Nekim kompanijama možda nije stalo da li ste uključili poslovno pismo uz svoju prijavu ili ne, ali većina menadžera za zapošljavanje ovo koristi kao način da odvoji kandidate mnogo pre nego što bilo ko u HR-u počne da šalje e-mejl. Oni znaju da će kandidati kojima je stalo do posla otići dalje, a poslovno pismo je Vaša šansa da ostavite snažan prvi utisak.
Iako postoji toliko načina da se napiše poslovno pismo, najbolji način je često najjednostavniji. U ovom članku ćemo Vam pokazati kako da napišete poslovno pismo koje će poslati Vašu prijavu za posao na vrh gomile i dovesti do prvog ključnog ekrana telefona ili prvog intervjua.
Stvari koje treba da znate o pisanju sjajnog poslovnog pisma
1. Koja je svrha pisanja poslovnog pisma?
Vaše poslovno pismo za posao je način da kažete ljudima da želite da Vas zaposlite zašto bi trebalo da Vas zaposle. Trebalo bi da ilustruje Vašu sposobnost za tu ulogu, Vaš profesionalizam i Vašu kompetenciju, a sve to otkrivajući malo Vaše ličnosti.
To je takođe Vaša prilika da pružite neki kontekst za ono što je u Vašem životopisu, objašnjavajući sve što Vaš životopis izostavlja i naglašavajući delove Vašeg životopisa koji su najrelevantniji za ulogu. Zvuči teško? To nije tako teško, a kada shvatite osnove, lako je malo modifikovati svoje poslovno pismo za svaku ulogu, tako da je što je moguće relevantnije za tačan posao za koji se prijavljujete.
2. Koliko dugo treba da bude poslovno pismo?
Kao i kod CV-a, poslovna pisma ne bi trebalo da prelaze jednu stranicu. Ukoliko je duže i rizikujete da menadžer za zapošljavanje odustane od Vaše prijave pre nego što je i pogledao Vaš CV. Što se tiče broja reči, to znači da bi trebalo da ciljate na oko 500 reči. Kao pravilo, pokušajte da se držite oko tri pasusa (najviše četiri), ne računajući pozdrav i odjavu.
- Šta treba da sadrži poslovno pismo?
- Odlično poslovno pismo za prijavu za posao uključuje sledeće delove:
- Obraćanje i pozdrav
- Uvod koji menadžeru za zapošljavanje govori ko ste i za koju ulogu se prijavljujete
- Izjava o Vašem interesovanju za ulogu i zašto ste najbolja osoba za posao
- Kratak odeljak koji opisuje Vaše kvalifikacije i relevantno prošlo iskustvo
- Brzi zaključak koji ponavlja Vaše interesovanje za posao, najbolji načini da dođete do Vas, a završava se prijateljskim, ali profesionalnim potpisom.
3. Koji je odgovarajući format za poslovno pismo?
Osnovno poslovno pismo za prijavu za posao trebalo bi da izgleda otprilike ovako:
Kao što vidite, poslovno pismo uključuje Vaše ime, adresu i kontakt informacije na vrhu, a zatim datum i ime i adresu primaoca. Telo poslovnog pisma (opet, tri pasusa bi trebalo da urade posao) trebalo bi da stane na jednu stranicu sa prostorom za Vaš potpis. (Savet: Ovaj i druge šablone poslovnog pisma možete pronaći u programu Microsoft Vord.)
4. Koji pozdrav i potpis treba da koristite u poslovnom pismu?
Kao opšte pravilo, trebalo bi da prilagodite jezik, stil i ton Vašeg poslovnog pisma vrsti uloge i kompanije za koju se prijavljujete. Poslovno pismo za posao u prestižnoj advokatskoj firmi, na primer, bi se veoma razlikovalo od poslovnog pisma za posao maloprodaje sa skraćenim radnim vremenom.
