Apa Itu CRM Software? Panduan Lengkap di Tahun 2024

Tentu masih banyak yang bertanya-tanya, apa itu CRM software? Customer Relationship Management (CRM) atau dalam bahasa Indonesia dikenal sebagai Manajemen Hubungan Pelanggan. CRM merupakan sarana untuk tetap berhubungan dengan klien yang sudah ada dan mengembangkan basis pelanggan Anda dengan memasarkannya secara efektif. Untuk mewujudkan hal ini, Anda memerlukan software CRM agar Anda dapat mengakses database dengan mudah, mengelola pelanggan, dan selalu memperbarui informasi kontak. Software CRM biasanya memiliki fitur-fitur berikut:

Dalam panduan ini, kami akan menjawab pertanyaan “apa itu software CRM” dan kami akan mengulas apakah software tersebut cocok untuk bisnis Anda.

Akankah Kami Merekomendasikannya? Tentu saja! software CRM tidak hanya membantu Anda meningkatkan produktivitas, tetapi juga membantu menjaga alur kerja Anda tetap teratur.

Apa itu CRM Software?

Jadi, apa itu CRM software sebenarnya?

Untuk menjawab pertanyaan apa itu CRM software sebenarnya sangat mudah. CRM software Ini bisa dikatakan sebagai alat yang digunakan oleh banyak bisnis yang berbeda untuk mengelola hubungan dengan pelanggan mereka.

Hal ini mengacu pada hubungan yang dimiliki perusahaan dengan pelanggannya: orang-orang yang menggunakan produk atau layanan perusahaan. Agar CRM software menjadi efektif, Anda perlu mengetahui bagaimana pelanggan Anda dan apa yang mereka inginkan dari Anda dalam hal produk, layanan, dan hal-hal lain yang mereka butuhkan.

Untuk Apa CRM Software Digunakan?

Pertama-tama, mari kita telaah cara kerja dari CRM software (yang digunakan oleh pemilik bisnis untuk merujuk pada software ini) dan menjawab pertanyaan mengenai tujuan dari “apa itu CRM software?”. Pada dasarnya, platform software CRM adalah cara bagi bisnis untuk berinteraksi dengan pelanggan dan mengotomatisasi upaya penjualan. Untuk mencapai hal ini, Anda perlu mengidentifikasi pelanggan serta kegiatan yang mereka lakukan terkait bisnis Anda. Hal ini menjadi penting untuk mengumpulkan informasi, guna memperbaiki hubungan dengan pelanggan dan untuk transaksi masa depan serta dengan pihak lain yang bergantung pada Anda. CRM software dapat digunakan oleh individu atau tim penjualan.

Berikut adalah 5 fungsi dasar dari CRM software dan apa itu CRM software yang terletak pada masing-masing fungsinya:

1. Fungsi Manajemen Kontak

Pada prinsipnya, ini adalah cara Anda menghubungi para pelanggan Anda. Ini mencakup informasi seperti alamat fisik, alamat email, dan detail kontak lain yang perlu Anda pahami tentang mereka untuk menyediakan produk dan layanan sesuai dengan kebutuhan mereka. Anda juga dapat menyimpan beragam jenis informasi kontak dalam platform Anda, termasuk nomor telepon atau bahkan tautan ke situs web pribadi atau blog yang sering mereka kunjungi.

Berfungsi sebagai apa itu CRM software: CRM software adalah alat yang mendukung manajemen kontak pelanggan dan memudahkan penyimpanan informasi kontak untuk memberikan produk dan layanan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

2. Manajemen Keterlibatan

Ini mengacu pada pemantauan interaksi pelanggan. software CRM memungkinkan Anda mengirim buletin, email, dan bentuk komunikasi lainnya untuk lebih memahami mereka, mempertahankan loyalitas pelanggan, serta meningkatkan layanan yang mereka butuhkan.

Berfungsi sebagai apa itu CRM software: CRM software membantu dalam manajemen keterlibatan dengan mengizinkan pengiriman komunikasi seperti email dan buletin, memungkinkan pemahaman lebih dalam terhadap pelanggan.

