W Business2Community wiemy, że wielu menedżerów i ludzi biznesu zastanawia się, jak prowadzić skuteczne spotkania biznesowe.
Spotkania biznesowe są podstawą skutecznej komunikacji i współpracy w organizacjach. Ich znaczenie jest nie do przecenienia, począwszy od dyskusji jeden na jeden, a skończywszy na sesjach rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji.
W tym przewodniku przejdziemy przez proces planowania i przeprowadzania najbardziej efektywnych spotkań biznesowych.
Jak przeprowadzić spotkanie biznesowe w 7 krokach
Nie tylko dyrektor generalny lub główny strateg w firmie musi wiedzieć, jak prawidłowo prowadzić spotkania. Każdy członek zespołu, a w szczególności każdy członek kierownictwa, musi wiedzieć, jak uczestniczyć i prowadzić spotkanie.
Od starannego planowania po utrzymywanie zaangażowania pracowników – oto jak zaplanować i przeprowadzić skuteczne spotkanie.
1. Zaplanuj agendę
Ustal, jakiego rodzaju ma to być spotkanie. Czy chcesz, aby twój zespół poinformował wszystkich o projektach, postępach i pomysłach? Zapisz pomysł na porządek obrad i jakie projekty lub zespoły chcesz omówić.
Upewnij się, że w spotkaniu wezmą udział tylko ci pracownicy, którzy mogą wnieść do niego wartość lub coś na nim zyskać.
Gdy masz już ogólny zarys spotkania, spróbuj pomyśleć o wszelkich informacjach lub zasobach, do których ty lub zespół możecie chcieć się odnieść lub je zbadać. Po przygotowaniu materiałów rozdaj je uczestnikom spotkania przed jego rozpoczęciem.
2. Zapraszaj tylko właściwych pracowników
Zapraszaj pracowników istotnych dla danego zadania. Dzięki temu oszczędzisz cenny czas.
3. Optymalizacja czasu spotkania
Na początku spotkania szybko omów agendę z całą grupą. Szczegółowo opisz, w jaki sposób spotkanie zostanie podzielone.
Dzięki konkretnej agendzie znacznie łatwiej jest zaplanować czas, zwiększyć wydajność i omówić wszystko, co powinieneś.
4. Nagraj spotkanie
Kluczowym aspektem efektywnych spotkań jest ich utrwalanie za pomocą notatek lub nagrań. Dzięki temu pracownicy i menedżerowie mogą zawsze wrócić do omawianych punktów, unikając nieporozumień i niedotrzymanych terminów.
5. Trzymaj się agendy
Staraj się, aby wszyscy poruszali się po punktach agendy w rozsądnym tempie. Nie wstydź się przerywać pracownikom, jeśli musisz, ale zachowaj szacunek i uprzejmość. Jeśli okaże się, że spotkanie odbiega od tematu, ale dyskusja nadal może być wartościowa, zapisz ją i zaplanuj nowe spotkanie, aby ją omówić.
6. Zakończ spotkanie planem działania
W ciągu ostatnich kilku minut spotkania przygotuj plany działania dla każdego problemu lub omawianego zadania.
Wielu menedżerów lubi prosić wszystkich, którzy stoją na czele określonego celu lub zadania, o podzielenie się tym, co robią.
7. Kontynuacja
Przeanalizuj najważniejsze wnioski i wyślij wiadomość uczestnikom spotkania, aby przypomnieć im o tym, co zostało omówione i co należy zrobić w przyszłości.
Znaczenie prowadzenia dobrego spotkania biznesowego
Teraz, gdy omówiliśmy już, jak prowadzić efektywne spotkania, nadszedł czas, aby zagłębić się w znaczenie prowadzenia spotkań biznesowych.
Spotkania biznesowe są często najlepszym sposobem na zapewnienie, że linie komunikacyjne są otwarte i każdy ma coś do powiedzenia. Pracownicy mogą omawiać swoje zadania i cele w dyskusji grupowej oraz prosić innych uczestników o pomoc lub radę. Pomaga to również uczynić zespół bardziej spójnym.
Co więcej, dobre spotkania biznesowe są niezbędne do podejmowania trafnych decyzji. Połączone doświadczenie i wiedza wszystkich uczestników spotkania są wiele warte.
Idealne spotkanie biznesowe powinno zawierać wszystkie powyższe elementy, ale musi być również zwięzłe i wydajne, aby zaoszczędzić czas.
Znaczenie zaangażowania i interakcji twarzą w twarz
Po rozpoczęciu spotkania upewnij się, że wszyscy obecni są zaangażowani przez cały czas jego trwania. Jest to stosunkowo łatwe w przypadku spotkań osobistych, ale może stać się dużym problemem w sytuacjach zdalnych. Im mniej zaangażowani są pracownicy, tym mniejszą wartość wnoszą do spotkania.
Rosnąca popularność spotkań online jest zdumiewająca. Interakcja twarzą w twarz jest jednak nadal lepszy sposobem prowadzenia spotkania.
“O ile to możliwe, staraj się gromadzić zespoły na osobistych spotkaniach lub wydarzeniach. To nie tylko zwiększa zaangażowanie, ale także wzmacnia współpracę i budowanie relacji między członkami zespołu” – sugeruje Maddock.
