Personio Erfahrungen – kann diese HR-Software Ihrem Unternehmen helfen?

Personio gehört zu den erfolgreichsten HR-Softwarepaketen in Europa. Mittlerweile nutzen mehr als 6.000 Unternehmen erfolgreich die Cloud-basierte Softwarelösung, um ihre Personalmanagements zu optimieren und zu automatisieren.

In unserem Restbericht über Personio wollen wir Ihnen alles Wissenswerte über die Funktionsweise dieses erfolgreichen HR-Softwarepakets vermitteln und die Frage beantworten, ob sich die Investition in Personio auch für Ihre Unternehmen lohnt! Diese von uns sehr geschätzte Software verfügt über die folgenden Hauptmerkmale:

• Umfangreiche HR-Webanwendung: Personio bietet alle Anwendungen an, mit denen die Personalabteilung effizienter geführt werden kann.
• Bewerbungsverwaltung: Mit Personio können Ausschreibungen automatisch an 500 verschiedene Jobportale geschickt werden und die eingegangenen Bewerbungen effizient ausgewertet werden.
• Elektronische Personalakte: Für jeden Mitarbeiter werden elektronische Personalakten angelegt. Die von den Mitarbeitern eingesehen und aktualisiert werden können.
• Karriereseiten: Karriereseiten können für das Unternehmen und jede Ausschreibung erstellt werden.
• Berichte und Reporte: Automatisches Erstellen von Berichten und Reporten, um das Bewerbermanagement zu optimieren.

Welche Ergebnisse erzielt Personio

Was ist Personio?

Die HR-Software Personio wurde 2015 von dem gleichnamigen Softwareteam vorgestellt. Die Software wurde entwickelt, um Personalprozesse zu automatisieren und der Personalabteilung zu ermöglichen, sich auf ihre strategischen Ausgaben zu konzentrieren. Personio soll der HR-Abteilung die Möglichkeiten bieten, über die reinen Personaltätigkeiten hinauszuwachsen.

Mittlerweile arbeiten mehr als 1.000 Mitarbeiter in dem Unternehmen, um mehr als 6.000 Kunden zu bedienen. Mit Hauptsitz in München, betreibt Personio auch Büros in Madrid, London, Dublin und Amsterdam.

Wie funktioniert Personio?

Personio Recruiting basiert auf dem „Software as Service“ (SaS) System. Der Kunde kann die Software genau an seine Anforderungen anpassen und muss dafür einen monatlichen Betrag bezahlen. Als Basis dafür stehen drei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die mit unterschiedlichen Optionen angeboten werden.

Hat ein Kunde sich für eine Basisversion entschieden, kann er diese noch individualisieren und an sein Unternehmen anpassen.

Obwohl der Individualisierungsprozess im ersten Moment etwas kompliziert wirkt, bietet er Unternehmen die Möglichkeit, die Software genau anzupassen. Kunden müssen nicht für Programmoptionen bezahlen, die sie nicht benutzten und die Software bietet jegliche Gelegenheit, mit dem Unternehmen zu wachsen.

Die Bezahlung kann monatlich oder mit einem 5 % Discount auch jährlich bezahlt werden. Während bei der monatlichen Zahlung die Kündigungsfrist bei einem Monat liegt, muss bei der jährlichen Zahlung eine Kündigungsfrist von einem Jahr in Kauf genommen werden.

Kunden können jederzeit zu einer anderen Version wechseln oder andere Module in die Software integrieren. Dadurch kann Personio jederzeit an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden.

Personio Erfahrungen – für wen ist Personio gedacht?

Personio Recruiting eignet sich für kleine bis mittelgroße Unternehmen mit bis zu 10.000 Mitarbeitern. Durch die Möglichkeit Module zu integrieren, kann Personio an die Anforderung von fast allen Branchen angepasst werden. Durch die Handhabe, nur die Funktionen auswählen zu können, die auch in dem Unternehmen genutzt werden, wird das Preis-Leistungsverhältnis auch für kleine Unternehmen interessant, die ihre Personalabteilung optimieren wollen.

Personio Funktionen ⭐⭐⭐⭐⭐

Personio Stellenausschreibung – Bewerbermanagement

Personio bietet Unternehmen die Chance, offene Stellen mühelos zu veröffentlichen und zu verwalten. Bei der Erstellung der Ausschreibungen können schon Verantwortungen im Recruiting Prozess zugewiesen und mühelos verwaltet werden. So wird gewährleistet, dass immer die richtigen Mitarbeiter in den Prozess involviert werden.

