Projektinhallinnan viitekehys on kokoelma työkaluja, tehtäviä ja prosesseja, joita käytetään projektin järjestämiseen ja toteuttamiseen aloituksesta päätökseen saakka. Viitekehys kuvaa kaiken tarvittavan suunnitelman, hallinnan ja onnistuneen projektinhallinnan varmistamiseksi.
Projektinhallinnan viitekehyksen kolme osaa
Projektinhallinnan viitekehys voidaan jakaa kolmeen pääosioon, jotka löydät alta. Tätä jakoa suosii myös yhdysvaltalainen Project Management Institute (PMI).
1. Projektin elinkaari
Projektinhallinnan viitekehys hahmottaa projektin elinkaaren kokonaisvaltaisesti alusta loppuun. Tämä elinkaari muodostaa rungon, jonka pohjalta projekti etenee suunnitelmallisesti ja hallitusti.
Ensimmäinen vaihe, eli aloitus, keskittyy projektin tavoitteiden ja laajuuden määrittelyyn sekä sidosryhmien tunnistamiseen. Suunnitteluvaiheessa projekti palastellaan osatehtäviin ja resurssit ja aikataulut määritellään tarkemmin.
Toteutusvaiheessa tehtävät käynnistetään ja suoritetaan suunnitelman mukaisesti. Valvonta ja seuranta -vaiheessa projektia seurataan tarkasti, ja tarvittavat toimenpiteet tehdään ajoissa mahdollisten ongelmien korjaamiseksi.
Projektin lopetusvaiheessa arvioidaan projektin onnistumista, kerätään oppimiset ja varmistetaan, että projektin lopputulos saavuttaa asetetut tavoitteet ja vaatimukset.
Lue: Projektinhallinnan elinkaaren vaiheet
2. Mallit, tarkistuslistat ja muut työkalut
Projektinhallinnan viitekehys tarjoaa joukon käytännön työkaluja, jotka auttavat projektin hallinnassa ja suunnittelussa.
Nämä työkalut voivat sisältää valmiita suunnittelumalleja, kuten Gantt-kaavioita ja verkostokaavioita, jotka auttavat projektin aikatauluttamisessa ja tehtävien organisoinnissa. Lisäksi tarjolla voi olla tarkistuslistoja, jotka auttavat varmistamaan, että kaikki tarvittavat vaiheet ja tehtävät on huomioitu.
Tämä auttaa estämään tärkeiden asioiden unohtumista ja vähentämään virheiden mahdollisuutta. Lisäksi edistymisen seurantatyökalut auttavat projektitiimiä seuraamaan tehtävien etenemistä reaaliajassa ja havaitsemaan mahdolliset viivästykset nopeasti. Nämä työkalut tekevät projektin hallinnasta tehokkaampaa ja auttavat varmistamaan, että projekti etenee suunnitellusti.
3. Prosessit ja toiminnot
Projektinhallinnan viitekehys määrittelee tarkat prosessit ja toiminnot, jotka on suoritettava projektin eri vaiheissa. Vaatimusmäärittelyprosessi auttaa ymmärtämään asiakkaan tarpeet ja tavoitteet ja muokkaamaan projektin suunnitelmaa niiden perusteella.
Resurssienhallinta varmistaa, että oikeat ihmiset ovat oikeissa tehtävissä oikeaan aikaan, mikä parantaa tehokkuutta ja vähentää riskejä. Aikataulutusprosessi auttaa organisoimaan tehtävät ja resurssit optimaalisesti projektin etenemisen varmistamiseksi.
Riskienhallinta tunnistaa ja arvioi mahdolliset ongelmat ja riskejä ja auttaa suunnittelemaan ennakolta niiden hallintaa. Laadunvalvontaprosessi varmistaa, että tuotettu työ vastaa laatuvaatimuksia ja tyydyttää asiakkaan tarpeet. Nämä prosessit auttavat projektitiimiä toimimaan tehokkaasti ja hallitusti, mikä edistää projektin onnistumista ja lopputuloksen laadukkuutta.
