Riippumatta siitä, millaista projektia suunnittelet, kaikki niistä kulkee samojen vaiheiden läpi. Vaikka jokainen projekti vaatii oman joukon uniikkeja tehtäviä, ne noudattavat kaikki samankaltaista kehystä. Aina on alku, keskikohta ja loppu. Tämä on nimeltään projektinhallinnan elinkaari.
Tehokas projektinhallinta edellyttää perusteellista ymmärrystä tästä elinkaaresta. Jokaisella vaiheella on omat haasteensa, tuotokset ja sidosryhmät, ja projektipäällikön on oltava taitava navigoimaan jokaisen vaiheen läpi menestyksen varmistamiseksi.
Tässä artikkelissa tutkimme yksityiskohtaisesti projektin elinkaarta, käyden jokaisen vaiheen tarkoitukset, keskeiset toiminnot ja parhaat käytännöt läpi.
Projektinhallinnan elinkaari ei välttämättä etene lineaarisesti, ja eri projekteissa vaiheet voivat olla eri mittaisia tai korostua eri tavoin riippuen projektin luonteesta ja vaatimuksista. Samoin se, minkälaisia projektinhallinnan menetelmiä käytetään. Kunkin vaiheen huolellinen suunnittelu, seuranta ja toteutus ovat kriittisiä onnistuneen projektinhallinnan varmistamiseksi.
Projektinhallinnan elinkaari – aloitusvaihe
Aloitusvaihe on projektin käynnistämisen aika, jossa määritellään projektin tavoitteet, laajuus ja keskeiset sidosryhmät. Projektille luodaan perusta ja tarkoitukseen liittyvä liiketoimintamalli. Tärkeitä tehtäviä tässä vaiheessa ovat projektin idean ja tarpeen määrittely, resurssien alustava suunnittelu ja mahdollisten riskien tunnistaminen.
Tämä vaihe on koko projektinhallinnan elinkaaren ensimmäinen vaihe. Tänä aikana projektijohtaja voi tehdä seuraavia asioita:
- Suorittaa toteutettavuustutkimus
- Luoda projektiluettelo
- Tunnistaa keskeiset sidosryhmät
- Valita projektinhallintatyökalut
Aloitusvaiheen lopussa projektijohtajan tulisi saada yleinen käsitys projektin tarkoituksesta, tavoitteista, vaatimuksista ja riskeistä.
Projektinhallinnan elinkaari – suunnitteluvaihe
Suunnitteluvaiheessa suunnitellaan yksityiskohtainen tiekartta siitä, miten projektin tavoitteisiin päästään. Projektisuunnitelma luodaan, ja siihen sisällytetään aikataulu, resurssien tarve, budjetti, työtehtävät, riskienhallintasuunnitelma ja viestintäsuunnitelma. Suunnitteluvaiheessa luodaan perusta projektin toteuttamiselle ja valvonnalle.
Suunnitteluvaihe on kriittinen vaihe projektin tiekartan luomisessa, jota koko tiimi voi seurata. Tässä vaiheessa kaikki yksityiskohdat ja tavoitteet hahmotellaan, jotta organisaation asettamat vaatimukset voidaan täyttää.
Tämän vaiheen aikana projektijohtajat yleensä:
- Luovat projektisuunnitelman
- Kehittävät resurssisuunnitelman
- Määrittelevät tavoitteet ja suoritusmittarit
- Kommunikoivat roolit ja vastuut tiimin jäsenille
- Rakentavat työnkulut
- Ennakoivat riskejä ja luovat varasuunnitelmia
Seuraava vaihe (toteutus) alkaa yleensä projektin käynnistyskokouksella, jossa projektijohtaja esittelee projektin tavoitteet kaikille osallisille. Ennen tuota kokousta projektijohtajan on tärkeää tehdä seuraavat asiat:
- Määritellä tavoitteet ja tuotokset
- Tunnistaa tiimin jäsenet ja määrittää tehtävät
- Kehittää luonnos projektisuunnitelmasta
- Määritellä, mitkä mittarit määritetään projektin onnistumisen mittaamiseksi
- Tunnistaa ja valmistautua mahdollisiin esteisiin
- Määrittää tiimin viestinnän logistiikka ja aikataulut
- Valita suosikkisi projektinhallintamenetelmä
- Varmistaa, että tiimillä on pääsy ja tietämys asiaankuuluvista työkaluista
- Ajoittaa kokous
- Asettaa esityslista ja valmistella dioja
Projektinhallinnan elinkaari – toteutusvaihe
Totetutusvaihe on projektin käytännön toteutuksen aika. Projektisuunnitelman mukaisesti työtehtävät jaetaan tiimille, ja projekti etenee kohti tavoitteitaan. Projektipäällikkö valvoo tiimin työtä, varmistaa aikataulun noudattamisen ja ohjaa tarvittaessa projektin suuntaa. Tämä vaihe vaatii tehokasta viestintää ja yhteistyötä.
Tämä vaihe on se, jossa suurin osa projektista tapahtuu. Tuotokset rakennetaan varmistaakseen, että projekti täyttää vaatimukset. Tässä vaiheessa suurin osa ajasta, rahasta ja ihmisistä suunnataan projektiin.
Kuten yllä mainittiin, käynnistyskokous pidetään merkkinä toteutusvaiheen virallisesta alkamisesta. Käynnistyskokouksen esityslista voi näyttää joltakin tältä:
- Esittelyt: Kuka on kuka?
- Projektin tausta: Miksi teet tätä projektia? Mitkä ovat tavoitteet?
- Projektin laajuus: Millainen työ sisältyy?
- Projektisuunnitelma: Miltä tiekartta näyttää?
- Roolit: Kuka on vastuussa projektin osa-alueista?
