Projektinhallinta on prosessi, joka auttaa sinua ja yritystäsi varmistamaan, että projekti toteutetaan onnistuneesti. Se sisältää useita vaiheita, kuten projektin suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja lopettamisen. Tässä projektinhallinnan perusteet -artikkelissa kerromme kaiken oleellisen projektinhallinnasta, sen vaiheista ja työkaluista.
Mikä on projekti?
Projekti on rajallinen, tavoitteellinen, aikaa ja resursseja hyödyntävä tehtävä, joka suoritetaan tiettyyn tuloksen saavuttamiseksi. Projektit voivat olla pieniä tai suuria, ja ne voivat olla mistä tahansa aiheesta.
Yhdysvaltalainen Projektinhallintainstituutti (PMI) määrittelee projektin “tilapäiseksi pyrkimykseksi luoda ainutlaatuinen tuote, palvelu tai tulos”.
Tässä määritelmässä on muutamia keskeisiä huomioitavia asioita:
Sana “tilapäinen” tarkoittaa, että projekteilla on määritelty alku ja loppu. Tämä tarkoittaa, että jokaisen projektin on sisällettävä aikataulu, laajuus ja resurssit. Se, että se on tilapäinen alku- ja loppupisteineen, tarkoittaa myös, että se ei ole osa jatkuvaa toimintaa. Tämä tuo meidät toiseen kohtaan.
Projektin tarkoituksena on “luoda ainutlaatuinen tuote, palvelu tai tulos”. Tämä tarkoittaa, että projekti käynnistetään saavuttaakseen tietyn tavoitteen, joka on tyypillisesti normaalin päivittäisen liiketoiminnan ulkopuolella. Tämä tarkoittaa, että projektitiimi voi sisältää ihmisiä, jotka eivät yleensä työskentele yhdessä, ja vaatia resursseja, jotka yleensä eivät kuulu päivittäisen toiminnan piiriin.
Projektin osat
Onnistuakseen, jokaisella projektilla on oltava seuraavat osatekijät:
- Tavoite: Mitä yrität saavuttaa?
- Aikataulu: Milloin yrität saavuttaa sen?
- Budjetti: Kuinka paljon sen saavuttaminen maksaa?
- Sidosryhmät: Ketkä ovat suuret toimijat, joilla on kiinnostus tähän projektiin?
- Projektijohtaja: Kuka varmistaa, että kaikki tarvittava tulee tehtyä?
Projekti on harvemmin lähelläkään rutiinia. Päivittäiset toiminnot ja ylläpito eivät ole projekteja, koska niillä ei ole selkeää alkua ja loppua.
Mitä on projektinhallinta?
Projektinhallinta on käytäntö soveltaa tietoa, taitoja, työkaluja ja tekniikoita projektin loppuun saattamiseksi määriteltyjen vaatimusten mukaisesti.
Tämän käytännön asianmukainen toteuttaminen perustuu ongelman tunnistamiseen, suunnitelman laatimiseen ongelman ratkaisemiseksi ja sen jälkeen suunnitelman toteuttamiseen, kunnes ongelma on ratkaistu. Se saattaa kuulostaa yksinkertaiselta, mutta jokaisen vaiheen aikana siihen liittyy paljon. Oikean hallintasuunnitelman avulla projekti valmistuu ajallaan ja budjetissa.
Projektinhallinnan vaiheet
Projektinhallinta koostuu useista olennaisista vaiheista, jotka ohjaavat projektin suunnittelusta sen onnistuneeseen päätökseen.
Nämä vaiheet ovat suunnittelu, toteutus, seuranta, ja lopettaminen. Suunnitteluvaiheessa määritellään projektin tavoitteet, laajuus, resurssit ja aikataulu, tarjoten perustan koko projektin hallinnalle. Toteutusvaiheessa projektisuunnitelma pannaan toimeen, tehtävät ja resurssit jaetaan tiimille, ja projektin konkreettinen työ alkaa. Seurantavaiheessa tarkkaillaan projektin etenemistä, vertaillaan sitä suunnitelmaan ja tehdään tarvittavia korjauksia aikataulussa, resursseissa tai laajuudessa. Lopettamisvaiheessa projekti arvioidaan, tulokset dokumentoidaan ja projekti siirretään lopullisesti päätökseen.
