ワークフローの改善は、職場全体の生産性と効率を向上させる上で不可欠となります。在宅勤務の従業員が多い場合は尚更で、アプリなどのツールを使ってワークフロー改善に取り組む会社も多いようです。
効率的なワークフローを作成・管理することは、収益増加につながるだけでなく、従業員のモチベーション維持にもつながります。起業の成功例を模索している人は、成功している企業のワークフローを分析して、自社の業務フローに取り入れてみることもおすすめです。
そこで今回は、ワークフローを無料で作成して簡単に使う方法を紹介します。
効率的なワークフローの作り方
1. メールをチャット化する
メールをチェックするのがしんどいと感じる人は多いと思います。メールが届くたびに受信箱を開いてメッセージを読み込む必要があるため、スケジュールを圧迫したりストレスの原因にもなりかねません。
そんな時は、メールでのやりとりをチャット化してみましょう。Slackなどのアプリを利用すると、コミュニケーションに関係するワークフローを劇的に改善できます。
時間短縮につながるだけでなく、ストレス低減とミスコミュニケーションの削減にもつながります。音声やビデオでのやりとりが必要という場合は、Teamsなどのワークフロー改善ツールを使っても良いでしょう。
こうしたメッセージングアプリには、動画像やその他のファイルの共有が簡単というメリットもあります。無料で使えるものがほとんどですので、ワークフロー改善の観点から各種ツールの機能を比較検討してみると良いでしょう。
2. コラボレーションソフトを活用する
チャットアプリに並んで重要なのが、コラボレーション用のソフトウェアです。Sharepointなどはワークフロー作りに特に効果的で、会社全体で導入する企業も多いようです。
プロジェクトに関する情報を一か所に集約することで、部門を超えたコラボレーションが可能です。また、クラウドベースのワークフロー管理ツールは、サーバーに関する費用の削減にもつながります。
また、人材及び人事管理が容易になるというメリットもあります。各従業員のワークフローをクラウドで管理することにより、タスクの内容、使用ファイル、勤務時間などを即座に参照できるようになります。
セキュリティに懸念があるという場合は、内部サーバーでデータ管理を行うのも手でしょう。また、社内用のワークフローアプリを開発してオフィス内限定で用いるのもおすすめです。
最近は、SNSマーケティングの活性化により、数多くのプラットフォームがサービスを無料で提供しているので、予算が少ない方は、ワークフローにSNSを組み込んでみるのも良いでしょう。
3. ワークフローを図式化する
ワークフローが複雑な場合、図を用いるのがおすすめです。研修やミーティング用の資料を作成する時などは、作業を可視化することを念頭におくと良いでしょう。
図の作成には、Office365などのワークフローソフトがおすすめです。誰でも簡単に使えるため、デザイナーを雇わなくて済むというメリットがあります。
また、従業員からの意見をこまめに聞き入れるのも重要です。最初から完璧なワークフローを作ることは不可能ですので、常に改善を続けることはワークフロー管理において不可欠となります。
4. 休憩時間を確保する
どれだけ生産性の高いツールやアプリを活用したとしても、休憩を怠ると効率や集中力の低下につながります。従業員の健康を確保するためにも、ワークフロー上に十分な休憩時間を確保するようにしましょう。
休憩時間の決め方がわからないという場合は、自分が最も快適に仕事できると感じるスケジュールをモデルとすると良いでしょう。たとえば、一つのタスクが完了した後に立ち上がってストレッチする時間を設けたりするのが効果的です。
また、従業員にワークフローを周知させることも重要です。健康的な労働習慣を徹底させるためにも、こまめに休憩を取るようにリマインドするようにすると良いでしょう。
自然と休憩を管理するのが難しい場合は、リマインダーを使うのも手です。オフィスで共同作業共同作業している場合などは、チーム全体が通知を受け取れるようにするなどすると良いでしょう。
ワークフローの作成方法まとめ
ワークフローの作り方は様々ですが、効率的かつ持続的な労働習慣を定着させるためには、分かりやすさを再優先に考える必要があります。BPRを検討している人にとっては、ワークフローを見直すことは、その第一歩になるでしょう。
幸い、Slackやシェアポイントなどのワークフロー改善ツールはたくさんありますので、各ツールを実際に使用してみて使用感を比較してみると良いでしょう。
一度ワークフローを作成したら、定期的に更新するなど管理を徹底する必要があります。また、ワークフローは従業員に承認されないと効果が得られませんので、休憩を確保するなどして無理なスケジュール組みを避けるようにしましょう。