Lue: Projektinhallinnan perusteet
Ketterät projektinhallinnan viitekehykset ja niiden yhteiset piirteet
Ketterä (Agile) projektimenetelmä on projektinhallinnan viitekehys, joka käyttää neljää keskeistä pilaria ja 12 periaatetta projektien järjestämiseen. Ketterät viitekehykset on suunniteltu tukemaan näiden pilarin ja periaatteiden saavuttamista.
Ketterän prosessin eteneminen erottuu muista projektinhallinnan lähestymistavoista korostamalla iteratiivista kehittämistä, joustavuutta, jatkuvaa palautetta ja ihmisten arvostamista prosessien yli. Siksi ketterät viitekehykset on rakennettava näiden ydinarvojen ympärille.
Vaikka jokaisella viitekehyksellä on omat erityispiirteensä, ne kaikki varmistavat, että noudatat projektinhallinnan perusperiaatteita projektin onnistuneen suorittamiseksi. Ketterät viitekehykset ovat perinteisiin viitekehyksiin verrattuna kevyitä, koska ne keskittyvät yleensä pitämään dokumentaation ja säännöt minimissä. Jokainen ketterä projektiviitekehys on kuitenkin sisällytettävä kaikkiin kriittisiin projektiprosesseihin ja vaiheisiin.
Lue: Agile-projektinhallinta ja sen 12 periaatetta
Scrum-viitekehys
Scrum-menetelmä kehitettiin 1980-luvulla perustuen Harvard Business Review -artikkeliin nimeltä “The New New Product Development Game“. Useimmat projektijohtajat mainitsisivat Scrum-menetelmän suosituimpana ketteränä viitekehyksenä.
Kuten muissakin ketterissä viitekehyksissä, Scrum edellyttää iteratiivista lähestymistapaa projektinhallintaan. Scrum-menetelmä suosittelee projektin jakamista sprintteihin, jotka yleensä kestävät yhdestä neljään viikkoa. Jokainen sprintti päättyy työskentelyversion tai luonnoksen valmistumiseen lopullisesta projektitoimitettavasta.
Scrum-menetelmän lyhyet iteraatiot mahdollistavat tiimin jatkuvan työskentelyn valmiin tuotteen version kanssa.
Scrum suunniteltiin alun perin ohjelmistomalliksi, joka noudattaa tiettyjä rooleja, vastuita ja kokouksia. Se on kuitenkin tarpeeksi joustava käytettäväksi monenlaisiin projekteihin eri teollisuudenaloilla, mutta toimii parhaiten, kun projekti johtaa konkreettisen tuotteen luomiseen palvelun sijaan.
Scrum-menetelmän kolme pääpilaria
- Läpinäkyvyys: Yhteisen kielen ja standardin määrittäminen on tärkeää.
- Tarkastus: Scrumin “artefaktit” ja tuotteet on tarkastettava säännöllisesti ja huolellisesti laadun varmistamiseksi.
- Mukauttaminen: Kun tarkastus paljastaa alhaisen laadun, tiimin on tehtävä korjaukset mahdollisimman pian.
Scrum-roolitus
Scrum ketterässä projektinhallinnassa edellyttää tiettyjä rooleja ja vastuita:
Tuoteomistaja: Tuoteomistaja on henkilö, joka vastaa asiakkaan parhaasta edusta. Hänellä on lopullinen valta lopulliseen tuotteeseen. Tuoteomistajan tehtävä on varmistaa, että tuotteen vaatimukset, toiminnallisuus ja painopisteet ymmärretään ja saavutetaan.
Scrum master: Scrum-master vastaa päivittäisistä kokouksista, tiimityön parantamisesta ja tuottavuuden maksimoinnista. Projektinjohtajan ja Scrum-masterin ero on siinä, että jälkimmäinen keskittyy palvelevaksi johtajaksi. Ketterän projektinjohtajan rooleihin ja vastuisiin kuuluu usein myös Scrum-masterin tehtävä. Hän voi kuitenkin delegoida tämän kelle tahansa tiimissä olevalle henkilölle, joka on Scrum-asiantuntija ja vahva fasilitaattori.
