Razumemo da mnogi rukovodioci i poslovni profesionalci često nisu upućeni u veštine vođenja efikasnih poslovnih sastanaka, što potencijalno može imati negativan uticaj na njihove kompanije. Poslovni sastanci su suštinska komponenta uspešne interna komunikacije i saradnje u okviru organizacija. Bez obzira da li se radi o jednostavnim razgovorima jedan na jedan ili složenijim sesijama za rešavanje problema i donošenje ključnih odluka, njihova važnost ne sme da se potceni.
U ovom vodiču za poslovne sastanke, vodićemo vas kroz proces planiranja i vođenja izuzetno produktivnih poslovnih sastanaka.
Kako organizovati poslovni sastanak?
Nije potrebno da samo izvršni direktor ili glavni strateg u kompaniji bude upućen u pravilno vođenje sastanaka. Svi članovi tima, naročito oni u rukovodstvu, trebaju biti osposobljeni kako bi uspešno organizovali i vodili sastanke. Počevši od temeljnog planiranja do aktivnog učešća zaposlenih, evo kako možete efikasno da pripremite i vodite sastanke.
1. Planirajte dnevni red
Odredite kakav sastanak želite da bude. Da li vam je potreban Vaš tim da informiše sve o njihovim projektima, napretku i idejama? Planirajte to kao sastanak za ažuriranje statusa, beležeći kako želite da rasporedite dnevni red i o kojim projektima ili timovima želite da razgovarate. Uverite se da uključite samo zaposlene koji mogu da donesu vrednost sastanku ili da nešto dobiju od njega kako ne biste gubili ničije vreme.
Kada dobijete opšti pregled sastanka, pokušajte da se setite svih informacija ili resursa na koje Vi ili tim možda želite da se pozovete ili istražite. Kada pripremite sve materijale, podelite ih svim učesnicima sastanka zajedno sa pozivom na sastanak (ako je moguće) pre nego što on počne, tako da imaju vremena da pregledaju sve što im nije poznato.
2. Pozovite samo neophodne zaposlene
Pozovite samo zaposlene koji su relevantni za zadatak kako drugi radnici ne bi gubili vreme. Međutim, nemojte ići predaleko sa ovim, jer čak i zaposleni koji su tangencijalno povezani i dalje mogu doneti vredne uvide. Studija iz 2020. koju je sprovela Peni Zenker pokazala je da čak i organizacije sa liderima koji smatraju da su efikasni i dalje gube iznenađujuće mnogo vremena ako pitate zaposlene.
3. Optimizujte vreme sastanka
Na početku sastanka, brzo prođite kroz svoj dnevni red sa celom grupom, navodeći kako će sastanak biti raščlanjen tako da svi budu na istoj strani. Sa određenim dnevnim redom, ovo olakšava bolje planiranje vremena, povećava efikasnost i osigurava da pokrijete sve što Vam je potrebno.
4. Snimite sastanak
Ključni aspekt efikasnih sastanaka je snimanje sastanka pomoću beleški ili diktafona, osiguravajući da se zaposleni i menadžeri uvek mogu vratiti na tačke o kojima se razgovaralo izbegavajući nesporazume i propuštene rokove. Aplikacije za sastanke na mreži čine ovo izuzetno lakim. Prethodno smo prošli kroz najpopularnije aplikacije za sastanke na mreži, a u ovom direktnom pregledu prolazimo kroz Google Meet i Zoom.
5. Držite se dnevnog reda
Pokušajte da svi budu na temi i da se krećete kroz tačke dnevnog reda razumnim tempom. Nemojte se stideti da otpustite radnike ako morate, ali, naravno, ostanite poštovani i ljubazni. Ako utvrdite da sastanak nije u vezi sa temom, ali da bi diskusija i dalje mogla biti dragocena, zapišite je i zakažite novi sastanak da biste o tome razgovarali.
