Ang mga sulat sa negosyo ay sumasaklaw sa iba’t ibang mga dokumento at paraan ng komunikasyon—ngunit may ilang mahahalagang liham pangnegosyo na laging kailangang isulat ng mga kumpanya.
Ang mahahalagang liham pangnegosyo na ito ay kinabibilangan ng mga sumusunod:
- Mga Pormal na Liham Pangnegosyo
- Mga Sulat sa Pagbebenta
- Mga Memo ng Negosyo
Ngunit paano nagsusulat ng mga liham ang mga administrador ng negosyo at pamamahala upang matanggap nila ang mga tugon na gusto nila?
Magsimula sa pamamagitan ng pagdidisenyo ng template ng liham ng negosyo na maaaring iakma ng iyong koponan para sa iba’t ibang okasyon at tatanggap.
Tiyaking kasama sa iyong mga template ng sulat ang iyong logo, address, at impormasyon sa pakikipag-ugnayan—kailangan ang pagba-brand kung ang mga titik ay para sa panloob o panlabas na mga partido.
Sa iyong mga template sa lugar, sinisira namin ang bawat isa sa mga mahahalagang liham ng negosyo at binabalangkas ang mga pinakamahusay na paraan upang isulat ang mga ito.
Mahalagang Liham Pangnegosyo #1: Pormal na Liham Pangnegosyo
Ang pormal na pakikipagsulatan sa negosyo sa digital age ay kinakailangan para sa iba’t ibang dahilan—kaya naman isa ito sa pinakamahalagang liham pangnegosyo na isusulat.
Ang mga liham na ito ay ipinapadala sa mga supplier, empleyado, para sa malamig na outreach, mga imbitasyon, at marami pang iba.
Magsimula ng isang pormal na liham ng negosyo na may pagbati. Kung alam mo ang pangalan ng tatanggap, pinakamahusay na tawagan sila nang direkta bilang Dear [Full Name], tulad ng sa halimbawa sa ibaba.
Bagama’t maaari kang magdagdag ng mga prefix sa mga pangalan, pinakamahusay na huwag gawin ito maliban kung sigurado ka sa mga kagustuhan ng tatanggap.
Ang mga tao ay may partikular na pagpipilian para sa isang prefix, at ang pag-kamali nito ay maaaring magdulot ng pagkakasala at mawalan ka ng isang relasyon.
Kung hindi mo alam kung sino ang tumatanggap ng mail, ‘To Whom It May Concern’ ay gumagana nang maayos.
Ang katawan ng mail ay dapat na left-justified, na walang indent sa unang linya. Panatilihin ang isang puwang sa pagitan ng mga talata upang mapabuti ang pagiging madaling mabasa.
Isara ang iyong mga pormal na liham ng ‘Salamat’ at ang iyong lagda. Kung nagsama ka ng mga kalakip sa iyong liham, idagdag ang salitang ‘Mga Enclosure’ sa ibaba ng dokumento.
Mahalagang Liham Pangnegosyo #2: Mga Liham sa Pagbebenta
Ang pagsulat ng isang liham sa pagbebenta ay palaging mahirap. Ang mahalagang liham ng negosyo ay naglalayong palakasin ang mga benta at magdala ng kita para sa iyong kumpanya.
Kasabay nito, hindi mo gustong tumunog ang liham nang napakabilis ng pagbebenta kung kaya’t ang mga tatanggap ay natatanggal at nauwi sa pag-unsubscribe sa iyong kumpanya.
Ang pinakamahusay na paraan para magsulat ng sales letter ay ilagay ang iyong sarili sa posisyon ng customer—ano ang gusto nila sa iyong kumpanya at paano mo mapapakinabangan ang kanilang buhay?
I-capitalize ang mga diskarte sa pagbebenta ng relasyon sa pamamagitan ng pag-highlight ng isang potensyal na problemang kinakaharap ng iyong customer at mag-alok sa kanila ng solusyon, tulad ng sa halimbawang ito.
Pansinin kung paano binabalangkas ng liham sa pambungad na talata kung anong isyu ang kinakaharap ng customer. Ang kumpanya ay nagdaragdag ng isang human appeal sa pamamagitan ng pagbabahagi ng kanilang sariling mga karanasan.
Gayundin, sa halip na magsulat tungkol sa mga katangian ng kumpanya, itinatampok ng liham na ito kung paano at bakit mayroon itong kadalubhasaan na tumulong sa mga customer.
Ginagawa nitong mas kaakit-akit ang liham sa mga inaasahang customer at pinapataas nito ang mga pagkakataong magkaroon ng callback.
Mahahalagang Liham Pangnegosyo #3: Mga Memo ng Negosyo
Walang listahan ng mahahalagang liham pangnegosyo ang maaaring kumpleto nang walang quintessential business memo. Ang bawat kumpanya ay nagpapadala ng mga panloob na memo, ngunit ilan sa kanila ang nabasa?
Kailangan mong magsimula sa pamamagitan ng paglikha ng isang linya ng paksa ng memo na sa punto ngunit hindi masyadong maikli. Halimbawa, isulat ang ‘Friday Meeting on Q4 Goals’, sa halip na ‘Emergency Meeting – Friday’.
Hindi lamang malalaman ng koponan kung ano mismo ang magiging tungkol sa hindi inaasahang pagpupulong-at maaaring maghanda nang naaayon-ngunit hindi ka magdudulot ng hindi kinakailangang pagkabalisa.
Dapat ipaliwanag ng pambungad na talata kung tungkol saan ang memo—ano ang problemang tinutugunan mo at paano mo ito pinaplanong lutasin?
Gayundin, isama ang anumang mga aksyon na kailangan mong gawin ng mga miyembro ng koponan bago o pagkatapos ng pulong na may opsyon na talakayin pa.
Halimbawa, makikita mo kung paano binabalangkas ng memo na ito ang mga update sa pagsasaayos sa mga miyembro ng team.
Sa kasalukuyang malayong kapaligiran sa pagtatrabaho, ang pagtiyak na bukas ang komunikasyon ng koponan, pagkakaunawaan, at naa-access ay isang priyoridad.
Paano Sumulat ng Mahahalagang Liham Pangnegosyo
- Palaging i-segment ang iyong mga titik sa isang panimula, katawan, at konklusyon
- Dapat ipaliwanag ng panimula ang layunin ng liham
- Dapat balangkasin ng body copy ang iyong pitch, kwento, o pangunahing mensahe
- Ibuod ang iyong mga punto sa konklusyon na talata
- Panatilihing maikli at sa punto ang iyong mga talata
- Magdagdag ng call to action na magbibigay ng lakas sa mga tatanggap na kumilos
Ang pagsunod sa mga puntong ito ay magiging mas madali para sa iyo na regular na magsulat ng mga liham ng negosyo na lumikha ng mga relasyon sa brand sa iyong mga customer at kasosyo.