Die Software veröffentlicht die Stellenanzeigen automatisch auf mindestens 15 kostenlosen Jobportalen. Außerdem können mehr als 600 Premium-Portale aus ganz Europa genutzt werden, um talentierte Kandidaten anzusprechen. Personio bietet exklusive Anzeigepakete an, damit alle Stellenanzeigen ein voller Erfolg werden.

Um die talentierten Kandidaten von Ihrem Unternehmen zu überzeugen, bietet Personio maßgeschneiderte Karriereseiten an. Diese lassen sich sehr einfach erstellen und können nahtlos in die Webseiten Ihres Unternehmens integriert werden.

Im Dashboard für Stellenausschreibungen können Sie die Effektivität der Kampagnen überprüfen. Sie bekommen die Kanäle angezeigt, mit denen Sie die besten Resultate erzielt haben. Diese Information können Sie nutzen, um Ihre Ausschreibungen zu optimieren. Alle Bewerbungen werden in Personio aufgenommen und können in der Software weiterverarbeitet werden.

Personio Bewertung Mitarbeiterverwaltung

Onboarding

Das Onboarding soll neuen Mitarbeiter den Einstieg in das Unternehmen einfacher machen. Alle Onboarding Aufgaben laufen automatisch ab, sodass der Koordinationsaufwand für die HR-Abteilung minimal ist.

Alle Ansprechpartner und Zugangsdaten stehen den neuen Mitarbeitern schon vom ersten Tag an zur Verfügung, sodass die Einarbeitung schnell und effizient durchgeführt werden kann.

Die Aufgaben der Personalabteilung bei der Einführung neuer Mitarbeiter sind zentral einsehbar und es werden Erinnerungen an die Verantwortlichen geschickt. Der Status der Aufgaben wird angezeigt und erst dann entfernt, wenn die Aufgabe abgeschlossen wurde.

Für jeden neuen Mitarbeiter wird automatisch eine digitale Personalakte angelegt, um immer alle Daten griffbereit zu haben und um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Durch die Automatisation des Onboarding-Prozesses werden im Unternehmen neue Ressourcen freigesetzt, mit dem die Effizienz des Unternehmens gesteigert werden kann.

Digitale Personalakte

Für jeden Mitarbeiter wird in Personio eine digitale Personalakte eröffnet. Alle Daten über die Mitarbeiter fließen hier zusammen und können auch hier gepflegt werden. Dadurch entsteht eine Datenbank, die der Personalabteilung dabei hilft, ihre Aufgaben zu optimieren.

Alle Daten über die Mitarbeiter können so sicher gespeichert werden. Die Datenbank ist fehlerfrei, vollständig und entspricht allen gesetzlichen Anforderungen. Allen Mitarbeitern mit Zugangserlaubnis können Daten ohne langes Suchen finden. In der digitalen Personalakte werden auch alle Termine und Fristen verwaltet. So wird kein wichtiger Termin oder ein Jubiläum mehr verpasst.

Die Zugriffsrechte für die digitale Personalaktie können frei vergeben werden. Damit wird gewährleistet, dass nur die verantwortlichen Mitarbeiter Zugriff auf persönliche Daten haben. Angestellte können ihre persönlichen Daten bei Bedarf anpassen. Sie werden nur permanent gespeichert, wenn sie von den verantwortlichen Mitarbeitern der Personalabteilung bestätigt wurden.

Zeiterfassung

Mit Personio haben Sie alle notwendigen Mittel, die Arbeitszeiten der Arbeiter und Angestellten auf unterschiedliche Art zu erfassen. Die Software bietet die Möglichkeit, ihre Zeit-Erfassungssysteme mit einzubinden und die Daten automatisch zu übernehmen. Sie können aber auch die Mitarbeiter selber ihre Arbeitszeiten eintragen lassen, um sie danach von einem Vorgesetzten autorisieren zu lassen. Unabhängig davon, welche Möglichkeit sie wählen, werden alle Arbeitszeiten zentral in Personio Recruiting erfasst. Die Personalabteilung ist stets über die aktuelle Lage informiert und kann dadurch aktuelle Berichte abrufen.

Personio bietet die Möglichkeit, Regeln für die Pausenzeiten zu definieren und Löhne, sowie Überstunden aufgrund von personalisierten Arbeitszeitmodellen zu berechnen. Die Lohnauszahlung wird dann direkt in die Lohnbuchhaltung übermittelt.