Ipak, osnovni pozdrav koji funkcioniše u skoro svakoj situaciji je „Poštovani gospodine/gospođo. [ime].“ Ako ne znate ime menadžera za zapošljavanje, možete koristiti generički pozdrav poput „Poštovani/Poštovana“ (Stručnjaci preporučuju izbegavanje „Poštovani gospodine/gospođo“ jer zvuče zastarelo.)
5. Kako bi trebalo da započnete svoje poslovno pismo?
Tipično, uvod u poslovnom pismu (prvi pasus) treba da postigne tri cilja. Trebalo bi da kaže čitaocu:
- Ko si ti
- Zašto pišete primaocu
- Zašto ta osoba treba da nastavi da čita
Iako postoji nekoliko „pametnih“ načina da započnete svoje poslovno pismo, većina je prilično formulisana.
Na primer: „Zovem se Petar Petrović i pišem da bih se prijavio za poziciju glavnog pisca.“
Gornji red se odnosi na dva od naša tri cilja; utvrđuje ko sam i zašto pišem primaocu. Na Vama je da li ćete navesti gde ste videli slobodno mesto. (Ne želim da ovo uključujem, pošto menadžer za zapošljavanje već zna gde se oglašavaju, pa zašto se mučiti?)
Ako ste slučajno referent ili poznajete nekoga u kompaniji, ovo bi bilo dobro mesto da to spomenete, tj. „Ja sam Petar Petrović i pišem da bih se prijavio za poziciju pisca osoblja, za koju sam čuo od uredničke asistentkinje Vašeg časopisa, Ivane Ivić.“
Ipak, još uvek moramo da se pozabavimo trećim ciljem uvoda našeg poslovnog pisma, a to je da primaocu damo razlog da nastavi da čita. Ovde imate priliku da pomenete koliko ste sjajni:
„Sa više od decenije uredničkog iskustva u širokom spektru štampanih i onlajn publikacija, verujem da bih bio odličan kandidat za tu ulogu.“
Uključujući ovaj red, dajem menadžeru za zapošljavanje razlog da nastavi da čita. Pominjem koliko dugo radim ono što radim, nudim uvid u vrstu iskustva koje će videti u mom životopisu i zaključiti snažnom, samouverenom izjavom o namerama.
U ovom trenutku, spreman sam da pređem na pravo meso mog poslovnog pisma.
6. Šta se nalazi u telu poslovnog pisma?
Zapamtite, poslovna pisma su prilika da dokažete da možete biti vrlo specifična osoba koju menadžer za zapošljavanje traži. Ovo je ono što telo Vašeg poslovnog pisma, drugi pasus, treba da ilustruje. Odličan način da to uradite je da zamislite sebe u cipelama menadžera za zapošljavanje. Menadžer zapošljavanja odgovoran za skrining kandidata verovatno ima nekog prilično specifičnog na umu.
Ona zna koja je specijalnost njenog idealnog kandidata bila na koledžu, koje specifične veštine poseduju, koliko godina su u svojoj oblasti i na kojim projektima su radili. Kada su u pitanju poslovna pisma, menadžeri za zapošljavanje traže jednu stvar – relevantnost. Ukratko, menadžer za zapošljavanje tačno zna koga traži.
Vaše poslovno pismo je prilika da dokažete da ste Vi ta osoba, tako što ćete se savršeno uskladiti sa idejom menadžera za zapošljavanje o njenom kandidatu iz snova.
Drugi pasus vašeg poslovnog pisma (koji bi trebalo da bude najduži i najsadržajniji deo) je mesto gde to treba da uradite. Recite primaocu, u otprilike 5-7 rečenica, zašto ste apsolutno najbolja osoba za taj posao, tako što ćete istaći specifične elemente Vašeg obrazovanja i prethodnog posla ili životnog iskustva koje možete izneti za sto.
Ako ste zaista strastveni prema poslu i svom polju, pobrinite se da se to pokažete! Niko ne želi da zaposli nekoga ko je samo očajan za poslom, bilo kojim poslom.