Suunnittelu: Projektin suunnitteluvaiheessa projektinjohtaja määrittelee projektin tavoitteet, tehtävät, resurssit ja aikataulun. Projektin tavoitteet on tärkeää määritellä selkeästi ja tarkasti. Tehtävät on tärkeää listata ja aikatauluttaa. Resurssit, joita projektiin tarvitaan, on tärkeää tunnistaa ja varmistaa, että ne ovat saatavilla. Aikataulu on tärkeää määritellä realistisesti ja varmistaa, että se on mahdollista toteuttaa.
Toteutus: Projektin toteutusvaiheessa projektinjohtaja toteuttaa projektisuunnitelmaa ja varmistaa, että projekti etenee kohti tavoitteitaan. Projektinjohtajan on tärkeää kommunikoida projektitiimin kanssa ja varmistaa, että kaikki tietävät omat tehtävänsä ja vastuunsa. Projektinjohtajan on myös tärkeää varmistaa, että projekti pysyy budjetissa ja aikataulussa.
Seuranta: Projektin seurannassa projektinjohtaja varmistaa, että projekti etenee suunnitelman mukaisesti ja että se pysyy budjetissa ja aikataulussa. Projektinjohtajan on tärkeää tunnistaa mahdolliset ongelmat ja puutteet ajoissa ja tehdä tarvittavat korjaavat toimenpiteet. Projektinjohtajan on myös tärkeää kommunikoida projektitiimin kanssa projektin etenemisestä ja mahdollisista ongelmista.
Lopettaminen: Projektin lopettaminenvaiheessa projektinjohtaja arvioi projektin onnistumista ja dokumentoi tulokset. Projektinjohtajan on tärkeää varmistaa, että projekti on toteutettu suunnitelman mukaisesti ja että se on saavuttanut tavoitteensa. Projektinjohtajan on myös tärkeää kommunikoida projektitiimin kanssa projektin lopputuloksista ja oppimista.
Projektinhallinnan hyödyt
Projektinhallinnalla on useita hyötyjä koko organisaatiolle. Näitä hyötyjä ovat muun muassa seuraavat asiat:
- Projektien onnistumisprosentin paraneminen
- Projektien budjetin ja aikataulun noudattaminen
- Projektien laadun paraneminen
- Projektien riskien vähentäminen
- Projektien osallistujien motivaation lisääminen
- Projektien läpinäkyvyyden paraneminen
- Projektinhallinnan työkalut ja menetelmät
Projektinhallinnan työkalut
Projektinhallinnan perusteet tarvitsee tietysti työkalunsa. Projektinhallinnassa käytetään useita työkaluja ja menetelmiä, jotta päästään maaliin mahdollisimman mutkattomasti. Projektinhallinnan työkaluja ovat muun muassa seuraavat:
- Projektinhallinnan ohjelmistot
- Projektinhallinnan ohjelmistot tarjoavat työkaluja ja resursseja projektinjohtajille tehokkaan suunnittelun, seurannan ja resurssien hallinnan varmistamiseksi. Ne voivat sisältää aikataulutus- ja tehtävänhallintatoimintoja, budjetointityökaluja sekä tiimityöskentelyä helpottavia ominaisuuksia, kuten viestintä- ja yhteistyötyökaluja.
- Projektinhallinnan kaaviot
- Projektinhallinnan kaaviot, kuten Gantt-kaaviot, auttavat visualisoimaan projektin aikataulun ja tehtävät kronologisesti. Ne tarjoavat selkeän näkymän projektin etenemisestä, mahdollistavat tehtävien priorisoinnin ja auttavat tunnistamaan riippuvuudet tehtävien välillä.
- Projektinhallinnan menetelmät
- Projektinhallinnan menetelmät ovat järjestelmiä ja lähestymistapoja projektin suunnittelulle, toteutukselle ja hallinnalle. Esimerkkejä menetelmistä ovat vesiputousmalli, ketterät menetelmät (kuten Scrum) ja PRINCE2. Nämä menetelmät auttavat organisoimaan tiimin työtä, edistämään yhteistyötä ja sopeutumaan muutoksiin joustavasti.
