Trello vs Asana – Quale è il migliore del 2024 – Come scegliere il software di project management più adatto alla propria azienda

Chi cerca il miglior software per la gestione dei progetti può contare su un buon numero di opzioni tra cui scegliere. Questi strumenti offrono numerosi servizi e vantaggi, come la semplificazione delle operazioni e l’automazione delle attività ripetitive.

Tra le migliori soluzioni attualmente disponibili sul mercato si segnalano in particolare Trello e Asana, due dei più popolari strumenti di project management in circolazione. Ma quale dovreste scegliere per il vostro business?

In questa guida analizzeremo tutte le principali caratteristiche di Trello e Asana, ne illustreremo i pro e i contro, spiegheremo quali tipi di aziende trarrebbero i maggiori benefici dall’utilizzo di entrambi e vi aiuteremo a scegliere lo strumento di gestione dei progetti più adatto a voi.

Trello vs Asana: Per quali tipi di aziende sono più adatti?

Tutte le aziende, a prescindere dalla loro dimensione, hanno dei progetti da gestire e spesso il lavoro si basa sulla collaborazione. Per garantire una gestione ottimale e il successo del vostro business, può rivelarsi molto utile adottate un software di gestione dei progetti online.

Sia Trello che Asana sono una valida scelta per la maggior parte dei team, ma è necessario considerare i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna piattaforma e confrontarli con le proprie esigenze per scegliere il miglior strumenti di project management e ottenere grandi risultati.

Entrambi vengono utilizzati da piccole, medie e grandi imprese, oltre che dai liberi professionisti, e sono disponibili per Windows, Linux, Android, iOS (IPhone/IPad), Mac e in versione web-based.

Inoltre, ambedue le applicazioni utilizzano il Kanban, un un metodo di gestione del flusso di lavoro che consente di visualizzare tutti i passaggi di un processo ed essere sempre consapevoli dello status e delle dinamiche relative ad una singola attività in corso.

In questo confronto, abbiamo testato Asana vs Trello nella loro ultima versione per evidenziare le loro differenze fondamentali e permettervi di fare la scelta più appropriata per il vostro team.

Trello è il migliore per:

• Chi preferisce pianificare To-do list o altri progetti con schede Kanban.
• Piccole e medie imprese con flussi di lavoro semplici.
• Chiunque sia alla ricerca di uno strumento gratuito per organizzare flussi di lavoro lineari con automazione integrata e ampia integrazione di software.

Asana è la soluzione migliore per:

• Team complessi con flussi di lavoro altamente integrati.
• Grandi team eterogenei che vogliono personalizzare al massimo i processi lavorativi, automatizzare semplici attività e lavorare con i software aziendali più diffusi.
• Manager che devono seguire e gestire da vicino il flusso di lavoro, i carichi lavorativi e gli obiettivi del proprio team.

Cosa sono gli strumenti di gestione dei progetti?

Uno strumento di project management è un software che assiste nel follow-up dei propri progetti, sia dal punto di vista strategico che operativo. Dalle fasi di pianificazione con i diagrammi di Gantt, ai flussi di lavoro organizzati con la Kanban board, passando per il coordinamento del team alla comunicazione, questi strumenti sono essenziali per una gestione di successo del progetto, portando a migliori performance sul budgeting e più chiarezza grazie alla tracciabilità dei entrate e uscite.

In altre parole, gli strumenti di gestione dei progetti facilitano enormemente il lavoro dei manager, aiutandoli nella pianificazione, nell’assegnazione e nell’organizzazione dei compiti, nella promozione della collaborazione, nella gestione delle risorse e altro ancora. Riuniscono tutto ciò che serve a un team in un’unica piattaforma, che funge da fonte di informazioni, cooperazione e punto di partenza per ogni attività.

Che cos’è Trello?

Trello è uno strumento di project management, di proprietà di Atlassian, che offre un approccio molto specifico alla gestione dei progetti. Le sue bacheche sono costituite da elenchi che contengono schede che rappresentano attività, idee o problemi. Queste board vengono visualizzate in stile Kanban per fornire un ambiente altamente visivo per progetti, post-it, note e promemoria su una sorta di lavagna bianca.