6. Završite sa akcionim planom
U poslednjih nekoliko minuta Vašeg sastanka, napravite planove za svaki problem ili zadatak o kojima se razgovara tokom sastanka. Ovo vam pomaže da iskoristite sve o čemu se razgovara tokom sastanka. Mnogi menadžeri vole da zamole svakoga ko predvodi određeni cilj ili zadatak da razloži ono što rade kako bi podstakli odgovornost i akciju.
7. Praćenje
Pratite najveće preporuke za zaposlene i pošaljite poruku, bilo da je to neformalni podsetnik ili beleška, da ih podsetite o čemu se razgovaralo i šta treba da se uradi ubuduće. Važno je kako pratite sastanke.
Važnost održavanja odličnog poslovnog sastanka
Sada kada smo pokrili kako da sprovedemo efikasne sastanke, vreme je da duboko zaronimo u važnost vođenja sjajnih poslovnih sastanaka. Studija za studijom, uključujući Zippia istraživanje iznad, otkrila je da su jaka komunikacija i saradnja na radnom mestu od vitalnog značaja za vođenje efikasnog poslovanja. Poslovni sastanci su često najbolji način da se osigura da su komunikacione linije otvorene i da svako kaže svoje mišljenje.
Zaposleni mogu da iznesu svoje zadatke i ciljeve u grupnoj diskusiji i mogu da pitaju druge učesnike za pomoć ili savet. Ovo takođe pomaže da tim bude kohezivniji. Štaviše, dobri poslovni sastanci su od vitalnog značaja za snažno donošenje odluka.
Kombinovano iskustvo i stručnost svih učesnika sastanka često vredi mnogo više od jednog menadžera ili rukovodioca. Idealan poslovni sastanak treba da omogući sve gore navedeno, ali takođe treba da bude koncizan i efikasan kako bi se uštedelo vreme. Svaki izuzetno dug sastanak na kojem većina učesnika ne dodaje ništa vredno ili ne oduzima ništa korisno je loš sastanak.
Važnost angažovanja i interakcije licem u lice
Kada započnete sastanak, uverite se da su svi prisutni tokom celog sastanka angažovani. Ovo je često relativno lako na ličnim sastancima, ali može postati veliki problem u udaljenim situacijama. Što su vaši radnici manje angažovani, manje vrednosti donose na stol.
Rastuća popularnost onlajn sastanaka je neverovatna; međutim, interakcija licem u lice i dalje je bolja za vođenje uspešnih poslovnih sastanaka. „Kad god je moguće, pokušajte da okupite timove za lične sastanke ili događaje. Ovo ne samo da podstiče angažovanje, već i jača saradnju i izgradnju odnosa među članovima tima“, predložio je Maddock.
Ako nemate ovu opciju i borite se da zadržite angažovanje radnika tokom sastanaka, postoji nekoliko trikova koje možete isprobati, uključujući:
- Uvek slavite neku pobedu
- Pokušajte da zvučite uzbuđeno zbog teme i izbegavajte monoton glas
- Postavite pitanja i odgovore za sve učesnike sastanka u kojima će učestvovati
- Pitajte svakoga direktno za svoje mišljenje o relevantnim temama.
- Ne čekajte da se odmere
- Zamolite sve da postave ciljeve i razgovarajte o njima na sastanku
- Deljenje ekrana na sastancima
Uopšteno govoreći, nije preporučljivo otići van teme jer se čini kao gubljenje vremena, ali ako timu treba minut ili dva da odsluša zabavnu priču ili da se sustigne kako bi ostali angažovani, moglo bi da se isplati. Pokušajte da ovo ostavite po strani na samom početku sastanka kako Vas ne bi izbacili sa dnevnog reda i tim ne bi bio previše ometen.
7 vrsta poslovnih sastanaka
Kada veliki procenat današnje radne kulture zavisi od velikih korporacija, poslovni sastanci čine veliki deo svakodnevnog života mnogih ljudi. Takvi skupovi dolaze u više oblika, prilagođenih specifičnim ciljevima i zahtevima. Od sastanaka jedan na jedan koji imaju za cilj poboljšanje individualnih performansi do sesija koje podstiču kreativnost i kolektivno rešavanje problema, dozvolite nam da uđemo dublje u vrste poslovnih sastanaka.