Odličan primer je sledeća rečenica:
“Kao što ćete videti iz priloženog CV-a, izgradio sam svoju karijeru u različitim ulogama i industrijama, uglavnom u malim kompanijama gde nisam bio samo administrator, već i vratar, tehnološki veštak, knjigovođa i marketinški guru.
Ne samo da sam navikao da nosim mnogo šešira, već iskreno uživam u tome; Ja uspevam u okruženju u kojem nema dva potpuno ista radna dana. Pored toga što sam fleksibilan i prilagodljiv, fanatik sam i za detalje, posebno kada je u pitanju prezentacija.
Jedan od mojih nedavnih projekata uključivao je koordinaciju predloga za grant od 200 stranica: proveravao sam i uređivao narative koje je dao šef odeljenja, formatirao tabele i generalno se uverio da je svaki red savršen za slovo i da je ceo gotov proizvod u skladu sa specifičnim smernicama RFP-a. (Rezultat? Petogodišnja nagrada granta od 1,5 miliona dolara.)”
Obratite pažnju na to kako poslovno pismo podržava tvrdnje (poput „fanatika za detalje“) konkretnim primerima i dokazima (dodela granta od 1,5 miliona dolara).
7. Koliko bi Vaše poslovno pismo trebalo da odgovara opisu posla?
Prilično izbliza! Pošto osoba koja donosi odluku o tome koga će zaposliti zna šta želi, dobra je ideja da potražite tragove u opisu posla i dodate ih u svoje poslovno pismo. Prilagođavanje poslovnih pisama zahtevima navedenim u opisu posla jedan je od najboljih načina da se izdvojite od konkurencije.
U stvari, mnoge kompanije zapravo koriste softver koji skenira poslovna pisma kandidata za određene ključne reči ili fraze iz opisa posla, a neuključivanje ovih ključnih reči moglo bi Vas potpuno isključiti iz razmatranja pre nego što pravi proces skrininga uopšte i počne. Ovo je još jedan razlog zašto je usklađivanje Vašeg poslovnog pisma sa opisom posla toliko ključno.
Razumemo: ako ste bili bez posla čak i umereno dugo vremena, prijavljivanje za posao može biti naporno. Nakon nekoliko meseci na tržištu, lako je shvatiti zašto toliko ljudi ne uspe prilagoditi svako poslovno pismo koje pošalju, posebno ako igraju igru brojeva tako što se prijavljuju na desetine kompanija svake nedelje.
„Mora imati diplomu magistra ili više, 10+ godina profesionalnog iskustva. Počinje plata od 35.000 dolara godišnje.” Ne pravite ovu grešku! Pošto je menadžer za zapošljavanje uradio lavovski deo razmišljanja umesto Vas, najlakši način da svoje poslovno pismo učinite relevantnijim za konkretan posao za koji se prijavljujete je da „preslikate“ strukturu specifikacije posla u poslovnom pismu.
Recimo da se prijavljujete za otvaranje kancelarije i ulogu koordinatora događaja. Evo nekih od ključnih radnih funkcija i zahteva:
Trebalo bi da koristite tačne termine i jezik sa liste u svom poslovnom pismu da opišete svoje primenljivo iskustvo i veštine. Na primer, možete započeti svoje poslovno pismo nečim poput ovoga:
„Kao iskusan koordinator događaja sa značajnom stručnošću u planiranju i izvođenju ambicioznih korporativnih događaja, uključujući funkcije klijenata, konferencije i sastanke izvršnih direktora, verujem da bih bio odličan kandidat za tu ulogu.“
Primetite kako je ovde preslikana lista događaja iz prve tačke? Kao što je gore navedeno, trebalo bi da potkrepite svoje tvrdnje primerima, pozajmljujući reči iz samog opisa posla kako bi menadžer za zapošljavanje mogao jasno da vidi da ste obratili pažnju na spisak poslova i da se dobro uklapate za posao:
„U 2016. bio sam odgovoran za aranžmane putovanja i smeštaja 40 članova osoblja koji su putovali iz Zagreba u Beograd, MA na INBOUND marketinšku konferenciju. Moje primarne odgovornosti uključivale su pregovore sa komercijalnim avio-kompanijama kako bih obezbedio isplative letove, rešavanje individualnih potreba kao što su jedinstveni zahtevi za ishranu za nekoliko delegata za vreme njihovog boravka i povezivanje sa nekoliko logističkih firmi širom regije kako bih obezbedio isporuku i postavljanje materijala za konferencijske štandove. na vreme. Kao rezultat toga, postigli smo smanjenje troškova putovanja i smeštaja za 35% u odnosu na prethodnu godinu i obezbedili povoljniju stopu sa efikasnijim logističkim operaterom širom zemlje.”
