Projektinhallinnassa on useita erilaisia menetelmiä, joita käytetään projektien lähestymistapana. Jokaisella menetelmällä on oma prosessi ja työnkulku. Tässä artikkelissa esitellään tärkeimmät projektinhallinnan menetelmät sekä tehdään niille jakoa samankaltaisuuden ja suosion perusteella.
Perinteiset projektinhallinnan menetelmät
Projektinhallinnan menetelmiä on näinä päivinä todella paljon. Suuressa valikoimassa ennen kaikkea ketterät menetelmät ovat tulleet ja vallanneet alaa, mutta old school -meininki on edelleen voimissaan ja perinteisiin projektinhallinnan menetelmiin luotetaan yhä vahvasti.
Vesiputous- eli Waterfall-malli
Yleisin tapa suunnitella projekti on jakaa tehtävät, jotka johtavat lopulliseen tuotokseen, ja työskennellä niiden kanssa järjestyksessä. Tämä prosessi tunnetaan myös Waterfallmenetelmänä – perinteisenä menetelmänä projektien hallintaan ja yksinkertaisimpana ymmärtää. Jokainen tehtävä on suoritettava ennen seuraavan aloittamista, yhdistetyssä tehtäväketjussa, joka muodostaa lopullisen tuotoksen. Tämä on ihanteellinen menetelmä projekteille, jotka johtavat fyysisiin tuotteisiin (rakennukset, tietokoneet) ja projektisuunnitelmien helpottamiseksi tulevaisuutta varten.
Tämän menetelmän voima piilee siinä, että jokainen vaihe on suunniteltu etukäteen ja järjestetty oikeaan järjestykseen. Vaikka tämä voi olla yksinkertaisin menetelmä toteuttaa aluksi, muutokset sidosryhmien tarpeissa tai painopisteissä voivat häiritä tehtävien sarjaa, mikä vaikeuttaa hallintaa. Tämä menetelmä on ennustettavuudessaan vahva, mutta puuttuu joustavuudessa.
Kriittisen polun menetelmä (CPM – Critical Path Method)
Critical Path Method (CPM) on projektinhallinnan tekniikka, joka auttaa tunnistamaan projektin kriittisen reitin ja aikataulun. Se on erittäin hyödyllinen menetelmä monimutkaisten projektien suunnittelussa, aikatauluttamisessa ja seurannassa. CPM:llä voidaan optimoida resurssien käyttöä ja minimoida projektin kokonaisaika.
Kriittisen polun menetelmä kehitettiin 1950-luvulla perustuen ajatukseen siitä, että jotkut tehtävät eivät voi alkaa ennen kuin edellinen on valmis.
CPM perustuu olettamukseen, että jotkin tehtävät riippuvat toisistaan ja että tiettyjen tehtävien on oltava valmiita ennen kuin seuraavat voivat alkaa. Näiden riippuvuuksien ja tehtävien keston perusteella CPM määrittää projektin kriittisen polun, joka on sarja tehtäviä, jotka rajoittavat koko projektin aikataulua. Kriittisellä polulla olevat tehtävät ovat niitä, jotka määrittävät projektin kokonaiskeston, ja niiden viivästykset vaikuttavat suoraan projektin valmistumisaikaan.
Ketterät projektinhallinnan menetelmät (Agile)
Ketterät projektinhallinnan menetelmät ovat joukko joustavia lähestymistapoja projektien hallintaan. Niiden keskeinen tavoite on reagoida nopeasti muuttuviin vaatimuksiin ja asiakastarpeisiin.
Yleisesti ketterät menetelmät korostavat yhteistyötä, iteratiivista kehitystä ja jatkuvaa asiakkaan palautetta. Scrum, yksi tunnetuimmista ketteristä menetelmistä, jakaa projektin lyhyisiin työjaksoihin nimeltään “sprintit”, joiden aikana kehitetään toiminnallisia osia tuotteesta. Kanban on toinen ketterä menetelmä, joka käyttää visuaalisia kanban-tauluja tehtävien hallintaan ja liikkumiseen eri vaiheiden välillä.
Ketterät menetelmät soveltuvat erityisesti ohjelmistokehitykseen ja muihin projekteihin, joissa muutokset ja nopea reagointi ovat keskeisiä.
Mitä ovat ketterän projektinhallinnan menetelmät (Agile)
Projektin tavoitteet määrittelee asiakas (sisäinen tai ulkoinen), kun taas lopullinen tuotos voi muuttua projektin edetessä. Projektitiimi työskentelee iteratiivisissa sykleissä, arvioiden tuloksia jokaisen syklin päätteeksi. Näiden arviointien perusteella lopullista tuotosta voidaan muokata vastaamaan paremmin asiakkaan tarpeita. Jatkuva yhteistyö on avainasemassa sekä projektitiimin sisällä että projektin sidosryhmien kanssa.
