Als eigenaar van een bedrijf is het belangrijk om altijd op de hoogte te zijn van de laatste trends en gebeurtenissen in de wereld en om hierop in te spelen. Daarnaast draagt het managen van een bedrijf vaak nog meer verantwoordelijkheden met zich mee zoals het bedenken van nieuwe marketingstrategieën, het aantrekken van nieuwe klanten, behouden van personeel en de financiën van het bedrijf op orde houden. Er komt dus heel wat kijken bij het managen van een bedrijf.
De wereld begint steeds meer te digitaliseren en bedrijven zien deze trend ook meer toenemen. Het is daarom van belang dat een bedrijf positie aanneemt op het internet om blootstelling aan publiek en groei van het bedrijf te versnellen. Hierdoor zien we steeds meer bedrijven die in het IT-gedeelte van hun bedrijf investeren om voor te lopen op de trend. Zo komen er ook steeds meer ICT bedrijven om de groeiende vraag naar een uitgebreider IT-gedeelte te kunnen bemiddelen. Zie hieronder een grafiek van het CBS dat het aantal ICT bedrijven in Nederland weergeeft in verschillende jaren.
Aantal ICT-bedrijven in Nederland in het vierde kwartaal. Bron: CBS
Het opstellen van een positie in de online wereld na het starten van een bedrijf is slechts de basis een fundamentele kern om potentiële groei te bewerkstelligen. Als we kijken naar het beheren van data en informatie en hier op een zorgvuldige en efficiënte manier mee om gaan, dan worden er vaak technologische tools gebruikt om dit makkelijker en meer geleidelijk te maken. Het integreren van de juiste technologieën kan grote voordelen op verschillende gebieden van een bedrijf hebben. Lees verder om er achter te komen welke technologie geschikt is voor integratie binnen je bedrijf.
Voorraadbeheer Software
Voor bedrijven die werken met grote voorraden is het gebruik van een software om de voorraad te beheren en bij te houden van essentieel belang om het proces te versnellen en makkelijker te maken. Deze software kan er voor zorgen dat de voorraad altijd aangevuld wordt, dat altijd de exacte hoeveelheid voorraad wordt aangegeven en dat wanneer het nodig is alles in voorraad is.
Door personeel te vervangen door software scheelt dit niet alleen kosten, maar werkt het ook nog eens efficiënter en sneller. De software kan ook gebruikt worden bij de boekhouding van je bedrijf, waardoor een betere service kan worden verleend aan klanten en minder fouten gemaakt zullen worden.
Houdt dit in de gaten bij het kiezen van jouw software
Er zijn erg veel verschillende software waar je uit kunt kiezen in Nederland. Er zijn een aantal die je moet volgen bij het maken van een keuze voor de juiste software:
- Welke bedrijfsvorm heb je (MKB, ZZP, etc.), in welke sector zit je en welke functies heb je nodig. Filter hiermee een groot aantal software weg die niet in aanmerking komen voor jouw bedrijf.
- Maak vervolgens een top 3 of top 5 lijst, afhankelijk van hoeveel verschillende software door de eerste selectie heen zijn gekomen.
- Vergelijk de software nu op prijs, maar neem ook wensen die jij hoopt te bereiken met de software mee.
- Probeer het programma gratis uit als dit mogelijk is. De aanbieders weten dat er veel concurrentie is, de meeste zullen dus een gratis proefperiode aanbieden om zo potentiële klanten over te halen.
- Bevalt de software in de proefperiode, dan kun je een abonnement bij deze aanbieder nemen. Bevalt het niet, kijk in jouw top 3 of top 5 lijst welke andere software mogelijk wel goed zou passen.
Hieronder is een voorbeeld van een dashboard van een van de Nederlandse aanbieders van een voorraadbeheer software. Met deze software hou je overzichtelijk jouw voorraad bij en regel je de logistiek van jouw bedrijf eenvoudig.
Inzicht in het AFAS dashboard. Bron: AFAS
Online Training Software
Door de toenemende digitalisering van de wereld is het van belang om het personeel binnen een bedrijf bekend te maken met de online toepassing binnen het bedrijf. Doordat het leerproces vaak wordt versneld in een online omgeving wordt deze methode voor het scholen van personeel steeds populairder. Daarnaast zijn de kosten vaak lager en neemt het minder tijd in beslag.
