PEM 101 (Bahagi 5): Mga Halimbawa ng Pagtugon sa Mga Email nang Propesyonal

Ang mga email ay pangunahing paraan para sa propesyonal na komunikasyon sa negosyo. Kung ito ay isinusulat nang hindi maganda, maaari kang mawalan ng malaking prospektong kliyente. Ngunit kung ito ay isinusulat nang mahusay, madali mong mapapalit ang prospektong kliyente sa tunay na kliyente. Ako mismo ay napansin na ang kalidad ng aking mga tugon ay karaniwang nagtatakda kung iaako ng isang kliyente ang aking mga serbisyo o hindi at gaano sila handang gumastos.

Sa pangkalahatan, ang iyong mga sagot sa propesyonal na mga email ay dapat maingat na pinag-isipan at maingat na binuo. Sa maraming pagkakataon, hindi ito inirerekomenda na agad na mag-reply sa mga email.

Pagkatapos basahin ang isang propesyonal na email, bigyan ng sapat na panahon ang iyong isipan upang lubos na maunawaan ang email at magkaroon ng mabubuting tugon.

Sa pagtugon sa mga email ng negosyo, mag-ingat sa tono ng iyong mga email. Karaniwan itong nangangahulugan ng mga salitang ginagamit mo upang maipahayag ang iyong sarili.

Halimbawa, sa halip na sabihin,

“Please send all the shipping documents for the next batch of drugs.”

…mas magandang sabihin,

“Kindly send the shipping documents for the next batch of drugs.”

Bukod pa rito, laging tiyakin na ang iyong mga email ay tuwid at malinaw. Mula sa simula ng email, banggitin agad ang pinakamahalagang impormasyon. Ang nakasulat na impormasyon ay mas malaki ang kahulugan kaysa sa mga sinasalita. Kaya’t iwasan ang paggamit ng hindi kinakailangang malalalim na salita. Sa halip, mag-focus sa impormasyon na nais mong iparating sa iyong mga sagot at tiyakin na ang impormasyon ay kumpleto.

Iba’t ibang Paraan ng Pagsagot ng mga Email nang Propesyonal

Mayroong iba’t ibang paraan upang tumugon sa mga email nang propesyonal, depende sa iyong intensyon sa email. Ang email para sa pagkilala sa pagtanggap ng isang email ay karaniwang straight forward at direkta, ngunit karamihan sa iba pang mga tugon ay nangangailangan ng maingat na ginawang mga tugon.

Karaniwan, ang mga tugon sa email ay karaniwang sumusunod sa normal na pattern ng pagsulat ng mga propesyonal na email. Maaaring kailanganin mong magsimula sa isang pagkilala sa huling email bago sagutin ang mga tanong sa email. Ang bawat tanong ay dapat sagutin sa isang hiwalay na talata. Makakatulong ito sa iyong masagot ang lahat ng tanong at matulungan din ang iyong tatanggap na madaling maunawaan ang iyong mga sagot. Napakahalaga, matutong palaging kilalanin ang mga email na natatanggap mo kung hindi ka makakasagot sa loob ng 24 na oras pagkatapos matanggap ang mga ito. Maaari kang mag-imbak ng mga template para sa propesyonal na pagkilala sa mga email sa iyong “mga naka-kahong tugon” kung gumagamit ka ng Gmail.

Pagsusulat ng Propesyonal na Mga Tugon sa Email – Mga Halimbawa

Ang isang simpleng liham ng pagkilala ay maaaring basahin:

Mahal na Ginoong Williams:

Salamat sa pagtatanong tungkol sa aming bagong email marketing enterprise application. Makikipag-ugnayan sa iyo bukas ang isang miyembro ng koponan na may detalyadong paliwanag ng produkto na akma sa iyong pangangailangan sa negosyo.

Salamat muli para sa iyong pagtatanong.

Taos-puso,

James Burton

Narito ang isang mas detalyadong liham ng pagkilala:

Mahal na Ginoo Gate,

Salamat sa iyong order ng 25 DVD. Ipadadala namin ang mga ito sa loob ng susunod na 3 araw.

Gayunpaman, bago namin ipadala ang mga ito, kailangan naming malaman ang uri ng package na nais mo. Pakisuyong bisitahin ang iyong order page at piliin ang iyong kagustuhan. Kung mayroon kang anumang katanungan, tawagan mo kami sa +2348035290896. Agad naming aalagaan ang iyong katanungan ang customer service team.

Muli, salamat sa iyong order. Inaasahan namin ang iyong panghuling mga tagubilin.

Taos-puso,

James Noah

Narito ang isang propesyonal na tugon sa mga katanungan sa email para sa Impormasyon

Mahal na Ms. Abike,

Salamat sa pagtatanong tungkol sa email software na in-advertise sa aking blog. Bawat isa sa mga naka-listang software ay may sariling katangian sa iba’t ibang platform. Bago ko irekomenda ang partikular na software, gusto kong malaman nang kaunti tungkol sa iyo at sa iyong mga pangangailangan:

  1. Anong uri ng negosyo ang iyong hawak? Ikaw ba ay self-employed, manager, o may-ari ng negosyo?
  2. Magagamit mo ba ang software sa isang mobile device o computer? Ang iyong computer ba ay Mac o PC?
  3. Anong uri ng mga email ang madalas mong isinu-send? Sila ba ay mga tugon sa mga tanong ng customer, impormasyon para sa business-to-business, o simpleng email para sa mga kasapi ng iyong team?

Muli, salamat sa iyong interes na bumili ng ilang email software na in-advertise sa aking site. Umaasa ako na makakatugon ito sa iyong mga pangangailangan sa negosyo.

May pagmamahal,

Ayo

Narito ang isang propesyonal na tugon sa email sa Kahilingan para sa Mga Materyales

Mahal na Mr. Kinkar,

Nakakabit na ang email marketing course na iyong hiningi. Gaya ng sinabi ko sa aking website, magpapatuloy akong magpadala ng mga updated na bersyon ng kurso paminsan-minsan. Siguraduhing mabuti mong pag-aralan ang unang kabanata ng kurso. Ito ay magbibigay ng matibay na pundasyon sa lahat ng iba pang impormasyon na nakalatag sa kurso.

Sana’y maganda na ang mga resulta ng iyong mga email campaigns. Sabihin mo sa akin kung may maitutulong ako sa anumang paraan.

Lubos na akin,

James Blunt

Konklusyon

Palaging panatilihin ang isang magiliw na tono sa iyong mga email kung gusto mo ng mga paborableng tugon. Tulad ng sinabi ko kanina, maglaan ng ilang oras bago tumugon sa propesyonal na email; iyon ang pinakamahusay na paraan upang mabawasan ang mga pagkakamali.