Kehitystiimi: Kehitystiimi on Scrum-projektitiimisi. Se on yleensä itsenäisesti organisoitu ja monitoiminnallinen. Tämä tiimi sisältää kaikki tarvittavat henkilöt lopullisen tuotteen suunnittelemiseen, tuottamiseen, testaamiseen ja julkaisuun.
Scrum-tiimi: Scrum-tiimi koostuu kehitystiimistä, Scrum-masterista ja tuoteomistajasta.
Scrum-termit
Scrumissa on myös joitakin erityisiä termejä, kuten:
Tuotteen backlog: Backlog on tehtävien ja vaatimusten lista, jotka on sisällytettävä lopulliseen tuotteeseen. Tuoteomistajan vastuulla on luoda ja hallita backlogia.
Sprintti: Sprintti on aikajakso, joka on varattu kunkin backlogin tehtävien suorittamiseen. Jokainen sprintti pitäisi olla saman mittainen, yleensä noin kaksi viikkoa, mutta se voi olla mikä tahansa yhden ja neljän viikon välillä.
Backlogin suunnittelu: Tarkoittaa tehtävien valitsemista backlogin luettelosta kuhunkin sprinttiin.
Sprintin backlog: Osuus backlogista, joka on osoitettu nykyiselle sprintille.
Päivittäinen Scrum: Päivittäinen Scrum-kokous on tiimin päivittäinen tapaaminen, jossa käsitellään viimeisen 24 tunnin edistymistä, seuraavan 24 tunnin odotettua edistymistä ja mahdollisia uusia ongelmia.
Retrospektiivi: Jokaisen sprintin tulisi päättyä katselmukseen, jota kutsutaan retrospektiiviksi. Tiimi arvioi tähän mennessä saavutetun edistyksen ja keskustelee siitä, miten he voivat parantaa seuraavassa sprintissä.
Scrum-taulu: Scrum-taulu auttaa tiimiä näkemään ja hallitsemaan sprintin backlogia. Se voi olla fyysinen taulu, kuten valkotaulu, tai virtuaalinen projektitiedonhallintatyökalussa. Taulussa on yleensä kolme saraketta: “Tekemättä”, “Käynnissä” ja “Valmis”. Kun suoritat backlog-kohteita, siirrät ne seuraavaan sarakkeeseen. Näin kaikki voivat nähdä, mitä heidän on tehtävä nykyisen sprintin aikana ja miten työ etenee.
Artifakti: Tuotebacklog, sprintin backlog ja tuotteen lisäys ovat kolme Scrum-artefaktia projektissa. Tuotebacklog ja sprintin backlog edustavat vielä tekemättömiä töitä, ja tuotteen lisäys on osa tuotetta, jonka tiimi on jo saanut valmiiksi nykyisessä sprintissä.
Muut suositut ketterät projektinhallinnan viitekehykset
Vaikka Scrum on yksi suosituimmista ketteristä projektinhallintamenetelmistä, se ei ole ainoa vaihtoehto. Tässä on viisi muuta ketterää projektinhallintamenetelmää:
Kanban
Kanban on yksinkertainen visuaalinen tapa hallita projekteja. Se keskittyy visuaaliseen työnkulkuun, jossa tehtävät jaetaan pieniin osiin. Kanban-menetelmä on samankaltainen kuin Scrum monin tavoin. Kanban käyttää myös taulua projektin edistymisen näyttämiseksi ja seurantaan, jakamalla tehtävät kolmeen pääsarakkeeseen: “Tekemättä”, “Tekeillä” ja “Valmis”.
Extreme Programming (XP)
Extreme Programming (XP) on ketterä projektinhallinnan viitekehys, joka on alun perin suunniteltu ohjelmistokehitysprojekteihin. XP keskittyy jatkuvaan kehitykseen ja asiakastoimitukseen käyttäen intervallia tai sprinttejä. XP-viitekehys perustuu myös insinööriperiaatteisiin ja sisältää 12 ohjelmistokehitykseen liittyvää prosessia.