Questo software si rivela quindi utile per la gestione di flussi di lavoro semplici grazie al suo sistema di organizzazione drag-and-drop in stile Kanban, offrendo una lavagna digitale collaborativa (nota anche come cartello o task board) dove i project manager possono organizzare, assegnare e gestire rapidamente e facilmente qualsiasi tipo di attività.

Organizzato in schede, colonne ed elenchi, è anche il software di project management più semplice e facile da utilizzare, permettendo ai dirigenti di dividere i team in specifici gruppi di lavoro, come un team editoriale e un team di sviluppatori, in schede separate.

All’interno di queste schede, possono creare semplici raggruppamenti chiamati elenchi, come “Pronto per l’assegnazione” o “In corso”. I manager possono poi aggiungere ulteriori schede (attività) a questi elenchi, impostare una data di scadenza, inserire una rapida descrizione, assegnarle a un lavoratore e altro ancora con pochi clic. Possono poi spostare facilmente le schede trascinandole e rilasciandole dove si desidera.

Trello si distingue per la sua semplicità, efficienza e facilità d’uso, e viene spesso raccomandato per la sua funzione “Power-Up” ricca di utili integrazioni con le migliori app e piattaforme, come Google Drive, Slack, Gmail, Microsoft Teams e molti altri.

La piattaforma dispone anche di un numero sorprendente di funzioni automatizzate, che consentono di impostare regole da seguire quando si verificano determinate condizioni. Ad esempio, si può dire a Trello di aggiungere automaticamente un format di riepilogo quando si crea una scheda in una “To-Do” list.

Inoltre, sottoscrivendo l’abbonamento a Trello Premium, è possibile ottenere altre due “view” o layout per specifici flussi di lavoro: una visualizzazione a tabella e una a calendario, utilizzabili anche all’interno dell’applicazione mobile di Trello, che è estremamente fluida e intuitiva, soprattutto rispetto ad altri software di project management.

Pro e contro di Trello

L’elenco dei pro e contro qui di seguito vi aiuterà a capire se Trello è lo strumento di project management più adatto alle vostre esigenze aziendali:

Che cos’è Asana?

Anche Asana è uno degli strumenti di project management più popolari e utilizzati, ma per motivi perlopiù diversi da Trello. Innanzitutto è altamente personalizzabile per adattarsi a diversi tipi di team. Questo lo rende un’ottima opzione per la maggior parte dei gruppi di lavoro, se possono dedicare il tempo necessario per familiarizzare con la piattaforma e personalizzarla per massimizzare l’efficienza, soprattutto se stanno lavorando a progetti complessi.

Il vantaggio di Asana in termini di personalizzazione è evidente già durante il processo di iscrizione e configurazione. Quando si crea il proprio spazio di lavoro sulla piattaforma, viene chiesto di scegliere uno dei 4 diversi layout disponibili, tra cui anche quello in stile kanban simile a Trello, sebbene nel caso di Asana non sia altrettanto curato e fluido.

Si può anche scegliere di organizzare i progetti e le attività in un normale calendario, in una timeline (disponibile solo nei piani Premium e Business) o in un semplice elenco. Dopo aver creato l’area di lavoro, verranno automaticamente create pagine in tutti e 4 i layout, per aiutarvi a decidere quale volete utilizzare.

Alcuni team decidono di mantenere più di un layout per ottenere i vantaggi di entrambi. Ad esempio, un team editoriale potrebbe voler utilizzare sia le tavole Kanban per assegnare gli articoli a scrittori e redattori, che il calendario per tenere d’occhio le scadenze.

Inoltre, all’interno di questi layout è anche possibile creare attività personalizzate con la maggior parte delle funzioni necessarie per impostare un flusso di lavoro completo e ordinarle in tutte le sezioni desiderate. È poi possibile passare da un layout all’altro con un solo clic.

Pro e contro di Asana

Caratteristiche di Asana

Asana fa chiaramente del suo meglio per massimizzare le funzionalità senza risultare troppo complicato o confuso da usare. Anche se Trello è significativamente più facile da capire e da utilizzare grazie alla sua disarmante semplicità, lavorare con Asana è comunque un gioco da ragazzi. Infatti, le sue opzioni di personalizzazione e di layout lo rendono più facile e intuitivo per più membri del team rispetto a Trello.

