Świat biznesu staje się coraz bardziej konkurencyjny i niepewny. Posiadanie planu ciągłości działania (BCP) jest ważne, ponieważ może zapobiec poważnym trudnościom w firmie.
Pandemia COVID-19, nasilające się cyberataki, rosnąca liczba klęsk żywiołowych, globalne napięcia geopolityczne i trwająca wojna na Ukrainie uwypukliły znaczenie posiadania planu utrzymania działalności w przypadku kryzysu.
W tym artykule przeprowadzimy cię przez proces tworzenia skutecznego planu ciągłości działania, tak abyś był gotowy na każdy kryzys, z którym możesz się spotkać.
Czym jest plan ciągłości działania (BCP)?
Plan ciągłości działania to zestaw procedur, których organizacja musi przestrzegać w przypadku nieplanowanego i ekstremalnego zdarzenia kryzysowego, takiego jak wojna, klęska żywiołowa, cyberatak lub poważny błąd ludzki.
Duże firmy mają dobrze opracowany plan ciągłości działania, aby utrzymać działalność biznesową nawet w przypadku kryzysu.
Poniżej przedstawiono główne części planów ciągłości działania:
- Określ kluczowe procesy: Plan ciągłości działania powinien jasno określać najbardziej krytyczne procesy w firmie, które są najważniejsze dla utrzymania działalności.
- Zidentyfikuj potencjalne zagrożenia: Aby dobrze przygotować się na katastrofę, musisz wiedzieć, z jakimi zagrożeniami możesz się spotkać w oparciu o kluczowe procesy, region, geopolitykę, politykę krajową, nadzór regulatora i inne.
- Uwzględnij analizy wpływu na działalność: BCP musi obejmować analizę potencjalnych zagrożeń dla firmy i jej kluczowych procesów, aby można było nadać im priorytet i je chronić.
- Wyznacz jasne cele i priorytety: Twój BCP powinien mieć konkretny nadrzędny cel podzielony na priorytety i cele.
- Wymień, kto jest odpowiedzialny za każdy cel: Upewnij się, że twój plan dokładnie określa, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie i cel, abyś mógł natychmiast przypisać te zadania swoim pracownikom. Plan powinien również zawierać alternatywę dla każdego głównego celu na wypadek, gdyby kluczowy personel nie był dostępny w czasie kryzysu.
- Stwórz szczegółowy plan komunikacji: Silne plany ciągłości działania obejmują proces planowania komunikacji, aby utrzymać pracowników, klientów i dostawców w pętli. Komunikacja powinna działać nawet wtedy, gdy zwykła sieć komunikacyjna, taka jak poczta elektroniczna, nie działa. Lista awaryjnych danych kontaktowych powinna być dostępna dla pracowników na wypadek nieprzewidzianego scenariusza kryzysowego.
- Uwzględnij plan awaryjny: Pierwsza opcja może nie zawsze zadziałać, dlatego należy mieć plan tworzenia kopii zapasowych (lub zbudować BCP dla każdego potencjalnego poważnego kryzysu) i plany odzyskiwania po awarii, aby zminimalizować zakłócenia w działalności.
- Określ strategię odzyskiwania danych: Ostatni, ale nie mniej ważny dokument powinien określać dokładne kroki, które ty i twoi pracownicy musicie podjąć, gdy BCP zostanie uruchomiony w celu ochrony firmy.
Jak stworzyć solidny plan ciągłości działania
Jak stworzyć solidny plan ciągłości działania, aby przygotować firmę na najgorsze? Poniżej przedstawiamy podstawowe kroki, które każda organizacja powinna podjąć podczas planowania ciągłości działania.
Identyfikacja krytycznych funkcji
Pierwszym krokiem w procesie planowania ciągłości działania jest zidentyfikowanie krytycznych operacji biznesowych, które firma musi traktować priorytetowo i kontynuować ich działanie. Musisz wiedzieć, co należy chronić najbardziej, aby określić potencjalne zagrożenia dla twojej firmy.
Są to zazwyczaj funkcje, które są najważniejsze dla firmy i muszą być priorytetem przed innymi operacjami.
Przykładami krytycznych funkcji biznesowych dla firmy e-commerce B2C są realizacja zamówień, marketing, obsługa klienta oraz bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.
Identyfikacja zagrożeń biznesowych w celu określenia zakresu i celów BCP
Ryzyko, na jakie narażona jest firma, różni się w zależności od wielu czynników, takich jak kluczowe procesy, skala działalności, charakter działalności, lokalizacje geograficzne i postrzeganie zagrożeń. Planowanie ciągłości działania wymaga zrozumienia potencjalnych zagrożeń dla kluczowych procesów firmy.
Weź pod uwagę swoją firmę, jej krytyczne funkcje, fizyczną lokalizację i inne szczegóły, aby określić wszystko, co może wyrządzić twojej firmie znaczną szkodę.
Przeprowadzenie analizy wpływu na działalność
Kolejnym krokiem w planowaniu ciągłości działania jest przeprowadzenie analizy wpływu na biznes, która identyfikuje wszystkie potencjalne szkody, jakie kryzys może wyrządzić firmie.
Zanim będzie można skutecznie złagodzić szkody, należy poznać wszystkie słabe punkty firmy. Na tej podstawie można stworzyć plan wzmocnienia słabych ogniw i zapobieżenia znacznym szkodom dla firmy i jej kluczowych procesów biznesowych.
Analiza wpływu na biznes powinna również identyfikować potencjalny wpływ kryzysu w szczególności na krytyczne funkcje biznesowe, aby móc je skutecznie i szybko chronić. Należy wziąć pod uwagę wszystko, co może spowodować zakłócenia w działalności firmy, takie jak utrata przychodów, zwiększone wydatki i wszelkie grzywny regulacyjne.
