Проджект Менеджмент: Как Управлять Проектами?

Проджект менеджмент – это деятельность по управлению проектами. Благодаря этому инструменту, можно решать задачи в различных отраслях: от сельского хозяйства до сферы информационных технологий.

Проектный менеджмент предполагает планирование и организацию процесса, а также его практическую реализацию с учетом временных рамок и имеющихся финансовых средств. Такая деятельность помогает сфокусироваться на цели, грамотно распределив ресурсы компании, что приводит к достижению нужного результата.

Что такое управление проектом (project management)?

Управление проектом приобретает особую важность в деятельности современных предприятий. Сегодня для решения задач необходимо применять новейшие технологии и повышать эффективность управления.

Project management помогает компании пройти по конкретному маршруту, при этом добиваясь поставленных целей. Эта деятельность позволяет воплотить теоретические концепции в реальность и отличается от обычного операционного управления, поскольку использует современные знания и легко адаптируется под быстро меняющиеся окружающие условия. Это позволяет адаптировать данный подход под любые цели.

Для проджект менеджмента характерны следующие особенности:

• ориентация на достижение конкретного результата;
• ограниченность ресурсов;
• уникальность.

Все действия, выполняемые в рамках проекта, становятся взаимосвязанными. Они направлены на достижение обозначенной цели, причем она должна быть конкретной и измеримой. Для проекта важен фактор завершенности. Если у этой деятельности невозможно отследить результат, ее нельзя назвать проектом.

Реализация какой-либо инициативы обычно происходит с учетом конкретных ресурсов: денежных средств, специалистов и временного периода. Для этого составляется смета, определяются примерные и точные сроки завершения, а также график выполнения работ. В результате проект осуществляется в рамках установленных ограничений.

Также для project management характерна уникальность. Это становится актуальным, когда компания занимается разработкой нового продукта (товара или услуги). Внедрение инноваций требует глубоких знаний и профессионального опыта. Реализация этой идеи осуществляется с помощью проектного менеджера.

Зачем нужен проектный менеджмент: основные функции

Проектный менеджмент предполагает системность, при которой объединяются профессиональные и специальные знания. С одной стороны, учитываются особенности конкретной сферы – строительства, экологии, образования и так далее. С другой – принимаются во внимание закономерности, присущие успешно реализованным идеям.

В связи с этим выделяют следующие функции проджект менеджмента:

• целеполагание;
• планирование;
• организация;
• мотивация;
• контроль.

Целеполагание подразумевает формирование определенной идеи, выражение инициативы и выработку концепции. Без этой функции проект не будет иметь «пункта назначения», а деятельность превратится в «движение без конкретного направления».

Планирование позволяет создать структуру проекта и выработать четкий алгоритм работы. Также устанавливается взаимосвязь между различными аспектами деятельности, определяется график, сроки контрактов и поставок.

Функция организации подразумевает выполнение принятого плана, формирование команды проекта, обмен информацией, заключение соглашений и осуществление заказов. Проще говоря, это переход от планирования к практическим действиям.

Мотивация важна для стимулирования участников, причем созданная система должна охватывать всех работников. Хорошо известно, что заинтересованные люди трудятся с большей эффективностью, поэтому важно повлиять на энтузиазм сотрудников.

Контроль помогает понять, на какой стадии реализации находится проект. Для этого используются отчеты, система мониторинга, проверка качества и выполнение договоров. Также проводятся мероприятия для снижения рисков.

Особенности и применение проектного управления

Проджект менеджмент предполагает работу в рамках жизненного цикла проекта, который включает в себя следующие этапы:

1. Инициирование;
2. Планирование;
3. Реализация;
4. Завершение.

Сначала предлагается конкретная инициатива, после чего происходит предварительная оценка проекта. Также определяются приблизительные сроки и необходимые ресурсы, ставятся цели и задачи, принимаются во внимание риски.

На этапе планирования выполняются расчеты, определяются целевые показатели, а также составляется расписание, где указаны четкий алгоритм действий и сроки. Кроме того, ведется поиск инвестиций.

Реализация – этап, предполагающий контроль над ходом работ. Руководитель проекта следит за выполнением плана, для чего оценивает промежуточные результаты и при необходимости – вносит коррективы. Также обеспечивается финансирование на каждой стадии работы над проектом.

Завершение – это не просто окончание работы, а также ее оценка. На этом этапе анализируется достижение поставленной цели, а также временные затраты, полученные прибыль или убытки. Если были допущены ошибки, они устраняются.

Проектный менеджмент активно используется во всем мире и часто применяется для внедрения новаторских идей в различных сферах. Это касается информационных технологий, производства, науки, социального направления и другого.

