会社の生産性と効率を向上させるためには、定期的な研修が欠かせません。最もよく使われるトレーニング法であるOJTは、低コストかつ効果的に社員の能力を高められる方法として知られています。
安全性の確保や人材育成の観点からも、研修の内容は合理的かつ質の高いものである必要があります。この記事でOJTの意味や具体例を把握して、今後の社員教育に役立てましょう。
OJTとは？
OJTとは、職場内研修（On-the-Job Training）のことを意味します。職場で働く際に必要なスキルを身につける方法として様々な企業で一般的に用いられています。
実際の仕事の場面をシミュレーションすることが多く、特定のツールや設備の使用方法を学ぶ良い機会となります。プレゼンやミーティングで説明するよりも直感的なため、ワークフローを定着させるのに絶大な効果を発揮します。
OJTはまた、研修を通して社員間で親交を深めるのにも役立ちます。各従業員の役職を把握するのにも有効なため、OJTを受ける側はありがたいと感じることが多いでしょう。
OJTの問題点として、教える側の負担が大きいということが挙げられます。そのため、管理職クラスの実績のある社員がOJT担当となることが多いようです。
OJTの意味
OJTには、社員教育以外にも様々な意味があります。教える側からすると、社員一人ひとりの能力を把握する機会として捉えることもできるでしょう。
以下に、OJTの主な意味をまとめました。
- 仕事内容を社員間で共有する
- 社員間で交流する
- 社員のスキルアップを図る
- 新しいワークフローを定着させる
- コミュニケーション能力を磨く
また、OJTに似た意味を持つOFFJTというものもあります。OFFJTは職場外研修（OFF-the-Job Training）のことで、職場以外の場所で行うセミナーなどを指します。
OJTとOFFJTの違い
前述したように、OJTとOFFJTは共通点の多い概念です。それぞれに異なる特徴がありますが、受ける側と教える側の両方が成長できるという点では共通しています。
OJTとOFF-JTの違いを以下にまとめました。
- 会場・・・OJTが会社内（オフィスなど）で行われるのに対して、OFFJTは会社の外のミーティング会場などを貸し切って行われることが多いです。このため、一回ごとの実施費用もOFFJTの方が大きくなります。
- 規模・・・小〜中規模のOJTに対して、OFFJTは異なる部門や支部の人が参加することもある大規模な集会です。より多くの人々と交流できる一方、緊密な連携を図るにはOJTの方が効果的だと言えるでしょう。
- OJTトレーナー・・・通常、職場内研修は会社内の人間が指揮します。OFFJTは外部の講師を招くこともあり、一方通行的な情報の受け渡しを中心とすることが多々あります。
- 内容・・・OJTが機器の使い方などの実践的な事柄を扱うことが多いのに対し、OFFJTは事業方針など、より大局的かつ理念的な事柄を扱うことが多いです。
どちらが優れているということはないため、ほとんどの企業はOJTとOFF-JTの両方を同時に活用しています。ただし、中小企業などは予算の関係で職場外研修を開けないという場合もあるでしょう。
OJTの具体例
OJTの教育内容は様々ですが、新入社員が把握していないと思われる内容や、新しい技術やワークフローの導入時に機器の使い方などを教える場合がほとんどです。
OTJの具体例には、以下のようなものがあります。
電話対応
接客に慣れている人でも、電話対応は苦手という人はたくさんいます。特に新入社員は電話対応のフローを把握していないことが多いため、取引先などから電話がかかってきたことを想定したシミュレーション型のOJTを行う会社が多いようです。
オフィス内設備の使用方法
入社したての社員や、新しい機器・設備が導入された時などに行われるOJTです。プリンターやIDカードなどの基本的なツールはもちろん、複雑な操作が必要となる精密機器の取り扱いを含む場合もあります。使い方を誤ると事故に至る機器がある場合は、定期的に繰り返し行うのが一般的です。
情報保護や倫理
スライド資料などを用いたミーティングの形をとることが多いOJTです。パワハラやセクハラを目撃・体験した時の対応方法や、顧客情報などの個人情報の取り扱いを学ぶために欠かせません。研修内容が理解できたか確認するため、最後に質疑応答や簡単なテストの時間を設けることもあります。
ワークフロー