Er zitten veel voordelen aan online trainingen voor personeel omdat, iedereen op zijn eigen tempo het leerproces kan doorlopen. Ook worden deze trainingen vaak aangepast op persoonlijke stijl van het personeel. Een ander groot voordeel dat vaak onderschat wordt is dat het studiemateriaal online opgeslagen is waardoor het wanneer dan ook toegankelijk is voor elke werknemer en je dus niet afhankelijk hoeft te zijn van een andere werknemer.
Verschillende vormen van Online Training Software
Het gebruiken van een Online Training Software kan op een aantal manieren gaan. Ten eerste is het mogelijk om als bedrijf een eigen omgeving te creëren. Hier worden zelf gemaakte video’s of of andere vormen van uitleg op geplaatst. Werknemers die nieuw zijn met bepaalde zaken kunnen hier dan gebruik van maken.
Maar het is ook mogelijk om als individu buiten een organisatie Online Training Software aan te bieden. Dit gebeurt vaak in de sport wereld, waar personal trainers mensen helpen bij het sporten. Maar ook in de zakelijke wereld kan dit het geval zijn. Succesvolle ondernemingen kunnen dan de service van een bedrijf gebruiken om werknemers wat te leren.
Afhankelijk van of je van plan bent om zelf video’s te maken met uitleg, of je de service van een derde partij koopt, kies je voor een andere software. Je kunt namelijk kiezen voor een self-service LMS (Learning Management System) of een SAAS LMS. Hierin staat SAAS voor software as a service, waarbij je dus de service van een ander koopt. Het is daarom erg belangrijk om eerst te bepalen welk van deze twee manieren je gaat gebruiken. Hieronder is een voorbeeld gegeven van een backend waarin je zelf een nieuwe training course kunt maken. In de backend zijn video’s te vinden die je helpen bij het opzetten van een training.
Backend van Boterham’s online cursus omgeving. Bron: Boterham
CRM Software
CRM, dat staat voor customer relationship managment, is software dat gebruikt kan worden om de relaties met klanten beter overzichtelijk te krijgen en daardoor te verbeteren. Omdat het soms lastig is (vooral voor een groter bedrijf) om de aandacht van alle klanten te behouden is een CRM-software enorm handig.
Door middel van een CRM-software is het mogelijk voor een bedrijf om interacties met zijn klanten bij te houden en financiële mogelijkheden daarmee uit te breiden. Ook is de software handig om de toegang tot klantendata te verbeteren en om prestaties te analyseren. Deze software is vaak makkelijk te gebruiken voor werknemers en de kosten voor het aanschaffen liggen niet al te hoog.
Welke functies heeft een CRM systeem?
Er zijn een aantal functies die praktisch iedere CRM software heeft:
- Contactbeheer: Alle contactgegevens en eerdere contacten met de klant worden door de software bijgehouden en bijgewerkt.
- Beheer van leads: In de software is ook zichtbaar welke activiteiten en taken er nog beschikbaar zijn, welke op de planning staan en/of welke als eerste gedaan moeten worden.
- Salesprognoses: Door de prognoses die het CRM systeem maakt krijgt de sales divisie meer inzicht in leads. Het kan ook door managers gebruikt worden om het sales team te motiveren.
- Chatfunctie: De meeste CRM softwares hebben ook een chatfunctie, waardoor collega’s makkelijk met elkaar kunnen overleggen. Dit verhoogt productiviteit.
- E-mail tracking: E-mails van klanten worden direct verwerkt. Zo komen de juiste mails bij de juiste personen terecht en worden er leads gemaakt. Wat ook vaak gebeurt is dat activiteiten uit mails direct in de agenda van een werknemer geplaatst worden, zodat meetings niet vergeten worden.
- Bestanden delen: Op een CRM software kunnen bestanden snel tussen collega’s gedeeld worden.
- Analyses: Informatie wordt verzameld in de software. Hierdoor kunnen er gemakkelijk analyses gemaakt worden die in dashboardweergaves vertaald worden.
Bij het kiezen van de beste CRM software is het belangrijk om te kijken of de software deze basis functies heeft. Dit zijn namelijk functies die het gebruik van de software een stuk makkelijker maken. Daarnaast kan het zijn dat de ene software nog meer functies biedt dan de andere, maar dit zal dan ook terug te zien zijn in de prijs. Kijk daarom wat het budget is van jouw bedrijf en wat je allemaal nodig hebt. Hieronder is een dashboard te zien van een mogelijke aanbieder van een CRM software.