Управление проектами позволяет решать сложные задачи, продвигать новые технологии и продукты. Благодаря этому инструменту, предприятие может воплощать имеющиеся задумки, продолжая выполнять свою основную деятельность.

Также существуют компании, которые называют проектно-ориентированными. Для них характерна уникальная деятельность в течение определенного периода времени, нацеленная на достижение конкретного результата.

Эти компании имеют следующие особенности:

• использование стратегического подхода;
• принцип командной работы;
• самоорганизация;
• открытость при взаимодействии;
• ориентация на внешнюю деятельность.

Методы управления проектами

Проджект менеджмент подразумевает использование конкретных методов. Универсальной методики управления проектами не существует, так что руководителям приходится выбирать вариант, который больше подходит для их компании. При этом учитывается сфера деятельности, особенности проекта, имеющиеся ресурсы и прочие факторы.

Обычно выделяют три методологии планирования, среди них:

• каскадная;
• гибкая;
• гибридная.

Третий вариант предполагает сочетание первых двух, но применять его сможет только опытный проджект-менеджер. Поэтому в данной статье мы ограничимся описанием первой и второй методологии.

Каскадная методика

При ее выборе планирование осуществляется в самом начале реализации проекта. Если потом понадобится внести изменения, придется долго согласовывать корректировки. Поэтому перед стартом необходимо хорошо спланировать все этапы проекта.

Такая методика опирается на научный подход и становится особенно актуальной на серьезных промышленных предприятиях.

Среди признанных каскадных методов можно выделить следующие:

• PMI;
• IPMA;
• Prince2;
• ITIL.

PMI – американский стандарт в области проектного управления.

IPMA – швейцарский стандарт, определяющий уровни компетентности проджект-менеджера.

Prince2 – распространенный метод, предполагающий четкое планирование и организацию перед началом деятельности.

ITIL – британский стандарт по управлению IT-проектами.

Гибкая методика

Этот вариант хорошо подходит для условий неопределенности, когда приходится быстро корректировать план по причине изменившихся условий. Данная методика актуальна при реализации новых проектов. Суть этой методологии заключается в поиске верного решения, который осуществляется опытным путем.

Среди гибких методов необходимо выделить:

• Scrum;
• Lean;
• Kanban;
• FDD;
• Crystal;
• XP;
• DSDM.

Scrum предполагает совместную работу нескольких скрам-команд (небольшие группы без внутренней иерархии). Для этого прибегают к распределению ролей, постановке задач и определению их приоритетов. Далее работу делят на этапы длительностью от 1 до 4 недель.

Метод Lean основан на стремлении компании устранить имеющиеся потери. При этом сокращение расходов происходит без ущерба для качества выпускаемой продукции. Такая система используется для улучшения рабочих процессов.

Kanban стал популярен в бизнесе, сфере информационных технологий и других областях. При этом методе работа делится на основные этапы, которые отображаются в виде колонок. После окончания очередного этапа происходит перемещение задачи в другую колонку – и так до момента завершения.

FDD применяется в it-сфере, он основан на объединении важных методик, используемых в этой индустрии. Во время работы акцент делается на свойствах программного обеспечения, которые заказчик считает ключевыми.

Crystal – метод, где улучшение достигается за счет анализа работы и допущенных ошибок. Это распространенная концепция, хорошо подходящая для разработки бизнес-приложений.

XP – это так называемое экстремальное программирование. Метод направлен на создание и улучшение программного обеспечения. В данном случае заказчик всегда доступен, готов обеспечить быструю обратную связь и ответить на необходимые вопросы.

DSDM – методика быстрой разработки, для нее характерно продолжительное участие пользователей. Такая концепция позволяет своевременно завершить проект, но при этом вносить в него изменения во время разработки. Этот метод применяется не только в сфере информационных технологий.

Преимущества и недостатки проджект-менеджмента

Рассматривая, что такое проджект менеджмент, необходимо также затронуть сильные стороны этого подхода и его недостатки. В целом проектное управление доказывает свою эффективность.

Исследования, проведенные серьезными международными организациями, показали, что компании, применяющие методики проектного менеджмента, быстро улучшают свои показатели. Затраты сокращаются на 20%, а сроки реализации – на 20-25%, причем этого удается достичь в течение 1-2 лет.

В качестве плюсов project management необходимо выделить:

• четкое определение приоритетных направлений;
• точная и конкретная формулировка целей;
• наличие инициативы, облеченной в форму проекта;
• учет рисков и поиск способов их снижения;
• возможность определить успешность работы;
• оптимизация расходов;
• повышение мотивации сотрудников.

