Avere un piano di continuità operativa (in inglese “business continuity plan”) sta diventando sempre più importante per prevenire eventuali ostacoli e imprevisti che la tua azienda potrebbe incontrare man mano che la situazione diventa più competitiva e incerta. La pandemia di COVID-19, i crescenti attacchi informatici, i disastri naturali, le tensioni geopolitiche globali, le speculazioni sulle materie prime e l’inflazione hanno evidenziato l’importanza di avere un piano per mantenere operativa l’azienda in caso di crisi.

In questo articolo utilizzeremo la nostra esperienza in materia per guidarti attraverso il processo di creazione di un piano di continuità aziendale efficace, in modo che tu possa essere pronto per qualsiasi crisi che potresti dover affrontare. Inoltre, esamineremo i diversi tipi di piani di continuità aziendale e analizzeremo la differenza tra un piano di continuità operativa e un piano di ripristino di emergenza.

Che cos’è un piano di continuità operativa (PCO)?

Un piano di continuità operativa è un insieme di procedure che un’azienda deve seguire in caso di un evento estremo e non pianificato come una guerra, un disastro naturale, un attacco informatico o un grave errore umano. Le grandi aziende dispongono di un piano di continuità ben strutturato per mantenere operative le attività aziendali anche in caso di crisi.

Di seguito sono riportati i punti principali dei piani di continuità operativa:

Individuare i processi chiave: un piano di continuità dovrebbe indicare chiaramente i processi più critici dell’azienda. È fondamentale per mantenere l’azienda in funzione e quindi è necessario assicurarsi di essere pronti per fare degli interventi mirati e tempestivi durante una crisi.

Identificare potenziali minacce: per prepararsi bene a un disastro, è necessario sapere che tipo di minacce potresti dover affrontare in base ai processi chiave dell’azienda, alla tua regione, alla geopolitica, alla politica interna, alla supervisione delle autorità di regolamentazione e altro ancora.

Includere un’analisi dell’impatto aziendale: il PCO deve includere un’analisi delle potenziali minacce per l’azienda e i suoi processi chiave, in modo che possano essere classificati per priorità e protetti in base all’importanza.

Stabilire gli obiettivi e le priorità: bisogna avere un obiettivo generale specifico, suddiviso in priorità e obiettivi specifici, non solo una vaga idea di mantenere in vita l’azienda ma un piano ragionato in diverse fasi.

Elencare i responsabili di ciascun obiettivo: il PCO deve anche stabilire esattamente chi è responsabile di ogni singola attività e obiettivo, in modo da poter assegnare immediatamente questi aspetti ai vari lavoratori. Dovrebbe inoltre disporre di un’alternativa per ciascun obiettivo principale nel caso in cui il personale chiave non sia disponibile durante una crisi.

Preparare un piano di comunicazione: i migliori piani di continuità operativa includono un processo di pianificazione della comunicazione, per mantenere dipendenti, clienti e fornitori aggiornati sulla situazione. La comunicazione dovrebbe essere operativa anche se la normale rete di comunicazione (social media e email) non funziona. Un elenco di contatti di emergenza dovrebbe essere a portata di mano, con i membri del personale preparati a qualsiasi scenario di crisi.

Includere un piano di backup: la prima opzione potrebbe non funzionare sempre, motivo per cui dovresti disporre di un piano di backup (o creare un PCO per ogni potenziale crisi) e piani di ripristino di emergenza per ridurre al minimo l’interruzione dell’attività.

Determinare una strategia di recupero: ultimo ma non meno importante, si dovrebbero determinare i passaggi esatti che tu e i tuoi dipendenti dovrete intraprendere quando il PCO viene messo in atto per proteggere l’azienda. Descrivendo nel dettaglio come normalizzare l’azienda e i suoi processi chiave una volta che la crisi iniziale si sarà calmata.

Come creare un solido piano di continuità operativa

Ora è il momento di approfondire come creare un solido piano di continuità operativa per preparare la tua azienda al peggio. Di seguito sono riportati i passaggi fondamentali che qualsiasi organizzazione dovrebbe eseguire durante la pianificazione della continuità aziendale.

Identificare le funzioni critiche

Il primo passo logico nel processo di pianificazione della continuità aziendale è identificare le operazioni aziendali critiche, a cui l’azienda deve dare priorità per continuare a funzionare. È necessario sapere cosa è fondamentale proteggere maggiormente per determinare le potenziali minacce alla propria azienda.