1. Strumenti di gestione e analisi per i manager

Asana ha una barra di navigazione completa sulla sinistra della homepage, dove si trovano tutte le pagine importanti da consultare. Tutti i progetti creati, come quello di esempio denominato “Sviluppo del prodotto” illustrato sopra, si trovano qui, insieme a una miriade di altre funzioni utili che aggregano le informazioni di tutti i progetti.

Queste pagine offrono un vantaggio in termini di efficienza per i lavoratori e i manager che lavorano contemporaneamente su diversi progetti. Nella pagina “Home” personalizzabile si possono vedere tutti i compiti assegnati all’utente e quelli assegnati ad altri, oltre a un elenco di progetti e ad altri riquadri personalizzati che si possono aggiungere o rimuovere, come un block notes privato o i commenti ai compiti.

La pagina “I miei compiti” è perfetta per i manager e i collaboratori che lavorano su più progetti contemporaneamente, in quanto mostra tutti i compiti assegnati all’utente, evitando di dover cliccare su tutte le attività per capire cosa fare dopo.

Nella pagina “Posta in arrivo” si trovano invece le notifiche e i messaggi lasciati dagli altri membri dell’area di lavoro. È anche possibile inviare un messaggio privato a una persona o a un intero team.

La scheda “Portafogli” di Asana offre una vista sintetica dall’alto, pensata per consentire ai manager dei team di controllare lo stato dei vari progetti. Sfortunatamente, è disponibile solo nel “piano Enterprise” in abbonamento. All’interno di “Portafogli” è anche possibile seguire da vicino più progetti e utilizzare la scheda “Carico di lavoro” per assicurarsi che i compiti siano stati distribuiti in modo uniforme e che i dipendenti non siano sovraccaricati di lavoro.

Per informazioni più approfondite sull’avanzamento del progetto del team, è possibile utilizzare la pagina “Reporting”, dove si possono trovare informazioni dettagliate su statistiche importanti, come il numero di attività completate, quelle incomplete, quelle in ritardo, le attività imminenti per assegnatario e altro ancora.

I manager possono inoltre usare la pagina “Obiettivi” per creare obiettivi generali per il resto del team, anche se questa funzione è disponibile solo nel piano più costoso. È possibile personalizzarli in base al periodo di tempo, al metodo di aggiornamento, alla metrica di misurazione e alla fonte dei progressi, per aiutarvi a monitorare i progressi e a mantenere il team in carreggiata.

2. Schede di attività

Queste pagine sono tutte utili aggiunte alla piattaforma, ma la base di Asana sono i progetti stessi e le attività al loro interno. I team possono impostare un progetto come un semplice elenco, una scheda Kanban, una timeline, un calendario o una qualsiasi combinazione di questi quattro elementi.

Alla base di ogni pagina e funzione offerta da Asana ci sono le schede delle attività. Non si ha accesso a un numero così elevato di funzioni come con le card di Trello, ma sono più che sufficienti per la maggior parte dei team.

È possibile assegnare rapidamente e facilmente un progetto ai collaboratori, impostare date di scadenza, aggiungere descrizioni e commenti, selezionare la priorità e lo stato dell’attività e persino creare e assegnare sotto-attività. È anche possibile rendere un compito dipendente da un altro, assicurandosi che i prerequisiti siano completati prima di iniziare il lavoro sul progetto successivo.

Asana dispone anche di una vasta gamma di funzioni di automazione che consentono di eliminare le attività ripetitive e di snellire il flusso di lavoro utilizzando la scheda “Workflow” all’interno di ogni progetto, il tutto in soli 2 minuti.

Inoltre, si può chiedere ad Asana di eseguire automaticamente tutti i tipi di azioni, come l’aggiunta di un assegnatario, l’impostazione di una priorità, lo spostamento di un’attività in un nuovo progetto e altro ancora. È anche possibile automatizzare la vasta selezione di integrazioni software di Asana per eseguire automaticamente azioni al di fuori dell’applicazione, come l’invio di un messaggio Slack, la creazione di un evento su Google Calendar o la definizione di un nuovo problema in Jira Cloud.