U gornjem pasusu odražavamo originalnu specifikaciju posla, ali je činimo zanimljivijom, specifičnijom i relevantnijom. Pokazali smo da definitivno možemo da se nosimo sa ozbiljnošću posla i potkrepili naše tvrdnje lepom malom poniznom pohvalom o tome kako smo kompaniji uštedeli i tonu novca.
8. Koji je pravi ton za poslovno pismo?
Obratite posebnu pažnju na jezik koji se koristi u listi poslova i odrazite to u Vašem poslovnom pismu. Budite formalni kada se prijavljujete za ulogu sa formalnim opisom posla. Ako je opis zabavniji i „čudniji“, možete biti malo kreativniji i ležerniji (u granicama).
Mnogi opisi poslova odražavaju glas i vrednosti brenda kompanije. To znači da odražavanje vrste jezika koji se koristi u opisu posla u Vašem poslovnom pismu nema smisla samo stilski, već Vam nudi i dodatnu priliku da dokažete da se dobro uklapate u kulturu.
9. Da li mi je potrebno poslovno pismo kada se prijavljujem za posao na LinkedIn-u?
Ovo bi Vas moglo šokirati, ali poslovna pisma su nekada bila prava papirna pisma koja su služila kao naslovnica nečijeg CV-a. Danas se, naravno, većina prijava za posao obrađuje na internetu, a veliki broj njih se obrađuje preko LinkedIn-a.
Kao što možda već znate, LinkedIn nudi neverovatno zgodan način da potencijalnim poslodavcima pošaljete svoje podatke, poznat kao „Jednostavna prijava“. Ovo u suštini šalje skraćenu verziju Vašeg LinkedIn profila direktno u InMail prijemno sanduče menadžera za zapošljavanje (LinkedIn-ova interna usluga za razmenu poruka i pošte), iz koje oni mogu da vide ceo Vaš profil i paket aplikacija.
10. Kako se poslovna pisma LinkedIn-a razlikuju od običnih poslovnih pisama?
Postoji čak manje pravila uklesanih u kamenu o LinkedIn poslovnim pismima nego za obična poslovna pisma. Međutim, postoje neka jedinstvena razmatranja koja treba da imate na umu kada pravite poslovno pismo za LinkedIn aplikacije.
Kao prvo, postoji činjenica da sam Vaš LinkedIn profil kombinuje elemente Vašeg CV-a i dobro napisanog poslovnog pisma. Rezime Vašeg LinkedIn profila u suštini funkcioniše kao sopstveno poslovno pismo, a nadamo se da Vaš profil sadrži mnogo detalja o Vašim profesionalnim dostignućima (kao i o onim vitalnim vezama koje postaju sve važnije na današnjem tržištu rada).
LinkedIn poslovna pisma mogu biti malo kraća i rudimentarnija od tipa poslovnog pisma koji sam gore naveo. Kako god odlučite da strukturirate svoje LinkedIn poslovno pismo, neka bude kratko. Menadžer za zapošljavanje već ima mnogo informacija koje treba pregledati, tako da ne gubite vreme.
Zaključak
Postoji skoro onoliko načina da se napiše poslovno pismo koliko i poslova za koje se možete prijaviti. Međutim, sve dok uspete da izazovete radoznalost menadžera za zapošljavanje i zadržite profesionalan i ton pun poštovanja, poslovna pisma su samo šansa da se zaposlite.