3. Fungsi Manajemen Tugas

Salah satu fitur utama platform CRM adalah menyediakan jadwal untuk operasi bisnis Anda. Ini membantu persiapan acara penting seperti kampanye pemasaran atau aktivitas penjualan lainnya, serta memungkinkan pengaturan proses yang beragam.

Berfungsi sebagai apa itu CRM software: Salah satu fitur dari CRM software adalah manajemen tugas, memfasilitasi penjadwalan aktivitas bisnis dan penyelenggaraan proses penting seperti pemasaran dan penjualan.

4. Fungsi Pelaporan

Fungsi ini melacak informasi tentang pelanggan, seperti detail profil, perjalanan pelanggan, perbaruan, dan alasan mereka berhenti berlangganan. Fungsi ini juga memungkinkan pengukuran kepuasan pelanggan dan identifikasi area yang perlu diperbaiki untuk meningkatkan hubungan.

Berfungsi sebagai apa itu CRM software: Fungsi pelaporan dalam CRM software adalah melacak informasi pelanggan, menganalisis tingkat kepuasan, serta mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

5. Fungsi Analisis

Fungsi ini membantu Anda mengetahui asal-usul pelanggan dan memastikan apakah mereka baru atau sudah lama menjadi pelanggan. Dari sini, Anda dapat merencanakan strategi untuk berinteraksi dengan pelanggan tersebut.

Berfungsi sebagai apa itu CRM software: Dengan bantuan CRM software, Anda dapat melakukan analisis untuk mengenali asal-usul dan sejarah pelanggan, membantu perencanaan strategi interaksi lebih lanjut.

Mengapa Bisnis Anda Membutuhkan CRM Software

Apa itu CRM software? Ini adalah sebuah alat yang bisa menjadi sangat bermanfaat bagi bisnis yang baru berkembang, khususnya startup. Menggunakan CRM software tidaklah sulit, bahkan bagi mereka yang mungkin tidak terlalu familiar dengan berbagai program komputer dan sistem operasi yang kompleks.

CRM software, atau Perangkat Lunak Manajemen Hubungan Pelanggan, tidak hanya membantu dalam mengelola hubungan dengan pelanggan untuk meningkatkan kepuasan mereka, tetapi juga berfungsi dalam memperluas jangkauan pasar. Seperti yang telah dijelaskan, software ini memungkinkan bisnis untuk menemukan klien potensial baru dengan cara yang lebih efektif dan efisien.

Manfaat software CRM

Bagaimana Cara Memilih CRM Software yang Tepat?

Setelah paham mengenai apa itu CRM software, sekarang waktunya kita memilih platform CRM yang tepat. Karena ini merupakan hal yang penting bagi bisnis yang ingin sukses. Di antara banyak platform CRM software yang tersedia, ada beberapa yang lebih fleksibel dan cocok untuk berbagai jenis bisnis.

Berikut adalah cara memilih CRM software yang tepat untuk bisnis Anda:

1. Identifikasi tujuan Anda

Sebelum mengetahui apa itu CRM software, sekarang kita akan bahas tentang cara memilih CRM software yang tepat untuk bisnis Anda, Anda perlu mengidentifikasi dengan cermat tujuan dan sasaran utama Anda. Pikirkan masalah apa yang ingin Anda selesaikan dengan CRM Anda. Mulailah dengan bertanya pada diri sendiri apakah Anda menginginkannya:

• Melacak prospek dan aktivitas pelanggan
• Mengelola saluran pelanggan Anda
• Mengawasi basis pelanggan Anda
• Menawarkan konektivitas untuk tim pemasaran
• Mengelola hubungan dengan pelanggan secara lebih efisien
• Menyederhanakan strategi pemasaran Anda
• Mengidentifikasi kelompok pelanggan
• Menghasilkan laporan analisis khusus
• Meningkatkan profitabilitas dan produktivitas
• Mengatur operasi bisnis Anda
• Meningkatkan kepuasan pelanggan
• Ingatlah bahwa Anda tidak boleh membatasi diri Anda hanya pada satu tujuan.

CRM software terbaik akan berisi alat untuk membantu Anda mencapai semua yang Anda butuhkan. Satu-satunya alasan mengapa Anda perlu mengetahui apa itu CRM software adalah dengan mengetahuinya maka Anda bisa menetapkan tujuan perusahaan Anda. Anda juga dapat mengukur dengan lebih baik software mana yang tepat untuk Anda.