- Projektinhallinnan ammattilaiset
- Projektinhallinnan ammattilaiset, kuten projektinjohtajat, ovat vastuussa projektien onnistuneesta toteuttamisesta. He hallinnoivat resursseja, aikatauluja, riskejä ja viestintää. Projektinhallinnan asiantuntijat tarjoavat syvempää tietämystä ja ohjausta projektinhallinnan prosesseista ja menetelmistä. Projektityöntekijät ovat vastuussa projektin käytännön toteutuksesta ja tehtävien suorittamisesta projektinjohtajan ohjeiden mukaisesti.
Miksi projektinhallinnan perusteet on tärkeää osata?
Kaiken kaikkiaan projektinhallinta auttaa tehokkaasti hallitsemaan monimutkaisia projekteja, varmistamaan niiden onnistumisen ja minimoimaan riskejä ja epäselvyyksiä matkan varrella.
Mitä projektipäällikkö tekee?
Lyhyesti sanottuna projektipäälliköt ovat vastuussa projektien suunnittelusta, toteutuksesta, seurannasta, hallinnasta ja valmistumisesta, joten heidän on ymmärrettävä aihe kokonaisvaltaisesti. Tämä on kuitenkin vain jäävuoren huippu projektinhallinnan perusteista. Projektipäällikkö muun muassa auttaa:
- saavuttamaan ennustettavamman projektin suunnittelun ja toteutuksen prosessin
- soudattamaan projektin budjettia, aikatauluja ja laajuusohjeita
- ratkaisemaan projektin esteitä ja eskaloimaan ongelmia nopeammin ja helpommin
- tunnistamaan ja lopettamaan projektin, jolla ei ole relevanttia liiketoiminta-arvoa
- tulemaan tehokkaammiksi
- parantamaan yhteistyötä tiimien sisällä ja välillä
- tunnistamaan ja suunnittelemaan riskejä
Rakenna suunnitelma: Projektinjohtajat vastaavat realistisimman kurssin suunnittelusta projektille. Suunnitelman on sisällettävä projektin laajuus, aikataulu ja budjetti. Tämä voi sisältää myös oikeiden työkalujen tunnistamisen tehtävän.
Kokoa tiimi: Oikean tiimin kokoaminen on ratkaisevan tärkeää. Jokainen projektitiimi vaihtelee riippuen projektin laajuudesta ja tarvittavista toiminnoista sen suorittamiseksi. Erityisosaajien ja aihealueen asiantuntijoiden löytäminen jokaiselle tarvittavalle tehtävälle on ihanteellista.
Määrää tehtävät: Projektipäälliköiden on annettava tiimilleen selkeä määritelmä tiettyjen tehtävien ja aikataulujen osalta projektin joka osa-alueelle. Vaikka jokainen tiimin jäsen vastaa omista tehtävistään, monet tehtävät vaativat yhteistyötä sekä sisäisten että ulkoisten tiimijäsenten kesken.
Johda tiimiä: Nyt kun tiimi on koottu ja heidän tehtävänsä on määritelty, projektipäällikön on pidettävä kone hyvin öljyttynä, kattamalla perusasiat ja enemmän. Tämä sisältää yksittäisten tilannekatsausten tarkistamisen, esteiden tunnistamisen ja poistamisen, erimielisyyksien neuvottelun, tiimin moraalin ylläpitämisen sekä koulutuksen ja mentoroinnin tarjoamisen.
Hallitse budjettia: Useimmat projektit vaativat joitain kuluja, mikä tarkoittaa, että projektibudjetin kokoamisen ja kustannusten hallinnan ymmärtäminen on kriittistä onnistumiselle. Tämä edellyttää todellisten menojen vertaamista arvioihin ja projektisuunnitelman tarvittaessa mukauttamista.
Hallitse aikatauluja: Kuten budjetin kanssa, projektinjohtajille on annettu tehtäväksi pitää kaikki aikataulussa, jotta tiimi noudattaa ennustettuja määräaikoja valmistumiselle. Tämä vaatii realististen määräaikojen asettamista projektin elinkaaren aikana, jatkuvaa viestintää tiimin kanssa tilannekatsauksista ja yksityiskohtaisen aikataulun ylläpitämistä.