Personio bietet auch die Möglichkeit, Zeiten für definierte Projekte zu erfassen oder Schichtpläne umzusetzen. Die Zeiterfassung wird dann automatisch an die definierten Regeln angepasst und in der Software ausgestattet.

Abwesenheit

Einer der größten Probleme der Personalabteilungen ist die Erfassung der Urlaubsanträge. Mit Personio können Sie bis zu 80 % der benötigten Zeit bei der Bearbeitung einsparen. Die Mitarbeiter beantragen ihren Urlaub in der Software und die Vorgesetzten müssen den Antrag nur bestätigen oder ablehnen. Personio berechnet dann automatisch, wie viele Urlaubstage noch zur Verfügung stehen und wie viele bereits genommen wurden.

Anhand der Software ist die Möglichkeit gegeben, jederzeit die aktuelle Abwesenheit zu überprüfen. Fehlzeiten, Urlaube und Krankheitsfälle werden in einer Kalenderübersicht angeboten und ermöglichen so eine einfache Planung.

Personio Lohnabrechnung

Personio enthält alle benötigten Mittel, um alle gehaltsrelevanten Daten in die Lohnbuchhaltung automatisch zu übergeben. Die Personalabteilung braucht die Abrechnungen nur zu überprüfen und freizugeben. Die Lohnzettel werden automatisch in der digitalen Personalakte der Mitarbeiter gespeichert und können von ihnen überprüft und heruntergeladen werden.

Personio besitzt eine DATEV Schnittstelle, mit der die Lohn-Daten per Knopfdruck an das DATEV Rechenzentrum übermittelt werden. Dadurch wird eine absolute Datensicherheit gewährleistet und eine effiziente Lohnabrechnung.

In der Lohnabrechnung laufen alle Prozesse zusammen. Alle Informationen aus der Zeiterfassung, der digitalen Personalakte und anderen Teil der Software treffen hier zusammen und die Software erstellt die Lohnabrechnung automatisch. Leistungsbezogene Bonuszahlungen werden dadurch immer korrekt abgerechnet.

Personio Performance

Das Ziel von Personio Performance ist, das ganze Potenzial der Mitarbeiter freizusetzen. Dafür können in der Software Performance-Gespräche festgelegt werden, mit denen die Basis für ein produktives Arbeiten geschaffen wird. In der Software können die Zyklen für diese Gespräche festgelegt werden und alle Fortschritte überwacht werden. Die Software erinnert automatisch Vorgesetzte und Mitarbeiter daran, Beurteilungen über den betreffenden Mitarbeiter abzugeben. Die Performance-Meetings können so effizient abgewickelt werden, ohne dass die Personal-Abteilung Arbeitszeit mit der Vorbereitung verliert.

Personio Performance soll eine faire Beurteilung aller Mitarbeiter ermöglichen. Dazu werden verschiedene standardisierte Formulare und Bewertungsskalen zur Verfügung gestellt. Dies ermöglicht eine qualitative und quantitativen Messbarkeit, die mit den Bonuszahlungen verknüpft werden können und dadurch automatisch in die Lohnabrechnung einfließen.

Personio Prozesse

Um den internen Genehmigungsprozess effizienter gestalten zu können, bietet Personio die Möglichkeit, Anträge von Mitarbeitern direkt in der Software von den Führungskräften genehmigen zu lassen. Dadurch werden Anfragen und Anträge effizienter gestaltet und ein reibungsloser Ablauf ohne lange Wartezeiten ermöglicht.

Der entsprechende Vorgesetzte erhält in seiner Aufgabenliste die Anfragen und Anträge, die er genehmigen muss. Diese können mit einem Klick genehmigt oder abgelehnt werden. Um eine Überschneidung der Urlaubstage der Angestellten zu vermeiden, wird dem Vorgesetzten ein Kalender angeboten, auf denen Probleme schnell erkannt werden.

Personio Bewertung, Berichte & Analysen

Eine der wichtigsten Module in Personio sind die Berichte und Analysen. Um die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu gewährleisten, muss die Personalabteilung schnell polierte Entscheidungen treffen können. Dies ist aber nur möglich, wenn sie alle relevanten Daten sofort auswerten kann.

Personio bietet die Möglichkeit wichtige Informationen, wie zum Beispiel die Fluktuationsrate auf Knopfdruck abzurufen. Diese und viele weitere wichtige Daten können entscheidend für die Personalplanung sein. In den Berichten können personalisierte Kennzahlen festgelegt werden, die für die entsprechenden Personen im Unternehmen wertvoll sein können. Es werden eine Reihe von vordefinierten Berichten angeboten, mit denen zum Beispiel Abwesenheitstage angezeigt werden können, außerdem können eigene Berichte definiert werden. Dies ermöglicht der Personalabteilung jemand, mit den richtigen und aktuellen Informationen zur arbeiten.