Anche se, a differenza di altri strumenti di gestione dei team, Asana non dispone di strumenti di gestione finanziaria, ha praticamente tutto ciò che può servire a un team per massimizzare l’efficienza di quasi tutti i flussi di lavoro. Mentre alcuni di questi strumenti incredibilmente utili sono bloccati dietro un paywall, la maggior parte è disponibile nel piano gratuito di Asana.

Trello vs Asana: Prezzi a confronto

Sia Trello che Asana offrono piani gratuiti che sono più che sufficienti per molti team, indipendentemente dalle loro dimensioni. È possibile ottenere tutte le funzionalità di base di entrambi senza pagare nulla, con la possibilità di sottoscrivere un abbonamento per ottenere una serie di funzionalità avanzate.

Prezzi di Trello

Trello propone 4 piani diversi che offrono una varietà di funzionalità e limitazioni: Gratuito, Standard (5 $per utente al mese con fatturazione annuale), Premium (10 $ per utente al mese con fatturazione annuale) ed Enterprise (17,5 $ per utente al mese con fatturazione annuale).

Il piano gratuito di Trello include:

• Schede illimitate
• Archiviazione illimitata (10MB/file)
• Fino a 10 schede per spazio di lavoro
• Automazione senza codice
• Tutte le funzionalità di base delle schede attività, come assegnatario, date di scadenza, descrizioni e altro ancora
• Template di schede
• Integrazioni software “Power-Up” illimitate

Piano standard:

Per 5 $ al mese per utente se il pagamento è annuale (o 6 $ se la fatturazione è mensile) è possibile sottoscrivere il piano Standard, che include tutte le funzionalità del piano gratuito più aggiunte quali:

• Liste di controllo avanzate
• Archiviazione illimitata (250MB/file)
• Schede illimitate
• Campi personalizzati
• Ospiti di una singola scheda
• Ricerche salvate

Piano Premium:

Per 10 $ per utente al mese con fatturazione annuale (o 12,50 $ se la fatturazione è mensile), si può sottoscrivere il piano Premium che include tutti i vantaggi dei piani precedenti, insieme a funzionalità come:

• Visualizzazioni Calendario, Timeline, Tabella, Dashboard e Mappa
• Visualizzazioni delle tabelle e degli spazi di lavoro del calendario (simili ai diversi layout di Asana)
• Ulteriori funzioni di sicurezza e amministrazione
• Osservatori
• Raccolte
• Esportazione semplice dei dati

Piano Enterprise:

Per $17,50 per utente al mese con fatturazione annuale si ottiene il pacchetto Enterprise che include tutte le funzionalità dei piani precedenti, oltre a:

• Spazi di lavoro illimitati
• Autorizzazioni per tutta l’organizzazione
• Schede visibili dall’organizzazione
• Ospiti che possono accedere a più schede
• Amministrazione di Power-Up
• Single sign-on (SSO) e provisioning con Atlassian Access

La maggior parte dei team che utilizzano Trello non avrà bisogno di aggiornare la versione gratuita, poiché include tutto ciò che serve per creare più lavagne con flussi di lavoro efficienti e facili da usare. Tuttavia, i team più grandi e complessi potrebbero aver bisogno di passare a uno dei piani a pagamento per ottenere maggiori funzionalità amministrative, di gestione e altre caratteristiche aggiuntive.

Prezzi di Asana

I prezzi di Asana sono un po’ meno complicati di quelli di Trello, con tre livelli di abbonamento: Basic (il piano gratuito), Premium a 10,99 $ per utente al mese con fatturazione annuale (o 13,49 $ con fatturazione mensile) e Business a 24,99 $ per utente al mese con fatturazione annuale (o 30,45 $ con fatturazione mensile).

Asana offre anche una prova di 30 giorni per i piani più alti, che si attiva automaticamente al momento della prima iscrizione, in modo da poter testare le sue funzioni a pagamento.