Osallista sidosryhmät: Sidosryhmät pelaavat suurta roolia projektissasi. He ovat tyypillisesti vaikutusvaltaisia ihmisiä, jotka vaikuttavat projektiin. Projektinjohtajien on ylläpidettävä hyvää suhdetta ja avointa viestintälinjaa sidosryhmien kanssa, jotka voivat auttaa poistamaan esteitä ja antamaan voimaa tiimillesi, mutta myös luomaan tarpeettomia pullonkauloja ja horjuttamaan projektia, jos he eivät ole tyytyväisiä suuntaan.
Luovuta projekti: Pelkkä projektin tavoitteiden saavuttaminen ei tarkoita, että projektipäällikön työ on ohi. Seuraavaksi on luovutettava projekti tiimille, joka hallinnoi, ylläpitää ja operoi sitä jatkossa. Tässä vaiheessa projektipäällikkö ei enää ole ensisijainen yhteyshenkilö ja hänet määrätään uuteen projektiin.
Dokumentoi prosessi: “Opitut läksyt” -tiedon tunnistaminen ja dokumentointi on hyvä käytäntö henkilökohtaiselle kasvulle, mutta myös kokemuksen välittämiselle muille organisaation tiimeille tulevaisuuden käyttöä varten. Tämä auttaa muita välttämään samat virheet tai hyödyntämään löydettyjä oikoteitä.
Projektinhallinnan historiaa
Projektinhallinnan perusteet – ja sen juuret – voidaan jäljittää niin kauas kuin Gizan pyramidien rakentamiseen, kuten George Washington Universityn julkaisussa kerrotaan – ja tietysti Kiinan muuriin. Kuitenkin tämän käytännön nykyaikainen kehitys alkoi 1800-luvulla, kun rautatieyritykset ostivat tonneittain raaka-aineita ja työllistivät tuhansia ihmisiä työskentelemään transkontinentalisen rautatien parissa.
Varhaisella 1900-luvulla Frederick Taylor sovelsi PM-konsepteja työpäivään kehittämällä strategioita älykkäämmän työskentelyn ja tehottomuuksien parantamiseksi vaatimatta työntekijöitä työskentelemään kovemmin ja pidempään. Henry Gantt, Taylorin kollega, otti nämä käsitteet ja käytti palkkeja ja kaavioita kuvamaan, milloin tiettyjä tehtäviä tai tehtäväsarjoja oli suoritettu, luoden uuden tavan visualisoida projektinhallintaa.
Toisen maailmansodan aikana sotilaalliset ja teollisuusjohtajat käyttivät vielä yksityiskohtaisempia hallintastrategioita, mikä lopulta johti standardoidumpiin prosesseihin, kuten kriittisen polun menetelmään.
Nämä käytännöt kasvoivat suosiotaan eri teollisuudenaloilla, ja vuosina 1965 ja 1969 perustettiin kansainvälinen projektinhallintayhdistys ja PMI. Vuonna 2001 ketterät projektinhallintamenetelmät saivat muotonsa ketterän manifestin luomisen myötä.
Projektinhallinnan ala jatkaa muuttumistaan, kun kilpailu lisääntyy entisestään, tarve nopeille muutoksille kasvaa ja uudet teknologiat (automatisointi, tekoäly jne.) tulevat markkinoille.
Yhteenveto projektinhallinnan perusteista
Projektinhallinta on monimutkainen prosessi, mutta se on välttämätöntä projektien onnistumiselle. Projektinhallinnan perusteet sisältää useita vaiheita, kuten projektin suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja lopettamisen. Projektinhallinnalla on useita hyötyjä, kuten projektin onnistumisprosentin paraneminen, projektin budjetin ja aikataulun noudattaminen, projektin laadun paraneminen, projektin riskien vähentäminen, projektin osallistujien motivaation lisääminen ja projektin läpinäkyvyyden paraneminen. Projektinhallinnassa käytetään useita työkaluja ja menetelmiä, kuten projektinjohdon ohjelmistot, projektinjohdon kaaviot ja projektinjohdon menetelmät. Projektinhallinnan ammattilaisia ovat projektinjohtajat, projektinhallinnan asiantuntijat ja projektityöntekijät.