подкастов – отличный способ получить необходимую информацию. Ведущие выпусков часто предоставляют подробные обсуждения различных тем и рассказывают об актуальных инструментах проджект-менеджмента. Ниже представлено несколько популярных подкастов, которые могут оказаться полезными начинающим специалистам:

The PM Podcast – ведущим этой передачи является Корнелиус Фихтнер – опытный менеджер и тренер в области управления проектами. В своем подкасте он часто проводит интервью с другими экспертами области, обсуждает различные темы от agile-методологий до вопросов лидерства и карьерного роста.

Projectified with PMI – авторами этого проекта являются представители Project Management Institute. Его ведущие обсуждают новые тенденции в индустрии и различные проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры.
People and Projects Podcast – его ведет Энди Кауфман, а в рамках самого проекта проходят интервью с руководителями и менеджерами. Все они рассказывают о своих опытах, интересных ситуациях и извлеченных уроках.

Также есть несколько интересных русскоязычных подкастов:

“Потом доделаю” – в качестве гостей этой передачи часто появляются руководители и управленцы из мира IT и бизнеса. Вместе с ведущим они обсуждают вопросы продуктивности и эффективных методик по продвижению бизнеса и развитию проектов.

“Умных любят” – проект, насчитывающий свыше 160 выпусков, в каждом из которых происходит общение с ведущими специалистами в сфере менеджмента и обсуждения способов повысить эффективность работы. Часто даются ссылки на сторонние материалы и литературу по теме.

Способ 3: Следить за отраслевыми отчетами

Многие менеджеры регулярно изучают материалы от других авторитетных компаний и таким образом остаются в тренде. В этих документах, как правило, содержится информация о новейших технологиях и методиках для управления проектами.

Найти подобные данные можно на различных тематических порталах. Например, на Project Times, где помимо отчетов находятся еще различные статьи и обзоры. На сайте доступен дополнительный раздел «Сообщество», где можно поучаствовать в дискуссиях с другими пользователями.

Что ждет отрасль в будущем?

В первую очередь стоит отметить, что ее развитие будет полностью зависеть от технологического прогресса. Однако не менее важным фактором станет и ответственный подход руководителей к контролю над поставленными задачами. В целом специалисты сейчас готовы назвать три ключевых события, на которые проджект-менеджерам стоит обратить внимание.

Во-первых, это рост спроса на ИИ и машинное обучение. С помощью этих технологий специалисты смогут осуществлять предикативный анализ и минимизировать риски. Также их можно использовать для принятия эффективных решений и распределения ресурсов компании.

Во-вторых, эпидемия COVID-19 показала, что многие сотрудники способны продуктивно и удаленно выполнять поставленные задачи. Это значит, что со временем все больше руководителей сделают упор на гибридную модель. Она сочетает в себе удаленную и офисную работу, помогая специалистам адаптироваться и создавать соответствующие стратегии для управления проектами.

В завершение стоит отметить повышенное внимание экспертов к устойчивому развитию. Это говорит о том, что руководителям проектов придется включать подобные цели в свои стратегии, то есть, выполнять свои задачи и при этом минимизировать воздействия на окружающую среду и повышать уровень социальной ответственности предприятия.

FAQ