Sastanci jedan na jedan
Poslovni sastanci jedan na jedan (koji se nazivaju i sastanci 1:1) su privatne diskusije između dva učesnika, često menadžera i zaposlenog. Često takvi sastanci podstiču lični razvoj, evaluaciju učinka, rešavanje problema i poboljšanu komunikaciju. Takođe imaju za cilj jačanje profesionalnih odnosa i promovisanje individualnog rasta.
Sistani jedan na jedan omogućavaju često previše retku priliku da menadžeri čuju svoje direktne izveštaje, slušaju njihove ideje, žalbe, bolne tačke, ciljeve i još mnogo toga. Isto tako, zaposleni mogu dobiti konkretnije smernice od menadžmenta kako bi mogli bolje da rade svoj posao.
Brainstorming sastanci
Neophodni u kreativnijim industrijama, sastanci za razmišljanje su zajedničke sesije na kojima se grupa pojedinaca okuplja da generiše kreativne ideje, rešenja ili strategije za određeni problem, projekat ili cilj. Takvi sastanci podstiču otvorenu diskusiju i istraživanje različitih gledišta kako bi se podstakle inovacije i kreativnost.
Poslovni sastanci za rešavanje problema
Sastanci za rešavanje problema okupljaju timove kako bi im pomogli da reše specifične izazove ili prepreke sa kojima se suočava organizacija. Takvi sastanci često uključuju učesnike koji sistematski analiziraju problem sa kojim se suočava organizacija, identifikuju njegove uzroke i rade zajedno na razvijanju efikasnih rešenja ili akcionih planova.
Informativni sastanci
Informativni sastanci se često dešavaju kada organizacija mora da podeli neka važna ažuriranja ili najave sa svojim zaposlenima. Ovakvi sastanci su prvenstveno jednosmerna komunikacija, pri čemu prezenter prenosi informacije publici.
Sastanci ažuriranja statusa
Sastanci za ažuriranje statusa uključuju članove tima koji izveštavaju nadređene o svom napretku na određenim projektima, zadacima, bolnim tačkama ili prekretnicama. Takvi sastanci takođe mogu da se pozabave svim problemima na koje je zaposleni možda naišao, kao i da pomognu u donošenju važnih odluka.
Tim-building sastanci
Tim-building sastanci su dizajnirani da ojačaju odnose između zaposlenih i unaprede saradnju među članovima tima. Često uključuju aktivnosti, diskusije i vežbe koje neguju poverenje, komunikaciju i osećaj jedinstva unutar tima. Ponekad se oni održavaju na nivou jednog tima, dok drugi uključuju celu kompaniju.
Sastanci za donošenje odluka
Sastanci za donošenje odluka uključuju okupljanje zainteresovanih strana kako bi procenili opcije, razgovarali o alternativama i doneli važne izbore. Takvi sastanci imaju za cilj da dobiju tačke gledišta različitih članova tima, postignu konsenzus, postave pravce i odrede najbolji pravac akcije za organizaciju ili konkretan projekat.
Šta je bonton poslovnog sastanka?
Poznavanje opšte strukture dobrog sastanka nije dovoljno. Takođe morate da znate kako da na najbolji način izvršite svaki korak uz jak bonton poslovnih sastanaka da biste poboljšali profesionalizam, kao i efikasnost i produktivnost. Jedan od najvažnijih aspekata ponašanja poslovnog sastanka je da i zaposleni i rukovodioci razumeju svrhu i vrednost svakog sastanka.
Zaključak
Održavanje efikasnog poslovnog sastanka igra ključnu ulogu u podsticanju komunikacije, inovacija i saradnje u skoro svim kompanijama. Prateći opšti nacrt efikasnog sastanka, kao i gorepomenute savete, kompanije bi trebalo da budu u stanju da postignu svoje ciljeve za kratko vreme.