Katsotaanpa joitain suosituimpia ketteriä viitekehyksiä.
Ketterän menetelmän ydin kehitettiin vuonna 2001 neljän keskeisen arvon perusteella:
- Ihmiset ja vuorovaikutus prosessien ja työkalujen sijaan
- Toimiva ohjelmisto kattavan dokumentaation sijaan
- Asiakasyhteistyö sopimusneuvottelun sijaan
- Muutoksiin reagointi suunnitelman noudattamisen sijaan
Ohjelmistokehityksen ketterä manifesti, agile, toi esille mullistavan ajattelutavan arvon tuottamisesta ja yhteistyöstä asiakkaiden kanssa. Tänään ketterä voi viitata näihin arvoihin sekä niihin viitekehyksiin, joilla ne toteutetaan, mukaan lukien Scrum, Kanban, Extreme programming ja Adaptive Project Framework.
Scrum
Scrum on suosituin ketterä projektinhallinnan menetelmä, koska se on suhteellisen helppo ottaa käyttöön. Se myös ratkaisee monia ongelmia, joiden kanssa ohjelmistokehittäjät ovat kamppailleet menneisyydessä. Tällaisia ovat esimerkiksi monimutkaiset kehityssyklit, jäykät projektisuunnitelmat ja muuttuvat tuotantoaikataulut.
Scrumissa pieniä tiimejä johtaa Scrum-master, jonka päätehtävänä on poistaa kaikki esteet tehokkaan työskentelyn tieltä. Tiimi työskentelee kahden viikon lyhyissä jaksoissa, joita kutsutaan “sprinteiksi”. Tiimin jäsenet tapaavat päivittäin keskustellakseen työstään ja esteistä, jotka on poistettava. Tämä menetelmä mahdollistaa nopean kehityksen ja testauksen, erityisesti pienissä tiimeissä.
Kanban
Kanban on toinen ketterän projektinhallinnan menetelmä, joka perustuu tiimin kapasiteettiin. Se sai alkunsa Toyotan tehtailla 1940-luvulla. Osastot käyttivät visuaalista korttijärjestelmää (“Kanban”) ilmoittaakseen, että heidän tiimillään oli valmiina enemmän raaka-aineita ja että heillä oli kapasiteettia tuottaa enemmän.
Tämä visuaalinen lähestymistapa projektinhallintaan sopii hyvin töihin, joissa tarvitaan tasainen tuotanto. Projektitiimit luovat visuaalisia esityksiä tehtävistään käyttäen usein liimapaperilappuja ja valkotauluja (tai online-Kanban-tauluja), siirtämällä lappuja tai tehtäviä etukäteen määriteltyjen vaiheiden läpi nähdäkseen edistyksen ja tunnistaakseen mahdolliset pullonkaulat.
Extreme Programming (XP)
Extreme Programming (XP) on myös agilen eli ketterän johdannainen. XP on menetelmä, joka on suunniteltu parantamaan ohjelmiston laatua (ja yksinkertaisuutta) sekä kehitystiimin kykyä sopeutua asiakkaiden tarpeisiin. Kuten alkuperäisessä ketterässä kaavassa, XP:ssä on lyhyet työjaksot, usein toistuvat iteraatiot ja jatkuva yhteistyö sidosryhmien kanssa. Muutokset voivat tapahtua iteraation sisällä. Jos työ ei ole vielä alkanut tietyssä ominaisuudessa, se voidaan vaihtaa ja korvata vastaavalla tehtävällä.
Adaptive Project Framework (APF)
APF eli Adaptive Project Framework, suomeksi mukautuva projektiviitekehys, sai alkunsa haasteista hallita suurinta osaa IT-projekteja perinteisten projektinhallintamenetelmien avulla epävarmojen ja muuttuvien vaatimusten vuoksi.
APF alkaa vaatimusten pilkkomisrakenteesta (RBS – Resource Breakdown Structure) määrittääkseen strategiset projektin tavoitteet tuotteen vaatimusten, toimintojen, osatoimintojen ja ominaisuuksien perusteella. Projekti etenee iteratiivisissa vaiheissa, ja kunkin vaiheen lopussa tiimit arvioivat edellisiä tuloksia parantaakseen suorituskykyä ja käytäntöjä. Sidosryhmät voivat myös muuttaa projektin laajuutta jokaisen vaiheen alussa, jotta tiimi voi tuottaa eniten liiketoiminta-arvoa.