Piano base:

Il piano gratuito di Asana offre la maggior parte delle caratteristiche più importanti della piattaforma, tra cui:

• Progetti, attività, registri di attività, archiviazione e commenti illimitati
• Visualizzazioni di elenchi, bacheche e calendari
• Reportistica di base con aggiornamenti di stato ed esportazioni in formato CSV o PDF
• Flussi di lavoro di base con molte opzioni per l’integrazione del software
• Funzionalità di sicurezza come 2FA, Google SSO, conformità SOC 2 Tipo II
• Limite di 15 utenti
• Accesso ai forum di supporto della comunità, ai webinar e alle guide

Piano Premium:

Il piano Premium include tutte le funzioni del piano base più alcuni extra, tra cui:

• La visualizzazione della timeline
• Flussi di lavoro automatizzati utilizzando il Workflow Builder
• Reportistica completa con dashboard illimitate, campi personalizzati, ricerca avanzata e altro ancora
• Nessun limite di utenti
• Ospiti gratuiti illimitati
• Progetti privati
• Opzioni personalizzate per il successo dei clienti

Piano Business:

Il piano Business aggiunge ancora più funzioni rispetto al piano Premium, tra cui:

• Visualizzazione del portfolio e degli obiettivi
• Flussi di lavoro avanzati con regole dinamiche e personalizzate illimitate, moduli e modelli personalizzati
• Reporting avanzato con dashboard e carichi di lavoro illimitati e integrazione con Tableau, Power BI e Salesforce
• Strumenti di gestione delle risorse: tracciamento del tempo su attività e progetti, percorso critico e visualizzazioni del carico di lavoro per pianificare la capacità

Trello vs Asana: Servizio clienti

Sia Trello che Asana offrono le basi del servizio clienti con ampie pagine di aiuto e wiki, nonché un forum della comunità e un modo per contattare il team di assistenza. Trello dispone anche di un sistema di messaggistica e-mail di supporto, mentre Asana offre un chatbot dal vivo che, se necessario, può anche mettervi in contatto con un addetto al servizio clienti. Sfortunatamente, nessuno dei due strumenti offre un’assistenza telefonica, per cui, in caso di problemi, si dovrà ricorrere ad altri canali.

Trello vs Asana: Le recensioni dei clienti

Le recensioni dei clienti sia per Asana che per Trello sono ottime. Asana ha una valutazione di 4,5 stelle con poco più di 12.000 recensioni su GetApp.com. I recensori sono entusiasti del rapporto qualità-prezzo che si ottiene con Asana e hanno valutato la facilità d’uso, le funzionalità e l’assistenza clienti con 4,5 stelle su 5.

Ha anche ricevuto un punteggio impressionante di 8,4 su 10 su TrustRadius.com con 2291 recensioni e valutazioni. Solo 14 delle 193 recensioni totali (escluse le valutazioni) erano negative e oltre il 56% delle recensioni ha assegnato una valutazione compresa tra 9 e 10.

Anche Trello ha ricevuto una valutazione complessiva di 4,5 stelle su GetApp.com, ma con ben 22.600 recensioni e valutazioni. Ha ottenuto 4,5 stelle in tutte le stesse categorie di Asana con un punteggio di 8,56 su 10.

Gli utenti di TrustRadius.com gli hanno assegnato una valutazione leggermente inferiore a quella di Asana, con 8,1 su 10 su 2.659 recensioni. Tuttavia, la percentuale di opinioni negative è ancora più bassa rispetto ad Asana, con solo 10 su 203. Inoltre, oltre il 63% degli utenti lo ha classificato tra 9 e 10.

Nel complesso, gli utenti di Trello e Asana sembrano essere abbastanza soddisfatti delle rispettive offerte, in particolare dei loro piani gratuiti. Mentre uno o due altri strumenti di project management hanno valutazioni leggermente superiori su questi siti web di recensioni (come Monday.com con un 4,6 su GetApp.com), la maggior parte si colloca al di sotto di questi due giganti.

Trello vs Asana: Esistono alternative migliori?

Sebbene Trello e Asana siano chiaramente al top nel campo degli strumenti di gestione dei progetti, ci sono alcune valide alternative che potreste prendere in considerazione. Non sono necessariamente migliori o peggiori di Asana o Trello, ma alcune potrebbero essere migliori per la vostra situazione specifica.

