Mejor software CRM: guía completa en 2024

Piensa en la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) como un medio para mantener el contacto con los clientes existentes y hacer crecer tu base de clientes mediante un marketing eficaz. Para ello, necesitas un software de CRM que te permita acceder fácilmente a tu base de datos, gestionar a tus clientes y mantener actualizada su información de contacto. El software CRM suele tener las siguientes características:

• Automatización del flujo de trabajo.
• Integración con terceros.
• Gran asistencia al cliente.
• Integración con las redes sociales.
• Gestión de clientes potenciales.
• Gestión de la cartera de clientes y empleados.
• Gestión de oportunidades.

En esta guía responderemos a la pregunta “¿qué es un software CRM?” y revisaremos si es adecuado para tu negocio.

¿Qué es el Software CRM?

Entonces, ¿qué es exactamente el software CRM?

Es una herramienta utilizada por muchas empresas diferentes para gestionar sus relaciones con los clientes. Se refiere a la relación que una empresa tiene con sus clientes: las personas que utilizan el producto o servicio de la empresa. Para que el software CRM sea eficaz, es necesario saber cómo son tus clientes y qué esperan de ti en términos de productos, servicios y otras cosas que necesitan.

¿Para que sirve el software CMR?

En primer lugar, veamos cómo funciona un sistema CRM (que es el medio por el que los empresarios se refieren al software en sí) y respondamos a la pregunta “¿para qué está diseñado el software CRM?”. Básicamente, una plataforma de software CRM es la forma en que las empresas se comunican con sus clientes y gestionan la automatización de la fuerza de ventas. Para que esto ocurra, necesitas saber quiénes son sus clientes y qué hacen por ti. Es importante que lleves un registro de esta información para mejorar las relaciones con tus clientes, así como las futuras transacciones y trámites con otras personas que confían en tu empresa. El software CRM puede ser manejado por una sola persona o por un equipo de ventas.

Estas son las 5 funciones básicas del software CRM:

1. Función de gestión de contactos

Se trata básicamente de la forma de ponerte en contacto con tu cliente. Esto incluye su dirección física, su dirección de correo electrónico y cualquier otra información de contacto que necesites conocer sobre ellos para ofrecerles el producto y los servicios más adecuados a sus necesidades. También puedes almacenar en tu plataforma diferentes formas de contacto como cuentas telefónicas o incluso páginas web o blogs personales que utilicen habitualmente.

2. Gestión de Engagement

Se refiere al proceso de seguimiento de la interacción con tus clientes. El software CRM te permite enviar boletines, correos electrónicos y otras formas de comunicación para que puedas saber más sobre ellos, retenerlos como clientes y mejorar los servicios que puedan necesitar.

3. Función de gestión de tareas

Una de las mejores funciones que ofrece una plataforma de CRM es que te proporciona un calendario para las operaciones de tu negocio. Esto te ayuda a prepararte para eventos importantes como campañas de marketing u otras actividades relacionadas con el proceso de ventas. También te permite establecer cualquier proceso que tengas en marcha.

4. Función de informes

Esta función se utiliza para hacer un seguimiento de la información sobre tus clientes, como sus datos, sus recorridos como cliente, cómo se actualizaron y sus motivos de abandono. También te permitirá medir su nivel de satisfacción siempre que haya una diferencia entre estas métricas y te permitirá identificar las áreas que necesitan mejorar para mejorar tu relación con estos clientes.

5. Función de análisis

Esto te ayudará a averiguar de dónde vienen tus clientes y te permitirá saber si son nuevos o antiguos. Por lo tanto, esto te ayudará a planificar nuevas estrategias para llegar a estos clientes.

¿Por qué tu empresa necesita un software CRM?

El software de CRM puede ser estupendo para las nuevas empresas, sobre todo para las que empiezan. Estas plataformas de software son relativamente fáciles de usar, sobre todo si no estás demasiado familiarizado con programas informáticos y sistemas operativos complicados.

El software CRM también puede ayudar a las empresas que quieren ampliar su alcance en el mercado. Como ya se ha mencionado, permite gestionar mejor las relaciones con los clientes y mejorar su satisfacción. Además, también te permitirá encontrar nuevos clientes potenciales de forma más eficiente.

Las ventajas del software CRM

Estas son algunas de las ventajas más importantes que aporta el software CRM.