Muutosjohtaminen ja projektinhallinnan menetelmät
Jotkut menetelmät käsittelevät projektinhallintaa, mutta niissä on ylimääräinen painopiste muutosjohtamisessa, kuten riskien suunnittelussa ja muutoksen hallinnassa. Huomionarvoisia muutosjohtamisen menetelmiä ovat:
ECM – Event chain methodology (Tapahtumaketjumenetelmä)
ECM:n taustalla oleva ajatus on, että potentiaaliset riskit ovat usein projektin ulkopuolella. On tärkeää varautua näihin riskeihin, koska odottamattomat tapahtumat vaikuttavat projektin aikatauluun, tuotoksiin ja mahdollisesti sen menestykseen.
XPM (Extreme project management)
XPM on toinen ketterän johdannainen. XPM on menetelmä, joka on suunniteltu parantamaan ohjelmiston laatua (ja yksinkertaisuutta) sekä kehitystiimin kykyä sopeutua asiakkaiden tarpeisiin. Kuten alkuperäisessä ketterässä kaavassa, XPM:ssä on lyhyet työjaksot, usein toistuvat iteraatiot ja jatkuva yhteistyö sidosryhmien kanssa. Muutokset voivat tapahtua iteraation sisällä. Jos työ ei ole vielä alkanut tietyssä ominaisuudessa, se voidaan vaihtaa ja korvata vastaavalla tehtävällä.
Prosessipohjaiset projektinhallinnan menetelmät
Seuraavaksi meillä on projektinhallintamenetelmiä, jotka käytännössä suuntautuvat liiketoimintaprosessien hallintaan (BPM), missä kullakin lähestymistavalla keskitytään työhön prosessien kokoelmana. Vaikka projektinhallintapuhdasoppineet saattavat väittää, että nämä menetelmät kuuluvat eri luetteloon, uskomme, että ne ovat silti hyviä tapoja suunnitella ja toteuttaa projekteja.
Lean
Lean on menetelmä, joka keskittyy virtaviivaistamiseen ja kaiken turhan poistamiseen. Ensimmäinen vaihe on luoda työprosessin hajoamisrakenne, jotta pullonkaulat ja viivästyksien syyt voidaan tunnistaa ja poistaa. Tavoitteena on tehdä enemmän vähemmällä, eli toimittaa arvoa asiakkaalle käyttäen vähemmän työvoimaa, vähemmän rahaa ja vähemmän aikaa.
6 Sigma (Six Sigma)
6 Sigma on tilastoihin perustuva menetelmä, joka pyrkii parantamaan prosessin laatua mittaamalla läsnä olevia virheitä tai vikoja ja eliminoimalla niitä mahdollisimman paljon. Prosessi voi saavuttaa 6 Sigman arvion, jos 99,99966% lopputuotteesta on virheetöntä.
Lean 6 Sigma
Lean Six Sigma on laadunhallinnan menetelmä, joka yhdistää Leanin ja Six Sigman periaatteet. Tämä menetelmä keskittyy prosessien virtaviivaistamiseen ja virheiden vähentämiseen. Lean Six Sigma pyrkii tuottamaan enemmän arvoa asiakkaalle vähemmällä resurssien käytöllä. Lean osa korostaa hukan poistamista prosesseista ja tehokkuuden parantamista, kun taas Six Sigma keskittyy virheiden vähentämiseen ja laadun parantamiseen mittausten ja tilastollisten menetelmien avulla.
Menetelmä käyttää DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) -prosessia ongelmien tunnistamiseen, analysointiin ja ratkaisemiseen sekä jatkuvan parantamisen tukemiseen.
Prosessipohjainen projektinhallinta
Prosessipohjainen projektinhallinta (Process-based project management) on menetelmä, joka yhdistää kaikki projektin tavoitteet yrityksen suurempaan missioon ja yrityksen arvoihin. Kaikki projektin tavoitteet ja tehtävät pysyvät strategisina ja niiden on liityttävä suurempiin yritystavoitteisiin. Prosessin määrittely, mittausmenetelmien luominen, mittausmenetelmien määrittely, tavoitteiden säätäminen epävakaissa tilanteissa, parannusten suunnittelu ja niiden toteuttaminen ovat mukana.
Muut projektinhallinnan menetelmät
Tässä vaiheessa saattaa tuntua siltä, että projektinhallinnan menetelmiä on kuin niitä kuuluisia hippitatteja golfkentällä, mutta käydään läpi vielä muutamia yleisiä keinoja.
PRINCE2
PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) on projektinhallintamenetelmä, joka tarjoaa rakenteellisen ja hallitun lähestymistavan projektien suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan. Se on erityisen suosittu Iso-Britanniassa ja sitä käytetään laajalti eri aloilla.
PRINCE2:n avulla projekteille määritellään selkeät tavoitteet, vastuut ja roolit, ja se tarjoaa vaiheittaisen lähestymistavan projektin elinkaaren hallintaan. Menetelmä perustuu seitsemään periaatteeseen, kuten liiketoimintapohjaisuuteen, jatkuvaan oppimiseen ja sopeutumiseen sekä tarkkaan muutoshallintaan. PRINCE2:ssa korostetaan projektin liiketoiminnallisen perustelun ja laadukkaan suunnittelun merkitystä projektin onnistumiselle.