2. Pahami bagaimana penerapannya

Tidak hanya alat CRM yang ramah bagi pemula. Jika Anda mengetahui apa itu CRM software, maka akan lebih mudah bagi Anda untuk mempertimbangkan sesuatu yang lebih canggih. Anda mungkin perlu meminta bantuan konsultan atau ahli IT untuk membantu Anda mengimplementasikan alat ini. Tahap ini mungkin memakan waktu beberapa hari hingga beberapa minggu tergantung pada tujuan Anda dan seberapa banyak informasi yang Anda butuhkan untuk dimasukkan ke dalam software tersebut.

3. Lihatlah kompatibilitas software Anda

Dengan mengetahui apa itu CRM software maka Anda bisa melihat kompatibilitas dengan alat lain yang mungkin Anda perlukan untuk bisnis Anda. Pastikan software yang Anda pilih kompatibel dengan semua alat bantu Anda yang lain. Bahkan jika tidak, Anda mungkin masih dapat menggunakannya dengan aplikasi pihak ketiga. Namun, hal ini bisa cukup merepotkan terutama jika perubahan dan pembaruan tidak ditampilkan secara real-time.

4. Pahami fitur-fitur dan keterbatasannya

Setelah Anda paham betul seperti apa itu CRM software yang Anda inginkan, maka Anda perlu memahami sepenuhnya fitur apa saja yang tersedia dalam software tersebut sebelum mendaftar. Penting untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang fitur mana yang paling bermanfaat bagi bisnis Anda. Anda juga harus menyadari keterbatasan software. Anda tidak ingin berinvestasi pada platform yang tidak dapat digunakan sepenuhnya untuk bisnis Anda.

5. Pilih CRM yang tepat untuk kebutuhan Anda

Pilihlah sistem yang mudah digunakan dan fleksibel. Dengan memahami apa itu CRM software, Anda tentu akan bisa memastikan fitur apa saja yang Anda perlukan dan juga kemampuan Anda. Ketika berbicara tentang software CRM, ada banyak pilihan gratis di luar sana. Pastikan software ini layak digunakan sebelum mengunduhnya ke komputer Anda.

Fitur CRM Software yang Benar-benar Anda butuhkan

Ada banyak CRM software yang tersedia di pasaran. Namun tidak semua calon penggunanya tahu apa itu CRM software dan fungsinya. Jadi untuk menemukan CRM software yang tepat, sebaiknya Anda memahami terlebih dahulu apa itu CRM software dan apa yang Anda harapkan dari software ini. Anda dapat memilih dari berbagai pilihan alat dengan fitur yang berbeda. Sebagian besar platform akan memiliki beberapa fitur dasar untuk segala jenis bisnis:

• Manajemen perusahaan – dengan mengetahui apa itu CRM software, maka Anda akan mengenal fitur manajemen perusahaan yang dapat membantu Anda mengelola tim, proyek, dan keuangan dengan lebih efisien.
• Manajemen pesanan – alat ini sangat bagus untuk bisnis yang harus mengelola banyak pelanggan dan pesanan.
• Komunikasi – alat ini dapat membantu Anda mengatur jaringan komunikasi yang baik di antara anggota tim dan klien Anda.
• Kolaborasi tim – jika Anda berada dalam bisnis berbagi informasi, maka penting bagi Anda untuk memiliki alat yang dapat membuat tim Anda terhubung.
• Laporan – ini adalah fitur yang sangat penting karena kebanyakan orang perlu memahami apa yang dilakukan bisnis mereka. Fitur ini juga dapat membantu Anda mengidentifikasi tren dan pola, serta melacak aktivitas baru.
• Manajemen pelanggan – Anda dapat menggunakan fitur ini untuk mengelola pelanggan dan informasi kontak mereka. Anda juga dapat menambahkan catatan ke profil mereka sehingga Anda akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang apa yang mereka inginkan.
• Analisis data pelanggan – sebagian besar alat CRM akan dilengkapi dengan fitur ini yang berguna untuk bisnis yang ingin melacak rincian keuangan mereka.
• Pemasaran email – jika Anda berada dalam bisnis pengiriman pesan pemasaran kepada calon pelanggan, maka penting bagi Anda untuk memiliki alat yang dapat membantu Anda mengotomatiskan proses ini dan mengirim email otomatis.