Проектный менеджмент помогает разработать конкретный план достижения поставленной цели. Также налаживается коммуникация между сотрудниками и различными отделами, координируется их деятельность, улучшается взаимодействие, разумно используются ресурсы предприятия.

Среди распространенных недостатков проджект-менеджмента можно выделить:

• повышенный стресс руководителя;
• недостаток ресурсов;
• нехватка профессиональных кадров.

Это проблемы, связанные не с самим подходом как таковым, а с его реализацией в реалиях конкретного предприятия. Руководителю часто приходится решать множество задач, из-за чего он может распыляться между различными проектами. Такая ситуация может привести к эмоциональному выгоранию и естественному снижению эффективности.

Для реализации любой бизнес-идеи требуются определенные ресурсы. Запуская проект, компания прибегает к дополнительным расходам. Если финансовые возможности предприятия ограничены, это может негативно сказаться на его основной деятельности.

Также процесс может банально пробуксовывать из-за недостатка квалифицированных работников. Для такой работы необходим хороший проектный менеджер. Когда его нет, компании приходится привлекать стороннего управленца.

Особенности проджект менеджмента в IT

Проектное управление имеет особую важность для сферы информационных технологий. Специалисты этой отрасли занимаются разработкой различных продуктов, в том числе – выполняя заказы.

Взаимодействие с клиентами обычно осуществляет проджект менеджер. Он общается с заказчиком на всех этапах работ, выявляет его потребности, выясняет суть проблемы и анализирует полученную информацию. На основании этого формулируются задачи, после чего технические специалисты начинают заниматься их решением.

Менеджер контролирует ход выполнения работ, следит за тем, чтобы задачи были решены эффективно и в назначенный срок. Он стремится к тому, чтобы клиент остался доволен результатом.

Проджект-менеджер – это аналитик, который способен вести проект клиента, выделить задачи по его выполнению и подобрать необходимые средства.

Такой специалист разбирается в бизнес-процессах и технической составляющей, умеет взаимодействовать с людьми, что и приводит к эффективной работе.

Компетенции проектного менеджера

По сути, проджект-менеджеру приходится контролировать следующие элементы:

• качество выполнения;
• сроки;
• расходы.

Существуют специальные способы, помогающие управлять имеющимися ресурсами. Однако у менеджера может возникнуть проблема при формулировании заданий. Чтобы избежать затруднений, лучше использовать специальные методики контроля качества.

Также имеются программы, позволяющие отслеживать графики выполнения задач. Делать это без специальных инструментов намного сложнее, поэтому разумнее прибегать к таким помощникам.

При работе над проектом всегда составляется бюджет, и менеджеру необходимо следить за его исполнением. Важно, чтобы расходы укладывались в строго определенные показатели.

Компетенции управленца принято оценивать по следующим критериям:

• опыт;
• знания;
• умения;
• профессионализм;
• этика;
• ментальность.

Именно эти требования признаны во многих странах, так что подготовка менеджеров ведется в рамках перечисленных компетенций. Профессионал должен соответствовать предъявляемым к нему требованиям.

Бывает, что работа грамотного проджект-менеджера обеспечивает успех всего предприятия. Для этого специалисту нужно безошибочно управлять элементами, оказывающими влияние на проект.

При работе с внешними факторами менеджеру нужно уметь быстро адаптироваться к происходящим изменениям, а также эффективно взаимодействовать с людьми или группами, имеющими отношение к проекту. При управлении внутренними факторами важно грамотно распределять ресурсы и координировать работу участников.

Как стать проект менеджером?

Специалисты по управлению проектами получают от 100 тыс. руб. в месяц. Подобные перспективы привлекают многих людей, в результате появляются желающие освоить такую профессию.

Обучение проджект-менеджменту можно пройти в специальных онлайн-школах – сегодня предлагается немало различных курсов, позволяющих обучиться новой деятельности. Кроме того, доступны бесплатные ролики и статьи, где тоже представлена полезная информация.

Однако стать профессионалом таким способом будет трудно – для этого потребуется специальная подготовка, кропотливый труд и определенный опыт.

Завершение

Проджект менеджмент стал важным элементом деятельности современных предприятий. Сегодня многие компании нуждаются в качественном управлении собственными проектами, позволяющем повысить эффективность работы.

Практика показывает, что проектный менеджмент приводит к снижению затрат предприятия и сокращению сроков выполнения задач. Такие результаты достигаются за счет внедрения прогрессивных идей и грамотного управления имеющимися ресурсами.

FAQ