PRiSM
PRiSM (Projects Integrating Sustainable Methods) on projektinhallinnan menetelmä, joka korostaa ympäristöllistä kestävyyttä osana projektien suunnittelua ja toteutusta. PRiSM-menetelmän tavoitteena on integroida ympäristön kestävyys projektin prosesseihin ja päätöksentekoon. Se keskittyy vähentämään yrityksen negatiivista ympäristö- ja sosiaalista vaikutusta samalla, kun projektin tehtävät suoritetaan.
PRiSM-menetelmä tarjoaa kehyksen, jonka avulla voidaan suunnitella, toteuttaa ja hallita projekteja siten, että ne tuottavat vähäistä ympäristövaikutusta ja lisäävät samalla yrityksen arvoa. Se on erityisen hyödyllinen projekteille, joissa ympäristöllä on suuri merkitys, ja se edistää kestävän kehityksen periaatteita projektien suunnittelussa ja toteutuksessa.
Hyötyjen toteutus
Hyötyjen toteutus (Benefits realization) on projektinhallinnan strategia, joka keskittyy varmistamaan, että projektin tulokset vastaavat tarkoituksia ja tuottavat odotetut hyödyt. Tämä lähestymistapa korostaa, että projektin tavoitteena ei ole ainoastaan valmiin tuotteen tai palvelun toimittaminen aikataulussa ja budjetissa, vaan myös sen varmistaminen, että se todella tuottaa liiketoiminnallista arvoa. Hyötyjen toteutus vaatii tiivistä yhteistyötä sidosryhmien kanssa ja heidän tarpeidensa ymmärtämistä. Se edellyttää myös jatkuvaa arvioimista ja seurantaa projektin elinkaaren aikana varmistaakseen, että hyödyt toteutuvat odotetulla tavalla. Hyötyjen toteutus auttaa organisaatioita keskittymään tulosten laatuun ja liiketoiminnallisiin tavoitteisiin projektien läpi.
PMBOK (Project Management Body of Knowledge)
Jotkut organisaatiot käyttävät projektinhallinnan tietoaineistoa (PMBOK) projektien hallintaan. Proikkaripiireissä tästä voidaan olla montaa mieltä, mutta käydään aihetta silti hieman läpi.
Vaikka PMBOK ei ole virallinen menetelmä, tämä järjestelmä sisältää projektin viisi prosessiryhmää, jotka Project Management Institute (PMI) on hyväksynyt ja dokumentoinut “Opas projektinhallinnan tietoaineistoon” (PMBOK). Viisi vaihetta ovat:
- Aloittaminen
- Suunnittelu
- Toteutus
- Kontrollointi
- Päättäminen
Mikä on PMBOK?
PMBOK kerää asetetut prosessit, parhaat käytännöt, terminologiat ja ohjeet, joita projektinhallintateollisuus hyväksyy standardeiksi. Löydät sen dokumentoituna kirjassa “Opas projektinhallinnan tietoaineistoon” (PMBOK-opas), jota Project Management Institute (PMI) kokoaa ja valvoo.
PMBOK-opas tarjoaa projektijohtajille ohjeita ja parhaita käytäntöjä, määritellen kaiken projektin elinkaaresta projektinhallinnan strategioihin ja käsitteisiin. PMBOK-opas yksityiskohtaistaa erilaiset projektinhallinnan prosessit, jotka vuorovaikuttavat ja limittyvät projektin elinkaaren aikana.
PMBOK:n 10 projektinhallinnan aluetta
PMBOK-opas kattaa 10 projektinhallinnan tietämisaluetta, jotka ovat seuraavat:
- Integraatiohallinta
- Osaprojektien hallinta
- Laatuhallinta
- Viestinnän hallinta
- Riskienhallinta
- Hankintaohjauksen hallinta
- Sidosryhmien hallinta
- Aikatauluhallinta
- Kustannushallinta
- Laajuuden hallinta
Mikä on paras projektinhallinnan menetelmä?
Kun valitset projektinhallintamenetelmää projektillesi, sinun on otettava huomioon useita tekijöitä, kuten projektin laatu, koko, monimutkaisuus, aikataulu ja budjetti, sekä tiimisi ja sidosryhmien tarpeet. Jokaisella menetelmällä on omat vahvuutensa ja heikkoutensa, ja yksi menetelmä ei sovi kaikkiin tilanteisiin.
Paras tapa edetä on harkita huolellisesti projektin vaatimuksia ja valita menetelmä, joka parhaiten sopii tavoitteisiisi. Voit myös yhdistää eri menetelmiä mukautetun lähestymistavan luomiseksi, joka vastaa projektiisi parhaiten.