Zaawansowane planowanie krytycznych potrzeb
Plan ciągłości działania firmy musi określać wszystkie jej potrzeby w czasie kryzysu, aby można je było jak najszybciej zaspokoić. Obejmuje to określenie potrzeb w zakresie zasilania i posiadanie odpowiedniej kopii zapasowej w celu zapewnienia ciągłości operacyjnej.
Wszystko, co niezbędne do utrzymania ciągłości łańcucha dostaw, takie jak alternatywni dostawcy, jest niezbędne do utrzymania kluczowych procesów. Firmy powinny również uzyskać niezbędne ubezpieczenie (takie jak ubezpieczenie od powodzi lub pożaru) w celu ochrony przed klęskami żywiołowymi i innymi rodzajami szkód, aby zapobiec niszczycielskim stratom i skrócić przerwy w działalności.
Upewnij się, że posiadasz fundusze niezbędne do utrzymania działalności w czasach kryzysu. Zaawansowane planowanie potrzeb w czasie kryzysu pozwala być zawsze gotowym z funduszami i zasobami, których potrzebujesz, aby utrzymać firmę w jak najlepszym stanie.
Przeczytaj także o 5 technologiach do wdrożenia w twojej firmie.
Projektowanie planów działania
Posiadając istotne informacje z poprzednich kroków, nadszedł czas, aby przejść do kolejnego etapu planowania ciągłości działania: tworzenia planów działania. Plany te wyszczególniają dokładne kroki, które należy podjąć, aby podstawowe procesy biznesowe działały płynnie podczas kryzysu.
Solidny plan ciągłości działania powinien: wyszczególniać konkretny plan mający na celu zmniejszenie bezpośrednich szkód związanych z kryzysem, niezależnie od tego, czy są to szkody reputacyjne, fizyczne czy inne. Może to obejmować strategię PR w celu ochrony reputacji firmy, a nawet strategię HR.
Uwzględnij plan przeniesienia sprzętu w bezpieczniejsze miejsca, jeśli kryzys będzie tego wymagał. Wyznacz konkretną ścieżkę do przywrócenia procesów biznesowych, zaczynając od krytycznych funkcji biznesowych. Określ, kto jest odpowiedzialny za wykonanie każdego etapu planu.
Rozsądną strategią byłoby również stworzenie elastycznego łańcucha dowodzenia, ponieważ niektórzy kluczowi pracownicy mogą nie być w stanie komunikować się lub być niedostępni podczas kryzysu. Zaplanuj budżet na każdy etap BCP, aby firma mogła zapewnić sobie wystarczające finanse na wypadek kryzysu.
Uwzględnij elastyczny plan tworzenia kopii zapasowych danych. Jeśli jakakolwiek część działalności zależy od danych jakiegokolwiek rodzaju, plan musi obejmować strategię zapewnienia bezpieczeństwa danych przy jednoczesnym zachowaniu łatwego dostępu.
Testowanie planu ciągłości działania i szkolenie personelu
Bez względu na to, jak solidny jest plan ciągłości działania, nie będzie on miał znaczenia, jeśli pracownicy nie będą wiedzieli, jak wprowadzić go w życie. Ważne, aby przeszkolić członków personelu, którzy będą odpowiedzialni za wykonanie planu (a także zastępców na wypadek, gdyby byli niedostępni).
Samo wysłanie pracownikom zarysu planu pocztą elektroniczną nie wystarczy. Zwykle zaleca się faktyczne przetestowanie planu, aby upewnić się, że zadziała, gdy będzie naprawdę potrzebny.
Ciągła optymalizacja planu ciągłości działania
Ostatnim krokiem w planowaniu ciągłości działania jest ciągła optymalizacja. Żyjemy w niepewnym świecie i w ramach ostrożnego zarządzania ryzykiem firmy muszą śledzić pojawiające się zagrożenia i odpowiednio się na nie przygotowywać.
Firmy powinny regularnie weryfikować zakres i cele swoich planów ciągłości działania, aby były one zsynchronizowane ze zmieniającymi się czasami.
Dlaczego solidny plan ciągłości działania jest ważny?
Posiadanie solidnego planu ciągłości działania jest absolutnie niezbędne w dzisiejszych czasach. Niezależnie od tego, czy chodzi o małe zakłócenia w działalności, takie jak niewielki pożar, czy poważny kryzys, taki jak trzęsienie ziemi lub poważny cyberatak, musisz się przygotować.
Plan ciągłości działania a plan odzyskiwania danych po awarii
Plany ciągłości działania i plany odzyskiwania danych po awarii są często mylone, ale to nie to samo.
Podczas gdy plan ciągłości działania jest dość szeroki i ma na celu utrzymanie funkcjonalności firmy w czasach zakłóceń zewnętrznych lub wewnętrznych, plan odzyskiwania po awarii zazwyczaj koncentruje się na systemach informatycznych. Ma na celu zminimalizowanie awarii systemu i zapewnienie przywrócenia go tak wcześnie, jak to możliwe.
Podsumowanie
Zarządzanie ciągłością działania jest ważne dla organizacji każdej wielkości. Może to być tak proste, jak utrzymywanie kopii zapasowych danych i planu utrzymania ciągłości łańcucha dostaw, lub tak rozległe, jak posiadanie dedykowanego zespołu i miejsca odzyskiwania danych po awarii, aby złagodzić wpływ każdego poważnego kryzysu.
Posiadanie odpowiedniego planu ciągłości działania jest rozważnym ćwiczeniem w zakresie zarządzania ryzykiem i pomoże firmie poradzić sobie z wszelkimi wewnętrznymi lub zewnętrznymi zakłóceniami.