Feature-driven Development (FDD)
Feature-driven Development (FDD) on toinen ohjelmistokehitykseen keskittynyt ketterä viitekehys. FDD pyrkii luomaan ohjelmistomalleja joka toinen viikko. Se vaatii myös erillisen kehitys- ja suunnitelmasuunnitelman jokaiselle ohjelmiston ominaisuudelle.
Dynamic Systems Development Method (DSDM)
Dynamic Systems Development Method (DSDM) syntyi tarpeesta yhteiselle teollisuuden viitekehykselle nopealle ohjelmistotoimitukselle. DSDM perustuu kahdeksaan keskeiseen periaatteeseen, kuten liiketoiminnan tarpeiden painottaminen, aikataulun noudattaminen ja yhteistyö.
Crystal
Crystal on perhe ketteriä menetelmiä, kuten Crystal Clear, Crystal Yellow, Crystal Orange ja muut. Jokaisella Crystal-menetelmällä on oma viitekehyksensä, ja valintasi riippuu projektin tekijöistä, kuten tiimin koosta, projektin painotuksista ja kriittisyydestä.
Projektinhallinnan viitekehyksen valinta – Parhaat käytännöt
Suosituista ketteristä projektiviitekehyksistä on vaikea valita yksi oikea vaihtoehto kaikille projekteille. Siksi on tärkeää arvioida yksittäisten projektien ja tiimien tarpeita.
Alla luettelemme seitsemän projektinhallinnan parasta käytäntöä PMI:n Organizational Project Management Maturity -mallin (OPM3) ja Implementing Organizational Project Management -oppaan perusteella:
- Arvioi projektin koko ja laajuus. Jos kyseessä on suuri ja pitkäkestoinen projekti, sen voi olla vaikea jakaa kahden viikon sprintteihin. Jos projektin alue on vaikea määritellä ja odotetaan muuttuvan, ketterä voi olla parempi vaihtoehto kuin perinteinen viitekehys.
- Määritä projektin ajurit. On tärkeää ymmärtää projektin liiketoimintatapaus ja sen arvo organisaatiolle. Mitä etuja se tarjoaa yrityksellesi?
- Ymmärrä asiakkaan tärkeimmät tavoitteet, odotetut tulokset ja prioriteetit projektille.
- Tunnista projektin ajurit, tavoitteet, tulokset ja prioriteetit, jotka vaikuttavat eri menetelmiin. Esimerkiksi, jos tavoitteenasi on olla mahdollisimman kustannustehokas, Lean-menetelmä voi olla paras vaihtoehto. Jos asiakas odottaa syvällistä ominaisuusdokumentointia, FDD voi olla oikea valinta.
- Luo lista potentiaalisista menetelmistä, jotka saattavat sopia projektiisi, ja arvioi niitä viimeisimmän vaiheen kriteerien perusteella.
- Valitse menetelmä, joka tukee eniten ajureita, tavoitteita, tuloksia ja prioriteetteja. Jos jotkut tulokset ovat tärkeämpiä kuin toiset, voit priorisoida arvioinnit varmistaaksesi, että niitä ei unohdeta. Valitse viitekehyksen, joka tarjoaa parhaat tulokset mahdollisimman pienellä riskillä.
- Kun olet valinnut viitekehyksen, seuraa sen toimintaa. Ketterän ydinajatuksena on joustavuus ja sopeutumiskyky. Jos valitsemasi projektimenetelmä ei tuota haluttuja tuloksia, saatat joutua muuttamaan tai vaihtamaan viitekehystä.
Ilmaiset projektinhallinnan Agile-työkalut
Kaikki, mitä käytät ketterän projektin hallintaan, on ketterä projektinhallinnan työkalu. Valkotaulut ja muistilaput ovat perusvaihtoehtoja, mutta monet kehittyneet digitaaliset työkalut voivat käsitellä ketteriä viitekehyksiä kuten Scrum ja Kanban.