- Viestintä: Millaisia viestintäkanavia käytetään? Millaisia kokouksia tai tilanneraportteja tiimisi voi odottaa?
- Työkalut: Mitkä työkalut ovat käytössä projektin suorittamiseen, ja miten niitä käytetään?
- Seuraavat askeleet: Mitkä ovat välittömät toimenpiteet, jotka on suoritettava?
- Kysymykset ja vastaukset: Avaa tilaisuus kysymyksille
Projektinhallinnan elinkaari – valvonta- ja seurantavaihe
Toteutusvaiheen rinnalla tai sen jälkeen tapahtuva valvonta ja seuranta varmistavat projektin etenemisen suunnitelman mukaisesti. Tässä vaiheessa seurataan projektin edistymistä, verrataan toteutunutta suunnitelmaan ja ryhdytään toimiin mahdollisten viivästysten, muutosten tai riskienhallinnan tarpeen suhteen. Tämä vaihe on jatkuvaa tarkastelua ja tarvittaessa korjausliikkeitä.
Tämä vaihe siis tapahtuu rinnakkain toteutusvaiheen kanssa. Projektin edetessä projektijohtajan on varmistettava, että kaikki osat liikkuvat saumattomasti oikeaan suuntaan. Jos projektisuunnitelmaa on tarpeen muuttaa odottamattomien olosuhteiden tai suunnanmuutoksen vuoksi, se saattaa tapahtua tässä vaiheessa.
Ohjaus- ja seurantavaiheen aikana projektijohtajien voi olla tehtävä seuraavia asioita:
- Hallita resursseja
- Seurata projektin suorituskykyä
- Riskienhallinta
- Suorittaa tilannekokouksia ja raportteja
- Päivittää projektiaikataulu
- Muokata projektisuunnitelmia
Tämän vaiheen lopussa kaikki sovitut projektin tuotokset tulisi olla valmiita ja hyväksytty asiakkaalta.
Projektin päättäminen
Projektin päättäminen on myös kriittinen vaihe projektinhallinnan elinkaaressa. Se merkitsee projektin virallista päättymistä ja tarjoaa ajanjakson pohdintaa, lopetuksia ja materiaalien järjestämistä varten.
Projektin päättyminen vaatii lopetushallintaa. Tässä vaiheessa projekti arvioidaan suhteessa alkuperäisiin tavoitteisiin, budjettiin ja aikatauluun. Lopulliset tuotokset ja tulokset tarkastetaan ja hyväksytään, ja projekti siirretään virallisesti päätökseen. Lopetushallinnassa voi myös käydä läpi projektipalautteen ja oppimiset, jotta tulevissa projekteissa voidaan tehdä parempia päätöksiä.
Projektijohtajat voivat:
- Laskea yhteen kaikki tuotokset
- Sitoa kaikki irralliset langat
- Siirtää projektin asiakkaalle tai tiimille, joka hoitaa projektin päivittäiset toiminnot
- Suorittaa jälkiarvioinnin projektista saaduista opetuksista ja dokumentoida ne
- Järjestää kaikki projektiasiakirjat keskitettyyn paikkaan
- Kommunikoida projektin onnistumisesta sidosryhmille ja johdolle
- Juhlia projektin päättymistä ja tunnustaa tiimin jäsenet
Miksi projektinhallinnan elinkaari on tärkeä ymmärtää?
Projektin elinkaari tarjoaa projektipäälliköille polun projektien läpi. Se määrittää, mistä aloitetaan ja minne mennään seuraavaksi kussakin projektin vaiheessa. Riippumatta siitä, kuinka kiireistä tulee, on luotava rakenne, johon voi palata ja uudelleenryhmittäytyä.
Vaikka projektin elinkaari saattaa kuulostaa vähemmän mielenkiintoiselta, se on tärkeä osa projektipäälliköiden työtä.
Kaikkiin projekteihin liittyy yleensä samat vaiheet: määritellään projektin tavoitteet, luodaan projektisuunnitelma tavoitteiden saavuttamiseksi ja sitten tehdään tarvittavat asiat sen saavuttamiseksi. Eri projektipäälliköt tai organisaatiot voivat käyttää hieman erilaisia termejä kuvaamaan projektin elinkaaren vaiheita erilaisissa projekteissa, mutta periaatteessa ne ovat kaikki melko samankaltaisia.
Projekti täytyy aina aloittaa jostakin: on määriteltävä ongelma, joka tarvitsee ratkaisun.
Tuo suunnitelma laitetaan sitten käytäntöön, ja sen toteutumista seurataan, jotta voidaan varmistaa asioiden eteneminen. Sitten projekti otetaan käyttöön, suorituskykyä arvioidaan ja projekti päätetään virallisesti.
Projektinhallinnan elinkaari tiivistettynä
Projektinhallinnan elinkaari koostuu useista vaiheista, jotka ohjaavat projektin suunnittelusta päätökseen.
Aloitusvaiheessa määritellään projektin tavoitteet ja liiketoimintatapaus. Suunnitteluvaiheessa luodaan yksityiskohtainen suunnitelma, joka sisältää aikataulun, budjetin, resurssit ja riskienhallinnan.
Toteutusvaiheessa suunnitelma pannaan käytäntöön, ja projekti etenee kohti tavoitteitaan.
Valvonta ja seurantavaiheessa projektin etenemistä seurataan ja tarvittaessa tehdään korjauksia.
Lopetushallinnassa projekti arvioidaan, hyväksytään ja siirretään virallisesti päätökseen.
Jokainen vaihe vaatii tehokasta viestintää ja yhteistyötä tiimin kesken. Huolellinen suunnittelu, seuranta ja arviointi ovat avain onnistuneeseen projektinhallintaan.