最も多く実施されるトレーニングで、業種を問わずほぼ全ての会社で実施されています。ワークフローの更新があった時はもちろん、社員間で認識を共有するために定期的に実施することもあります。会社の業績に直結する可能性が高いため、信頼のおけるベテラン社員がリードすることの多いOJT具体例です。
プレゼン練習など
多数の企業が参加する大会などの特別な機会に備えて行われる研修です。係長や課長クラスの社員が参加することが多く、会社やチームを代表して商品やサービスを宣伝する方法を学びます。他のOJT具体例と異なり、教える側だけでなく受ける側も研修用の資料などを用意することがあります。
外部講師を招いたOJT
一対多数の構成をとることが多く、参加人数も多めの研修です。異なる部門から社員が参加する場合もあり、普段やり取りのない人と親交を深めたり、意見を交換したりできます。グループ活動を行うこともあるため、リーダーシップを学ぶ機会でもあります。
OJTの問題点
OJTには問題点も存在します。職場内研修は社員の能力を引き上げるのに不可欠ですが、うまく利用できない場合はマイナスの結果につながる恐れもあります。
例えば、教える側にOJTのやり方を知らない人がいる場合、効果的な実施が難しいかもしれません。また、トレーニングを教育の機会と捉えない場合、社員間で苛立ちが募ったり、逆に仕事の効率が落ちたりすることがあります。
ボランティアと称して無給で実施したり、仕事のスケジュールを圧迫するような形で行なったりすると、「OJT、最悪」という意見が蔓延する事態を招きかねません。
こうしたOJT問題点を克服するためにも、信頼の置ける人を研修の担当者に指名する必要があります。社内の人間のみで対処するのが難しい場合、外部のコンサルタントなどを雇うのも手でしょう。
また、OJTの進め方を記したマニュアルを配布するなどするのも効果的です。会社全体でトレーニングの意味を共有しておくことで、効率的かつ一貫した研修の実施が可能となります。
また、OJTチェックシートを用いて教育内容を管理しても良いでしょう。経営陣が会社の運営状況を把握するのにも役立ちますので、実施後は得られた成果を記した報告書を作成させるのも効果的です。
さらには、教育と平常の業務を並行して実施しなければならないなど、作業負荷が一部の人に集中することも、OJTのデメリットと言えます。このような状況には、ワークフォースマネジメントなど、負荷を平準化する取り組みが必要です。
OJTのメリット
ここまで解説したように、OJTには様々なメリットがあります。代表的なものを以下にまとめました。
社員を育成・維持できる
新入社員をOJTで教育することは、優秀な人材を育てる上で必要不可欠です。入社したての不安な時期に十分なトレーニングを提供することで、社員が抱える不安を取り除くことができます。
また、他の社員を交えた共同作業や社員間での意見交換を通じて、部門やチームの一体感を高めることもできます。これは従業員の定着率向上につながりますので、一定期間ごとにOJT教育を行うと良いでしょう。
仕事の質を均一化できる
サービス業などの業種では特に、社員の仕事の質を一定に保つ必要があります。そのため、介護ではOJT計画書を利用して細かな段取りを確認しているということもあるようです。
優秀な人材を特定できる
トレーニングを通じて、成績の良い優秀な人材を特定することもできます。社員をテストする意味合いで使うこともできますので、OJT研修は人事にとって実用的な側面もあると言えるでしょう。
チームの結束力を高められる
共同作業を通して、チームや会社内の結束力を高めることもできます。モチベーションが上がることで仕事の効率が上がったり、コミュニケーションがスムーズになる効果が期待できます。
また、チームの結束力を強化するためには、管理者の信頼が問われます。OJTで業務を実行する中でも、360度評価を実施し、さまざまな人の視点から評価する企業が増えてきています。
知識を共有・管理できる
一人ひとりの社員がもつ知識を集約し、社内全体に広める効果もあります。「知識管理」とも呼ばれるものですが、人的なリソースだけでなく情報資源を備蓄するためにも
OJT研修のまとめ
OJTで新人教育を行うことは、ビジネス全体を支える重要な慣行だと言えます。定食率やサービスの質を一定に保つためにも、四半期ごとなどの定期的な実施が欠かせません。
専用のOJTトレーナーがいるのといないのでは、社員のやる気や実施状況に大きな差が出ます。決まった担当者がいないという場合は、いますぐに担当者を指名して研修内容の作成に専念する時間を設けるようにしましょう。