Queste sono solitamente le funzioni più importanti dell’azienda e devono essere una priorità rispetto agli altri aspetti. Esempi di funzioni aziendali critiche per un’azienda di e-commerce sarebbero l’evasione degli ordini, il marketing, l’assistenza clienti, la sicurezza e la conformità.

Identificare i rischi aziendali per determinare gli obiettivi del PCO

I rischi che un’azienda deve affrontare variano in base a molteplici fattori come i processi chiave, la portata delle operazioni, la natura dell’azienda, la posizione geografica e la percezione della minaccia. Naturalmente, la pianificazione della continuità operativa richiede la comprensione delle potenziali minacce ai processi chiave dell’azienda.

Considera la tua attività, le sue funzioni critiche, la sua ubicazione fisica e altri dettagli per determinare tutto ciò che potrebbe arrecare un danno significativo alla tua attività. Ciò potrebbe includere una violazione dei dati, un terremoto, un incendio, un errore umano, una fuoriuscita di petrolio o qualsiasi evento consequenziale.

Ad esempio, il piano di continuità aziendale di un’azienda automobilistica sarebbe molto diverso da quello di un’azienda tecnologica. Allo stesso modo, un’azienda che opera in regioni più soggette a disastri naturali e disordini civili potrebbe essere diversa dalle altre.

Eseguire un’analisi dell’impatto aziendale

Il passaggio successivo nella pianificazione della continuità operativa consiste nell’eseguire un’analisi dell’impatto aziendale che identifichi tutti i potenziali danni che la crisi potrebbe arrecare all’azienda. Prima di poter mitigare efficacemente i danni è necessario conoscere tutti i punti deboli della propria azienda. Da lì è possibile creare un piano per rafforzare gli anelli deboli e prevenire danni significativi all’azienda e ai suoi processi chiave.

Secondo Ready.gov , un sito informativo realizzato dal Dipartimento per la Sicurezza Nazionale degli Stati Uniti, l’analisi dell’impatto aziendale dovrebbe includere quanto segue .

  • Danni fisici ai locali dell’azienda e qualsiasi limite d’accesso all’edificio
  • Danni o guasti alle apparecchiature principali e ai sistemi informatici
  • Interruzione della catena di fornitori
  • Interruzioni di servizi pubblici come l’energia elettrica, il gas o la fornitura idrica
  • Perdita di dati importanti e delle comunicazione con dipendenti, clienti e partner commerciali

L’analisi dell’impatto aziendale dovrebbe anche identificare il potenziale danno della crisi, in particolare sulle funzioni aziendali critiche, in modo da poterle proteggere in modo efficace e rapido. Considera tutto ciò che potrebbe causare un’interruzione dell’attività come perdita di entrate, aumento delle spese ed eventuali sanzioni normative.

Pianificazione avanzata dei bisogni critici

Il tuo piano di continuità aziendale deve delineare tutte le esigenze durante una crisi, in modo che possano essere soddisfatte il prima possibile. Ciò includerebbe quanto segue:

  • Identificare le esigenze energetiche e disporre di un backup adeguato per garantire la continuità operativa.
  • Tutto ciò che è necessario per mantenere in funzione la catena di approvvigionamento, come disporre di fornitori alternativi, è vitale per mantenere attivi i processi chiave. Coloro che pianificano le interruzioni della catena di fornitura possono spesso sconfiggere facilmente la concorrenza che non lo fa nei momenti difficili.
  • Implementare un piano che garantisca che tutti i dipendenti siano al sicuro in caso di emergenza.
  • Le aziende dovrebbero inoltre ottenere delle assicurazioni necessarie (come quelle contro le inondazioni o gli incendi) per proteggersi da disastri naturali e altri tipi di danni, così da prevenire perdite devastanti e ridurre le interruzioni dell’attività.

Assicurati di avere i fondi necessari per mantenere a galla la tua attività in tempi di crisi. La pianificazione avanzata delle esigenze durante una crisi consente di essere sempre pronto con i fondi e le risorse di cui si avrà bisogno per mantenere l’attività operativa.

Progettare piani d’azione

Dopo aver letto le informazioni vitali fornite nei passaggi precedenti, è il momento di passare alla fase successiva della pianificazione della continuità operativa: la creazione di piani d’azione.