Bagaimana Harga dan Hosting CRM Software

Setelah mengenal dan mengetahui fungsi apa itu CRM software, sekarang kita akan beralih ke pembahasan mengenai harga CRM software dan opsi hosting. Harga ini dapat bervariasi tergantung pada software apa yang Anda gunakan. Alat CRM yang menggunakan layanan cloud dikenakan biaya bulanan. Namun, Anda mungkin bisa mendapatkan diskon untuk volume berdasarkan jumlah pengguna berbayar. Keuntungan dari software CRM yang di-host secara online adalah Anda tidak perlu membeli hardware atau software tambahan.

Ada juga beberapa platform CRM software yang mengenakan biaya per pengguna. Anda dapat membeli platform secara terpisah dan kemudian memilih apakah akan meng-host-nya atau di-host oleh penyedia pihak ketiga.

Rata-rata, CRM software berbayar biasanya mulai dari sekitar $12 per pengguna per bulan. Namun, ini hanya mencakup bisnis kecil dan penawaran yang lebih mendasar. Untuk perusahaan, biayanya bisa mencapai $50 hingga $100 per bulan per pengguna. Kabar baiknya adalah Anda dapat menemukan opsi CRM software yang legit dan murah. Bahkan ada beberapa yang gratis, meskipun software jenis ini mungkin memiliki fitur yang terbatas.

Sedangkan untuk hosting, Anda dapat memilih sistem yang dihosting oleh vendor atau penyedia pihak ketiga. Sebagian besar platform CRM software ini, bagaimanapun, menggunakan fasilitas cloud publik. Ini berarti Anda tidak perlu membeli hardware atau software apa pun untuk menjalankannya. Anda hanya membayar biaya bulanan untuk layanan ini.

Bagaimana Cara Membuat Sebuah Tim Mengadopsi CRM Software?

Jika Anda berada dalam bisnis kecil dan membangun tim Anda sangat penting, pertimbangkan untuk melatih tim Anda atau menemukan cara lain untuk mendidik karyawan mengetahui apa itu CRM software. Anda bisa melakukan ini melalui sesi pelatihan yang didedikasikan untuk staf Anda. Dengan cara ini, semua orang dapat memperoleh manfaat dari fitur-fitur ini. Atau, Anda juga dapat melakukannya dengan memberikan masa percobaan kepada setiap anggota untuk menggunakannya sebelum Anda menerapkan platform sepenuhnya.

Apakah CRM Mempengaruhi Bisnis Besar dan Kecil Secara Berbeda?

Jika Anda sudah memahami apa itu CRM software, maka akan lebih mudah bagi Anda untuk mengetahui besarnya pengaruh CRM terhadap sebuah bisnis. Bisnis besar biasanya lebih terstruktur daripada bisnis kecil. Namun, perusahaan kecil memiliki sejumlah keuntungan, seperti mereka memiliki banyak ruang untuk berkembang dan dapat berinovasi lebih cepat. Di sisi lain, perusahaan besar cenderung memiliki jumlah data yang lebih besar. Inilah sebabnya mengapa sangat penting bagi mereka untuk berinvestasi CRM software. Namun, perusahaan yang lebih kecil dapat dengan mudah menemukan opsi yang terjangkau yang masih sangat efektif untuk kebutuhan bisnis mereka.

Apa yang Tidak Dapat Dikelola Oleh CRM?

Setelah Anda paham apa itu CRM software, maka Anda tahu betul bahwa CRM software tidak akan mengatur semuanya untuk Anda. Anda harus memiliki pemahaman yang baik tentang cara kerjanya terlebih dahulu sebelum menerapkannya dalam bisnis Anda. Anda harus memahami fitur-fitur software ini dan menggunakannya dengan tepat. Ingatlah bahwa alat CRM hanya sebagus apa yang Anda masukkan ke dalamnya. Jika Anda tidak berusaha untuk meningkatkan bisnis Anda dengan software ini, maka Anda mungkin akan mendapatkan hasil yang lebih sedikit dari yang Anda harapkan.