1. Monday.com

Monday.com è un altro popolare strumento di project management che vanta funzionalità simili a quelle di Asana, con una miriade di stili di layout diversi, tra cui un elenco, un Gantt, un pannello Kanban, una mappa e una timeline. Monday.com è anche un po’ più facile da configurare, personalizzare e gestire rispetto ad Asana, in quanto dispone di modelli precostituiti per specifiche tipologie di team, come quelli di vendita o di sviluppo.

Ha un’automazione decente e un’integrazione software più o meno allo stesso livello di Asana. Tuttavia, non riesce a competere con la semplicità e la facilità d’uso di Trello, anche se sia l’app mobile che l’interfaccia web sono molto valide. Tuttavia, come Asana, batte di gran lunga Trello in termini di funzionalità.

2. Wrike

Wrike è un altro strumento di project management molto valido e diffuso, spesso considerato una delle migliori opzioni per i team complessi che puntano a una maggiore collaborazione ed efficienza. Ha una delle migliori interfacce utente del settore, che consente anche ai dipendenti meno esperti e tecnologici di sfruttare al meglio il software.

La personalizzazione richiede tuttavia una notevole quantità di tempo e di sforzi per portare la piattaforma a un livello soddisfacente per i manager.

Wrike batte Trello e supera Asana in termini di pura funzionalità, grazie alle sue numerose caratteristiche e ai suoi layout, come i diagrammi di Gantt, le visualizzazioni dei fogli di calcolo, le panoramiche delle lavagne e altro ancora. Tuttavia, è molto più costoso di Asana e Trello, anche se offre comunque un piano gratuito con funzioni limitate.

Come scegliere tra Trello e Asana?

Ora che disponete tutte le informazioni principali di cui avete bisogno per decidere se affidarvi a Trello o ad Asana, è il momento di scegliere quale strumento di project management è il migliore per la vostra azienda. Di seguito elenchiamo alcuni dei fattori più importanti da considerare:

1. Che dimensioni ha il vostro team?

Se è piccolo e relativamente semplice, probabilmente la soluzione migliore è Trello.

2. Lavorate su progetti e flussi di lavoro complessi? E diversi team collaborano spesso agli stessi progetti?

Più semplice è il flusso di lavoro, maggiore è l’efficienza e l’ottimizzazione che si può ottenere da Trello in generale.

3. Preferite le schede Kanban o gli elenchi, i calendari e i layout della timeline?

Trello è la scelta più ovvia se volete usare solo le schede Kanban. In caso contrario, è preferibile optare per Asana.

4. Avete bisogno di assistenza via chat?

Asana offre un supporto di chat dal vivo, mentre Trello offre solo un sistema di messaggistica via e-mail insieme alla guida e al forum della comunità.

5. Voi o un altro membro del team potete dedicare il tempo necessario per personalizzare completamente il tool?

Asana può richiedere un po’ di tempo per essere completamente personalizzato in base alle esigenze del team, ma presenta una curva di apprendimento più ripida rispetto a Trello.

6. Che tipo di attività intendete monitorare con questo strumento?

Se i vostri compiti sono fortemente interdipendenti, potreste scegliere Asana, poiché Trello non offre dipendenze tra i compiti. In caso contrario, Trello potrebbe essere migliore per attività più complesse, poiché le sue schede di attività sono molto più personalizzabili di quelle di Asana.

7. Di quali funzioni avete bisogno?

Se avete bisogno di una forte ottimizzazione per un flusso di lavoro relativamente semplice per massimizzare l’efficienza, Trello è probabilmente la scelta migliore grazie alla sua ampia selezione di strumenti di automazione integrati facili da usare. Anche Asana ha una discreta automazione, ma è un po’ più difficile da configurare e non è in grado di eseguire lo stesso numero di azioni.

Trello vs Asana: Quale strumento di project management è migliore?

Poiché Trello e Asana sono strumenti significativamente diversi, con obiettivi specifici in termini di funzionalità, personalizzazione, automazione e facilità d’uso, e sono entrambi ottimi per ciò per cui sono stati progettati, è impossibile dire quale sia oggettivamente migliore. Tutto dipende dalla vostra attività e dalla vostra situazione attuale. Se tutte le domande a cui avete risposto sopra indicano Asana o Trello, probabilmente quello sarà lo strumento di project management migliore per voi.