• Te permite gestionar eficazmente el tiempo y los recursos. Mediante el uso de una plataforma CRM, tu empresa será más eficiente en la gestión de sus recursos, como personas, productos y dinero.
• Podrás hacer un seguimiento sencillo de tus ventas y datos de clientes. Esto es especialmente útil si quieres mejorar tus estrategias de marketing.
• Es una buena herramienta para las organizaciones que quieren ampliar su alcance en el mercado. Esto puede ayudarte a mejorar tu presencia y popularidad en otras partes del mundo.
• Conocerás mejor a tus clientes y sus necesidades. Esto te ayudará a desarrollar productos que sean más relevantes para ellos, lo que te hará más eficaz en las prácticas comerciales.
• Es una gran manera de que las pequeñas empresas crezcan y encuentren nuevos clientes sin tener que crear estrategias separadas para cada persona a la que quieran dirigirse.
• Es rentable. Con el uso de una plataforma de CRM, reducirás los costes operativos, ya que sólo pagarás por un software en lugar de varios. También puedes ahorrar dinero en procesos empresariales que antes se hacían manualmente, como el seguimiento de las oportunidades de venta y los datos.
• Puedes ver toda la información en tiempo real a través de todos los dispositivos (PC, portátil y móvil). Esto significa que puedes realizar cambios siempre que sean necesarios, independientemente de dónde te encuentres o de la hora que sea.
• Te ayuda a hacer un seguimiento de los hábitos de gasto y las preferencias de tus clientes para que puedas crear anuncios y campañas de marketing más específicos.
• Cultivarás mejores relaciones con los clientes.
• Es una gran manera de controlar tus operaciones de servicio al cliente mediante la creación de flujos de trabajo que ayudarán a tu negocio, los esfuerzos de marketing y la fuerza de ventas o los representantes de ventas a ser más eficientes.

¿Cómo elegir el software CRM adecuado?

Elegir la plataforma CRM adecuada es importante para las empresas que quieren tener éxito. Entre las muchas plataformas de software CRM disponibles, hay algunas que son más flexibles y adecuadas para diferentes tipos de negocios.

A continuación te explicamos cómo puedes elegir el software CRM adecuado para tu empresa:

1. Identifica tus objetivos

Antes de elegir una plataforma CRM para tu empresa, debes identificar cuidadosamente tus principales metas y objetivos. Piensa en qué problema quieres resolver con tu CRM. Empieza por preguntarte si quieres:

• Hacer un seguimiento de los clientes potenciales y de la actividad de los clientes.
• Gestionar tu cartera de clientes.
• Vigilar tu base de clientes.
• Ofrecer conectividad a los equipos de marketing.
• Gestionar las relaciones con los clientes de forma más eficiente.
• Agilizar tu estrategia de marketing.
• Identificar grupos de clientes.
• Generar informes analíticos personalizados.
• Aumentar la rentabilidad y la productividad.
• Organizar las operaciones de tu negocio.
• Aumentar la satisfacción del cliente.

Ten en cuenta que no debes limitarte a un solo objetivo. El mejor software de CRM contendrá herramientas que te ayudarán a conseguir todo lo que necesitas. La única razón por la que necesitas establecer un objetivo es para poder calibrar mejor qué software será el adecuado para tu empresa.

2. Entender cómo se implementa

Las herramientas de CRM no son sólo para principiantes. Si estás pensando en algo más avanzado, es posible que tengas que recurrir a la ayuda de un consultor o un experto en informática para que te ayude a implementar esta herramienta. Esta etapa puede llevar de unos días a unas semanas, dependiendo de tus objetivos y de la cantidad de información que necesites introducir en el software.

3. Comprueba la compatibilidad de tu software

Es posible que algunos programas informáticos no sean compatibles con otras herramientas que puedas necesitar para tu empresa. Asegúrate de que el software que elija sea compatible con todas tus otras herramientas. Incluso si no lo es, es posible que puedas utilizarlo con una aplicación de terceros. Sin embargo, eso puede ser bastante complicado, especialmente si los cambios y las actualizaciones no se reflejan en tiempo real.

4. Entender las características y las imitaciones

Antes de solicitarlo, hay que entender bien las características disponibles en el software. Es importante tener una idea clara de las funciones que más beneficiarían a tu empresa. También debes conocer las limitaciones del software. No querrás invertir en una plataforma que no puedas utilizar plenamente para tu negocio.

5. Escoge el CMR adecuado para tus necesidades

Elija un sistema que sea fácil de usar y flexible. Asegúrese de saber qué características necesitará, así como lo que puede permitirse. Cuando se trata de software CRM, hay muchas opciones gratuitas, pero asegúrese de que merece la pena utilizarlas antes de descargarlas en su ordenador.