Jeśli nie masz takiej możliwości i starasz się utrzymać zaangażowanie pracowników podczas spotkań, istnieje kilka sztuczek, które możesz wypróbować:
- Zawsze świętuj jakieś zwycięstwo;
- Staraj się być podekscytowany tematem i unikaj monotonii;
- Przygotuj pytania i odpowiedzi, w których każdy uczestnik spotkania będzie mógł wziąć udział;
- Zapytaj wszystkich bezpośrednio o ich wkład w istotne tematy, np. finanse. Nie czekaj, aż się wypowiedzą;
- Poproś wszystkich o wyznaczenie celów i omówienie ich na spotkaniu;
- Udostępnij ekran podczas spotkań online.
7 rodzajów spotkań biznesowych
Duży procent dzisiejszej kultury pracy zależy od dużych korporacji. Spotkania biznesowe stanowią część codziennego życia wielu ludzi w każdej firmie, od startupów przez małe przedsiębiorstwa po ogromne, międzynarodowe firmy. Przybierają różne formy, są dostosowane do konkretnych celów i wymagań.
Od spotkań jeden na jeden, mających na celu poprawę indywidualnych wyników, po sesje burzy mózgów, które pobudzają kreatywność i wspólne rozwiązywanie problemów – sprawdźmy rodzaje spotkań biznesowych.
1. Spotkania jeden na jednego
Spotkania biznesowe jeden na jeden to prywatne dyskusje między dwoma uczestnikami, często menedżerem i pracownikiem. Sprzyjają rozwojowi osobistemu, ocenie wyników, rozwiązywaniu problemów i poprawie komunikacji. Mają na celu wzmocnienie relacji zawodowych i promowanie indywidualnego rozwoju.
Spotkania jeden na jeden dają menedżerom często zbyt rzadką okazję do wysłuchania swoich bezpośrednich podwładnych, ich pomysłów, skarg, celów i nie tylko. Podobnie, pracownicy mogą uzyskać bardziej szczegółowe wskazówki od kierownictwa, aby mogli lepiej wykonywać swoją pracę.
2.Spotkania w formie burzy mózgów
Niezbędne w bardziej kreatywnych branżach, spotkania w formie burzy mózgów to sesje, podczas których grupa osób spotyka się w celu wygenerowania pomysłów, rozwiązań lub strategii dla konkretnego problemu, projektu lub celu. Takie spotkania stymulują otwartą dyskusję i badanie różnych punktów widzenia, aby zachęcić do innowacji i kreatywności.
3.Spotkania służące rozwiązywaniu problemów
Spotkania poświęcone rozwiązywaniu problemów łączą zespoły, aby pomóc im stawić czoła konkretnym wyzwaniom lub przeszkodom stojącym przed organizacją. Często obejmują uczestników systematycznie analizujących problem, przed którym stoi organizacja, identyfikujących jego przyczyny i współpracujących w celu opracowania skutecznych rozwiązań lub planów działania.
4. Spotkania informacyjne
Spotkania informacyjne mają miejsce, gdy organizacja musi podzielić się ważnymi aktualizacjami lub ogłoszeniami ze swoimi pracownikami. Takie spotkania są przede wszystkim komunikacją jednokierunkową, w której prezenter przekazuje informacje odbiorcom.
5. Spotkania dotyczące aktualizacji
Spotkania dotyczące aktualizacji statusu obejmują członków zespołu zgłaszających swoim przełożonym postępy w realizacji określonych projektów, zadań, punktów lub kamieni milowych. Mogą również dotyczyć wszelkich kwestii, a także pomóc w podejmowaniu ważnych decyzji.
6. Spotkania integracyjne
Spotkania integracyjne mają na celu wzmocnienie relacji między pracownikami i poprawę współpracy między członkami zespołu. Często obejmują działania, dyskusje i ćwiczenia, które wspierają zaufanie, komunikację i poczucie jedności w zespole. Czasami odbywają się na poziomie pojedynczego zespołu, podczas gdy inne obejmują całą firmę.
7. Spotkania decyzyjne
Spotkania decyzyjne obejmują spotkania interesariuszy w celu oceny opcji, omówienia alternatyw i dokonania ważnych wyborów. Mają na celu poznanie punktów widzenia różnych członków zespołu, osiągnięcie konsensusu, wyznaczenie kierunków i określenie najlepszego sposobu działania dla organizacji lub konkretnego projektu.
Czym jest etykieta spotkań biznesowych?
Znajomość ogólnej struktury dobrego spotkania nie wystarczy. Musisz wiedzieć, jak najlepiej wykonać każdy krok, aby poprawić profesjonalizm, a także wydajność i produktywność.
Jednym z najważniejszych aspektów etykiety spotkań biznesowych jest to, że zarówno pracownicy, jak i kadra kierownicza rozumieją cel i wartość każdego spotkania.
Natasha Maddock, współzałożycielka Events Made Simple UK dodała:
“Etykieta spotkań biznesowych jest ważna, ponieważ nadaje ton profesjonalizmowi, wydajności i szacunkowi w organizacji. Gdy spotkania są prowadzone w sposób celowy i przemyślany, zwiększa to produktywność, sprzyja skutecznej komunikacji i ostatecznie przyczynia się do ogólnego sukcesu firmy”.
Podsumowanie
Prowadzenie skutecznych spotkań biznesowych odgrywa kluczową rolę we wspieraniu komunikacji, innowacji i współpracy w prawie wszystkich firmach. Postępując zgodnie z ogólnym zarysem skutecznego spotkania, a także wyżej wymienionymi wskazówkami, firmy powinny być w stanie osiągnąć swoje cele w krótkim czasie.