Dashboard CRM systeem. Bron: Agile CRM
Online Meetings
Bedrijven zijn vaak aanwezig rondom de hele wereld. Dit maakt het vaak lastig om meetings fysiek te houden met werknemers, vooral als deze in andere landen wonen. Meetings die online gedaan kunnen worden zijn hier een oplossing voor. De werknemers kunnen vanaf waar dan ook deelnemen aan de meeting. Er zijn verschillende software om deze meetings te organiseren, een paar bekenden op het gebied van online meetings zijn Skype en Zoom.
Volgens Trey Smith voldoet de software aan alles wat een bedrijf nodig heeft om online meetings te organiseren. Door middel van het delen van een link kan iedere deelnemer van de meeting; spreken, zichzelf laten zien en het scherm delen met anderen. Enorm handig dus en ook zeer gemakkelijk om te gebruiken. Een stabiele internetverbinding en een goede Wifi-router zijn wel van belang om ervoor te zorgen dat de verbinding niet hapert of achter loopt.
Een andere grote aanbieder van Online Meeting is Microsoft Teams. Het platform heeft maandelijks meer dan 270 miljoen gebruikers. Dit is tijdens de Covid-19 crisis een stuk meer geworden dan daarvoor, doordat men toen voel online moest werken. Het fijne aan de grote aanbieders als Microsoft Teams of Zoom is dat deze gedeeltelijk gratis te gebruiken zijn. Je kunt er ook voor kiezen om een account te nemen tegen een kleine betaling. Dan krijg je de mogelijkheid om langer in meetings te zitten en andere kleine functionaliteiten.
Zoom meeting. Bron: Zoom
Netwerk beveiliging
Wellicht één van de belangrijkste technologieen die zich binnen een bedrijf hoort te voldoen is de beveiliging van het netwerk en data. Nu het internet een steeds grotere rol begint te spelen in het bedrijfsleven is het dus een prioriteit om de beveiliging binnen een bedrijf op orde te hebben. Vaak zijn kleinere bedrijven het slachtoffer van hackers die uit zijn op belangrijke gegevens van het bedrijf. In 80% van de gevallen gebruiken bedrijven geen beveiliging voor hun netwerk en data, wat het vrij gemakkelijk maakt voor hackers om binnen te dringen. Wel is terug te zien dat steeds meer kleine bedrijven data online in de cloud op slaan, waardoor het dus van belang wordt dat deze data goed beveiligd is.
Grote bedrijven hebben vaak hogere cybersecuritystandaarden dan de kleine bedrijven. Ze werken vaak alleen samen met partners als deze ook voldoen aan de standaarden die zij hebben. Als zzp’er of mkb’er kan het dus zijn dan grote bedrijven niet met je samen willen werken omdat jouw cybersecurity niet goed genoeg is. Grote bedrijven worden daarnaast ook nog eens gedwongen door een Europese regelgeving om aan strengere cyber-security eisen te voldoen. Deze regelgeving, de Network and Information Systems-richtlijn, heeft geen betrekking op kleinere bedrijven, maar zorgt er indirect ook voor dat ze aan hogere standaarden moeten voldoen.
Het beveiligen van het netwerk is daarnaast niet alleen van belang voor het bedrijf, maar ook voor de klanten die te maken hebben met een bedrijf. Om de beveiliging een tandje op te schroeven kan een bedrijf denken aan data-encryptie of een beveiligde omgeving voor de e-mail. Het hebben van een back-up systeem voor het geval van een hack is ook een goede voorzorgsmaatregel om de processen binnen een bedrijf te versoepelen.
Cyber Security. Bron: PWC
Conclusie
Het implementeren van de bovenstaande technologieën kan jouw bedrijf helpen bij het verbeteren van communicatie, klantenrelaties en andere interne factoren. Er zijn in Nederland meerdere partijen voor ieder van de technologieën. Het is daarom belangrijk om de verschillende partijen goed te vergelijken. Kijk hierbij naar de eisen vanuit jouw bedrijf en vergelijk dit met wat de verschillende aanbieders precies te bieden hebben. Als beginnend bedrijf hoef je niet meteen elk van de technologieën te adapteren, maar het is wel belangrijk om ze in je achterhoofd te houden, want ze kunnen stuk voor stuk bevorderlijk zijn voor de onderneming.