Las características del software CRM que realmente necesitas

Hay muchos programas de CRM disponibles en el mercado. Dependiendo de lo que necesites, puedes elegir entre una amplia selección de herramientas con diferentes características. La mayoría de las plataformas tendrán algunas de estas características que son básicas para cualquier tipo de negocio:

• Gestión de la empresa: esta función puede ayudarte a gestionar tu equipo, tus proyectos y tus finanzas de forma más eficiente.
• Gestión de pedidos: esta herramienta es ideal para las empresas que tienen que gestionar muchos clientes y pedidos.
• Comunicaciones – esta herramienta puede ayudarte a establecer una buena red de comunicación entre los miembros de tu equipo y los clientes.
• Colaboración en equipo: si te dedicas a compartir información, es importante que dispongas de una herramienta que permita conectar a tu equipo.
• Informes – esta es una característica muy importante porque la mayoría de la gente necesita entender lo que está haciendo su negocio. Esta función también puede ayudarte a identificar tendencias y patrones, así como a realizar un seguimiento de las nuevas actividades.
• Gestión de clientes: puedes utilizar esta función para gestionar tus clientes y su información de contacto. También puedes añadir notas a sus perfiles para tener una mejor comprensión de lo que quieren.
• Análisis de los datos de los clientes: la mayoría de las herramientas de CRM incluyen esta función, que resulta útil para las empresas que quieren hacer un seguimiento de sus datos financieros.
• Marketing por correo electrónico: si te dedicas a enviar mensajes de marketing a clientes potenciales, será importante que cuentes con una herramienta que te ayude a automatizar estos procesos y a enviar correos electrónicos automáticos.

Cómo se fija el precio y el alojamiento del software CRM

El precio del software CRM y las opciones de alojamiento pueden variar en función del software que se utilice. Las herramientas de CRM que utilizan servicios en la nube tienen una cuota mensual. Sin embargo, puedes obtener un descuento por volumen basado en el número de usuarios pagados. La ventaja del software CRM alojado en línea es que no es necesario adquirir ningún hardware o software adicional.

También hay algunas plataformas de software CRM que cobran por usuario. Puedes comprar la plataforma por separado y luego elegir si la alojas o la aloja un proveedor externo.

Por término medio, el software de CRM de pago suele costar alrededor de 12 dólares por usuario y mes. Sin embargo, esto sólo cubre las pequeñas empresas y las ofertas más básicas. Para las empresas, sin embargo, puede llegar a costar entre 50 y 100 dólares al mes por usuario. La buena noticia es que se pueden encontrar opciones legítimas de software CRM que son baratas. Incluso hay algunas que son gratuitas, aunque pueden tener un conjunto de características limitadas.

En cuanto al alojamiento, puedes elegir un sistema alojado por el vendedor o por un proveedor externo. Sin embargo, la mayoría de estas plataformas de software CRM utilizan instalaciones en la nube pública. Esto significa que no tienes que comprar ningún hardware o software para ponerlo en marcha. Sólo tienes que pagar una cuota mensual por el servicio.

¿Cómo consigo que mi equipo adopte el software CRM?

Si tienes una pequeña empresa y la formación de tu equipo es crucial, considera la posibilidad de formar a tu equipo o de encontrar otras formas de educar a los empleados sobre las ventajas del software CRM. Puedes hacerlo a través de sesiones de formación dedicadas al personal. De este modo, todos podrán beneficiarse de estas funciones. También puedes hacerlo dando a cada miembro un periodo de prueba para que lo utilice antes de implementar completamente la plataforma.

Consejo: Haz clic aquí para ver el mejor software CRM para pequeñas empresas.

¿Afecta el CRM de forma diferente a las grandes y pequeñas empresas?

Las grandes empresas suelen estar más estructuradas que las pequeñas. Sin embargo, las empresas más pequeñas tienen una serie de ventajas, como que tienen mucho espacio para crecer y pueden innovar más rápido. Las grandes empresas, en cambio, suelen disponer de mayores cantidades de datos. Por eso es fundamental que inviertan en un software de CRM. Sin embargo, las empresas más pequeñas pueden encontrar fácilmente opciones asequibles que siguen siendo muy eficaces para sus necesidades empresariales.

¿Qué no puede gestionar un CRM?

El software de CRM no lo gestionará todo por tu empresa. Antes de implementarlo en tu empresa, debes entender bien cómo funciona. Tienes que entender las características de este software y utilizarlo en consecuencia. Recuerda que una herramienta de CRM sólo es tan buena como el provecho que saques de ella. Si no te esfuerzas en mejorar tu negocio con este software, entonces puedes obtener menos resultados de los que esperabas.

Conclusión: ¿qué es un software CRM?

El software CRM puede ayudarte a mejorar tu negocio garantizando una comunicación rápida y eficaz, agilizando los procesos de flujo de trabajo y ahorrando tiempo. También te proporciona un mayor control sobre los datos de tu empresa. Al gestionar eficazmente los datos de los clientes, podrás crear mejores relaciones con ellos. También podrás enviar los mensajes correctos a los clientes adecuados en el momento oportuno.

Con todas sus ventajas, no es de extrañar que cada vez más empresas utilicen el software CRM.

Preguntas Frecuentes

A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes sobre el software CRM.