Tässä on viisi ilmaista ketterää projektinhallinnan työkalua:
- KanbanTool: KanbanTool on verkkopohjainen Kanban-taulu. Se sisältää Kanban-kortit, swimlanes, värit ja muuta projektin näkyvyyden varmistamiseksi. Työkalun perusversio on ilmainen enintään kahdelle käyttäjälle ja kahdelle taululle.
- Pipefy: Pipefy mahdollistaa Kanban-tyylisen työnkulun rakentamisen ja suorittamisen. Se ei tarjoa valmiita prosessimalleja, mutta antaa sinulle mahdollisuuden suunnitella ja mukauttaa omia työnkulkuja. Työkalu on ilmainen enintään viiden hengen tiimeille.
- Wrike: Wrike on pilvipohjainen projektinhallintatyökalu, joka tukee sekä ketteriä että perinteisempiä projektinhallintaviitekehyksiä. Wrike tarjoaa perusversion ilmaiseksi enintään viidelle tiimin jäsenelle.
- Yodiz: Yodiz on monipuolinen ketterä alusta, joka mahdollistaa kenttien, taulujen asettelujen, taulujen värien yms. mukauttamisen. Se on ilmainen enintään kolmelle käyttäjälle.
- Zoho Sprints: Zoho Sprints on pilvipohjainen työkalu ketterille tiimeille. Se tarjoaa erilaisia ketteriä projektinhallinnan ominaisuuksia, mukaan lukien Scrum-taulut. Ohjelmisto on ilmainen enintään viidelle projektille ja viidelle käyttäjälle.
Nämä työkalut voivat auttaa tiimejäsi hallitsemaan projektiasi tehokkaasti ketterien projektinhallinnan viitekehysten avulla. Valitse työkalu, joka sopii parhaiten tiimisi tarpeisiin ja projektisi vaatimuksiin.
Projektinhallinnan viitekehykset – Yhteenveto
Projektinhallinnan viitekehys on olennainen kokonaisuus, joka tarjoaa selkeän ja organisoivan rakenteen projektin suunnitteluun, hallintaan ja toteuttamiseen. Se toimii perustana, joka ohjaa projektin elinkaarta aloituksesta päättymiseen. Tämä viitekehys muodostuu kolmesta keskeisestä osasta: projektin elinkaaresta, malleista ja työkaluista sekä prosesseista ja toiminnoista.
Projektin elinkaari määrittelee projektin eri vaiheet, kuten aloitus, suunnittelu, toteutus, valvonta ja seuranta, sekä lopetus. Jokainen vaihe on suunniteltu huolellisesti ohjaamaan projektin etenemistä ja varmistamaan tavoitteiden saavuttaminen.
Mallit, tarkistuslistat ja muut työkalut tarjoavat konkreettisia välineitä projektin suunnitteluun ja seurantaan. Näitä ovat esimerkiksi suunnittelumallit, tarkistuslistat ja edistymisen seurantatyökalut, jotka auttavat organisoimaan tehtäviä, varmistamaan tärkeiden vaiheiden suorittamisen ja seuraamaan projektin etenemistä.
Prosessit ja toiminnot ovat keskeinen osa viitekehystä, sillä ne määrittelevät tarkat askeleet ja tehtävät, jotka on suoritettava projektin eri vaiheissa. Näihin kuuluvat vaatimusmäärittely, resurssienhallinta, aikataulutus, riskienhallinta ja laadunvalvonta. Nämä prosessit varmistavat, että projekti etenee suunnitellusti, riskejä hallitaan tehokkaasti ja lopputulos vastaa laatuvaatimuksia.
Projektinhallinnan viitekehys tarjoaa yhtenäisen lähestymistavan projektinhallintaan, mikä tekee siitä arvokkaan työkalun monimutkaisten ja vaativien projektien onnistuneelle hallinnalle. Sen avulla projektitiimit voivat suunnitella, hallita ja toteuttaa projekteja tehokkaasti ja luotettavasti, varmistaen tavoitteiden saavuttamisen ja asiakastyytyväisyyden.