CRM Software Terbaik Untuk Bisnis Anda

Jika Anda sedang mencari CRM software yang sempurna untuk mengotomatisasi dan merampingkan manajemen penjualan Anda, tidak perlu mencari lagi. Baca terus artikel ini karena kami akan membahas detail, pro, kontra, dan harga dari salah satu alat terbaik di pasar yaitu Zoho CRM.

Zoho CRM

Zoho CRM adalah platform CRM luar biasa yang mengintegrasikan dan mengelola fungsi penjualan, pemasaran, dan dukungan pelanggan Anda dengan mulus.

Salah satu fitur yang kami hargai dari Zoho CRM adalah kalkulator mata uang bawaan. Ini memudahkan untuk bekerja dengan klien internasional dengan secara otomatis mengonversi pembayaran mereka ke mata uang utama Anda, menghilangkan kebutuhan untuk konversi manual dan menghilangkan kebingungan tentang jumlah aktual yang diterima.

Selain itu, Zoho CRM memiliki kemampuan otomatisasi yang kuat yang memungkinkan Anda merampingkan banyak tugas harian Anda yang berulang-ulang, seperti tindak lanjut prospek, pembaruan catatan, dan penjadwalan aktivitas penjualan.

“Misalnya, Anda bisa membuat aturan khusus yang secara otomatis mengirimkan email tindak lanjut kepada klien jika mereka tidak merespons email awal Anda dalam waktu tiga hari. Hal ini membantu menghemat waktu dan tenaga, karena Anda tidak perlu memeriksa secara manual siapa yang belum merespons dan kemudian mengirim email tindak lanjut secara manual. Zoho CRM menangani proses ini untuk Anda.

Selain itu, aturan penilaian kustom Zoho CRM layak untuk disoroti. Sementara banyak program software CRM menilai prospek berdasarkan kemungkinan menutup kesepakatan, Zoho memungkinkan Anda untuk membuat aturan penilaian Anda sendiri berdasarkan parameter yang lebih relevan dengan model bisnis Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan perkiraan yang lebih akurat pada prospek Anda.

Harga

Paket Standar Zoho CRM cocok untuk bisnis kecil hingga menengah dan mencakup fitur-fitur seperti laporan dan dasbor yang sudah ditentukan, template email, dan bidang kustom. Harganya $14 per pengguna per bulan.

Untuk mengakses fitur-fitur canggih seperti aturan penugasan, pengurai email, wizard entri data, segmentasi, keamanan premium, otomatisasi pemasaran, dan fitur kustomisasi produk, Anda bisa meningkatkan ke paket Enterprise atau Ultimate. Paket-paket ini masing-masing dihargai $40 per pengguna per bulan dan $52 per pengguna per bulan.

Anda bisa mencoba Zoho CRM secara gratis dengan uji coba 15 hari untuk menentukan apakah cocok untuk kebutuhan Anda sebelum melakukan pembelian.

Kesimpulan

Sebelum menentukan CRM software yang akan Anda gunakan, Anda harus memahami terlebih dahulu apa itu CRM software. Setelah paham apa itu CRM software, maka Anda paham bahwa software ini dapat membantu Anda meningkatkan bisnis Anda dengan memastikan komunikasi yang cepat dan efisien, merampingkan proses alur kerja, dan menghemat waktu Anda.

Software ini juga memberikan Anda kendali lebih besar atas data bisnis Anda. Dengan mengelola data pelanggan secara efektif, Anda akan dapat menciptakan hubungan pelanggan yang lebih baik. Anda juga dapat mengirim pesan yang tepat kepada pelanggan yang tepat pada waktu yang tepat.

Dengan semua manfaatnya, tidak heran jika semakin banyak bisnis yang menggunakan CRM software. Untuk mengetahui lebih banyak alat CRM yang dapat membantu berbagai bagian bisnis Anda, penting untuk memahami terlebih dahulu apa itu CRM software sebelum menentukan software mana yang paling tepat untuk bisnis Anda.

FAQ

Di bawah ini, kami menjawab beberapa pertanyaan yang paling sering ditanyakan tentang software CRM.