Questi piani descrivono in dettaglio le misure da intraprendere per mantenere i processi aziendali essenziali operativi durante una crisi. oltre agli aspetti specifici per la tua azienda, un solido piano di continuità operativa dovrebbe:

  • Dettagliare un piano specifico per ridurre il danno diretto della crisi, sia esso reputazionale, fisico o altro. Ciò potrebbe includere una strategia di pubbliche relazioni per proteggere la reputazione dell’azienda o anche una strategia di risorse umane per mantenere i dipendenti felici e in salute, affinché svolgano il proprio lavoro al meglio.
  • Includere un piano per trasferire le attrezzature in luoghi più sicuri se la crisi lo rendesse necessario.
  • Definire un percorso specifico per il ripristino dei processi aziendali a partire dalle funzioni aziendali critiche.
  • Specificare chi è responsabile dell’esecuzione di ogni singola fase del piano. Inoltre, sarebbe una strategia prudente creare una catena di comando flessibile poiché alcuni membri del personale chiave potrebbero non essere disponibili durante una crisi.
  • Pianificare un budget per ogni fase del PCO, in modo che l’azienda possa garantire un fondo sufficientemente ampio in caso di crisi.
  • Includi un piano di backup dei dati flessibile. Se qualsiasi parte dell’azienda dipende da dati di qualsiasi tipo, il piano deve includere una strategia per mantenere i dati sicuri e protetti pur restando facilmente accessibili.
  • Pensare a come ridurre al minimo i danni a terzi come: clienti, non clienti, ambiente, ecc. Ciò è fondamentale per prevenire danni alla reputazione derivanti dalla crisi.

Scrivere un piano d’azione per un PCO dovrebbe includere obiettivi specifici e solitamente deve essere suddiviso in più attività. Assicurati di includere chi è responsabile di ciascuna attività per evitare confusione. Infine, è necessario spiegare come verranno eseguite le attività, quanto tempo dovrebbero impiegare e come verranno giudicate le prestazioni.

Test del Piano di Continuità Operativa e Formazione del Personale

Non importa quanto sia valido il piano di continuità aziendale, non avrà importanza se i tuoi dipendenti non sanno come metterlo in atto. È quindi importante formare i membri del personale che saranno responsabili dell’esecuzione del piano (nonché i sostituti nel caso in cui non siano disponibili).

Inviare semplicemente ai dipendenti una bozza del piano via email non è sufficiente. Di solito è consigliabile testare effettivamente il piano per assicurarsi che funzioni se se ne avrà veramente bisogno.

Potrebbe essere utile organizzare esercizi pratici in cui il personale discuta i propri ruoli durante un’emergenza. L’azienda può anche simulare una crisi e poi testare il proprio piano per vedere come funziona. Efficaci esercizi di simulazione sono un ottimo modo per mantenere i dipendenti preparati al PCO e su ciò che devono fare in caso di crisi.

Ottimizza continuamente il piano di continuità aziendale

Il passaggio finale nella pianificazione della continuità aziendale è la continuità. Viviamo in un mondo incerto e, nell’ambito di una prudente gestione del rischio, le aziende devono tenere traccia dei potenziali rischi emergenti e prepararsi di conseguenza. Inoltre, man mano che le dimensioni e la portata del business si evolvono, la percezione della minaccia cambierà.

Il miglior PCO del 2000 è molto diverso dal miglior PCO di oggi, perché esistono minacce diverse e un’azienda può cambiare enormemente nel tempo, modificando drasticamente priorità e obiettivi.

Le aziende dovrebbero rivedere regolarmente la portata e gli obiettivi dei propri piani di continuità operativa in modo che siano in sintonia con i tempi che cambiano. Il processo di test discusso nel passaggio precedente aiuterebbe anche a perfezionare il piano di continuità e a risolvere eventuali lacune.

Conclusioni

La gestione della continuità operativa di un azienda è importante per le organizzazioni di tutte le dimensioni. Potrebbe essere semplice come mantenere un backup dei dati e un piano per mantenere il flusso della catena di approvvigionamento, o esteso avendo un team dedicato e un piano di ripristino di emergenza per mitigare l’impatto di qualsiasi grave crisi.

Avere un piano di continuità adeguato è un esercizio prudente di gestione del rischio e aiuterebbe l’azienda a superare qualsiasi interruzione interna o esterna.

Un solido PCO potrebbe fare la differenza tra rimanere al passo con la concorrenza (o addirittura superarla) e andare in bancarotta totale, garantendo che le funzioni essenziali possano continuare a funzionare anche in caso di crisi e mitigando i danni. Inoltre, è essenziale informare pienamente i dipendenti interessati in modo che possano eseguirlo in modo impeccabile ed efficiente.