Personio Erfahrung – Personio Marketplace

Mit dem Marketplace von Personio wird Kunden die notwendigen Mittel geboten, die Software an die Anforderungen ihres Unternehmens anzupassen. Es werden Intergrationsmodule wie für DATEV, Slack und Shyftplan angeboten.

Auf dem Personio Marktplatz werden auch beliebte Jobbörsen angeboten, mit denen die Stellenausschreibungen unterstützt werden können. Dadurch wird ermöglicht, dass Jobausschreibungen zum Beispiel direkt an die Arbeitsagentur übermittelt werden oder in Linkedln veröffentlicht werden. ­­

Es wird eine große Anzahl von Modulen angeboten, mit denen sich die Funktionen der Software individuell anpassen lassen. Dazu gehören auch Schnittstellen zu anderen Softwarepaketen, mit denen sich Daten und Informationen übertragen lassen.

Wie kann Personio meinem Unternehmen helfen?

Personio kann Unternehmen dabei helfen, sämtliche Personalprozesse zu beschleunigen und hilft dabei, die Übersicht über alle Personal bedingten Daten zu behalten. Unsere Personio Erfahrungen haben gezeigt, dass die Software nicht nur bei der Verwaltung und Rekrutierung des Personals eingesetzt werden kann, sondern auch bei der Entwicklung neuer Strategien unterstützend eingreift.

Personio wird konstant weiterentwickelt und an die Bedürfnisse der Manager, Mitarbeiter und Geschäftsführer angepasst. Personio übernimmt und optimiert die Aufgaben bei der Stellenausschreibung, der Verwaltung, der Bewerbungen, dem Onboarding, der Arbeitszeiterfassung und der Lohnbuchhaltung. Alle Informationen werden transparent verwaltet, sodass Mitarbeiter jederzeit einen Einblick in ihre digitale Personalakte haben und Änderungen selber vorschlagen können, sowie Urlaubsanträge über die Software einreichen können.

Personio Test – Plattform und Benutzerfreundlichkeit ⭐⭐⭐⭐⭐

Personio kann mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche überzeugen. Selbst Einsteiger finden sich schnell zurecht und es wird nur eine kurze Einarbeitungszeit benötigt. Bei der Eingabe neuer Personaldaten wird automatisch eine digitale Personalakte angelegt und Onboarding-Checklisten, Ansprechpartnern und Fälligkeitsdaten automatisch zugeordnet. Dies hilft dabei, den Automatisierungsprozess zu beschleunigen und wichtige Arbeitszeit einzusparen.

Schon auf der Startseite von Personio werden wichtige Termine und Aufgaben angezeigt, die der Rolle und den Zugriffsrechten des Benutzers entsprechen.

Von dem Startbildschirm aus, lassen sich alle Softwaremodule direkt ansteuern, sodass die Software sehr effizient bedient werden kann. Alle Funktionen sind nahtlos in das Design der Software integriert, sodass ein klarer Arbeitsablauf gewährleistet ist.

Die Personio Akademie

Die Personio Akademie bietet die Möglichkeit, Personal in der Benutzung der Software zu schulen. Personal wird online geschult und mit theoretischen Inhalten und praktischen Übungen wird mithilfe eines Test-Kontos das benötigte Wissen aufgebaut. Es können verschiedene Trainingsformate genutzt werden.

Personio kostenlose Testversion

Wenn Sie daran interessiert sind, Personio kostenlos zu testen, können Sie die Software 14 Tage lang ausprobieren. Dazu brauchen Sie nur Ihre Daten in das Formular auf der Webseite des Anbieters eingeben, um danach die bereitgestellte Funktion selber auszuprobieren. Sobald Sie Ihre Angaben bestätigt haben, bekommen Sie eine E-Mail zugeschickt. In dieser befindet sich ein Link, mit dem Sie sich in Ihrem kostenlosen Demo-Konto anmelden können.

Personio Review – Kundenbetreuung ⭐⭐⭐⭐

Personio legt hohen Wert auf den Kundenservice und bietet den Kunden mehrere Hilfestellungen an.

Personio Helpcenter

Im Helpcenter werden einige Anleitungen und FAQ angeboten, mit denen die meisten Probleme gelöst werden können. Die Fragen und Antworten sind in verschiedenen Themen unterteilt. In dem Developer Hub wird Entwicklern die Möglichkeit geboten, spezifische Informationen abzurufen.

Persönlicher Kundenservice

Wenn die Probleme nicht im Helpcenter gelöst werden konnten, steht der persönliche Kundenservice von Personio täglich von 09:00 – 17:00 Uhr zur Verfügung. Fragen können aber auch per E-Mail geschickt werden. Die Kundenservice-Mitarbeiter beantworten die Fragen professionell und freundlich. Nur bei sehr spezifischen Fragen müssen Sie sich mit den Spezialisten bei Personio in Verbindung setzen.

Interaktive In-App-Touren

Auf der Webseite von Personio werden mehrere In-App-Touren und Schritt-für-Schritt- Anleitungen angeboten. Sie richten sich in erster Linie an Mitarbeiter, die sich in die Software einarbeiten wollen. Die Tutorial Videos können auch im Helpcenter unter den verschiedenen Artikeln gefunden werden.

Personio Community

Die Personio Community hat die Aufgabe, HR-Spezialisten einen Platz zum Austausch zu geben. Hier können persönliche Erfahrungen, Termine und Veranstaltungen rund ums das Thema Personalmanagement geteilt werden.

Personio Preise und Kosten ⭐⭐⭐⭐⭐

Die Personio Preise wurde bewusst sehr flexible ausgelegt. Damit wird gewährleistet, dass jedes Unternehmen genau die von ihnen benötigten Funktionen auswählen kann, um damit den günstigsten Tarif nutzen kann.

Die Preise fangen bei der „Essential“ Version mit bis zu 25 Mitarbeitern bei 94 Euro im Monat an und können bei der „Professional“ Version für bis zu 1.000 Mitarbeiter über 4.000 Euro erreichen. Die „Enterprise“ Version dagegen ist für Kunden mit über 1.000 Mitarbeitern. Die Preise werden von den Mitarbeitern von Personio individuell ermittelt. Für eine vollausgestattete „Professional“ Version, mit bis zu 100 Mitarbeitern und allen Funktionen aktiviert, werden im Monat 1.545,98 Euro berechnet.

Erweiterung der Personio-Funktionen: Integration und Schnittstellen

Ein weiteres wichtiges Merkmal von Personio ist die umfangreiche Integration und die Bereitstellung von Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen. Diese ermöglichen eine nahtlose Einbindung von Personio in bestehende IT-Infrastrukturen und bieten Unternehmen die Flexibilität, ihre HR-Prozesse noch effizienter zu gestalten.

Vorteile der Integration und Schnittstellen

• Nahtlose Integration: Personio kann problemlos in bestehende Systeme und Anwendungen integriert werden, was den Datenaustausch und die Prozessoptimierung erheblich erleichtert.
• Automatisierte Datenübertragung: Durch die Anbindung an andere Softwarelösungen wie ERP-Systeme, Zeiterfassungstools oder Buchhaltungssysteme können Daten automatisch übertragen und aktualisiert werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert das Fehlerpotenzial.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: Unternehmen können die Softwarelösung an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen und bei Bedarf weitere Module und Schnittstellen hinzufügen. Dadurch bleibt die Lösung flexibel und skalierbar.

Unterstützte Integrationen und Schnittstellen

• DATEV-Schnittstelle: Die nahtlose Anbindung an DATEV ermöglicht eine effiziente Lohnabrechnung und die automatische Übertragung von Lohndaten an das DATEV-Rechenzentrum. Dies gewährleistet eine hohe Datensicherheit und eine korrekte Abrechnung.
• Zeiterfassungssysteme: Personio unterstützt die Integration von verschiedenen Zeiterfassungssystemen, wodurch Arbeitszeiten automatisch erfasst und in die HR-Prozesse eingebunden werden können. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen mit Schichtarbeit oder flexiblen Arbeitszeitmodellen.
• Buchhaltung und ERP-Systeme: Die Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch und eine effiziente Verwaltung von finanziellen und operativen Prozessen. Dies hilft, die Gesamtbetriebskosten zu senken und die betriebliche Effizienz zu steigern.
• Bewerbermanagement und Jobportale: Durch die Anbindung an verschiedene Jobportale und Bewerbermanagementsysteme können Stellenanzeigen automatisch veröffentlicht und Bewerbungen zentral verwaltet werden. Dies verbessert die Reichweite und die Qualität der Bewerber.

Alternativen zu Personio

Aktuell gibt es nur vier Softwarepakete, die in dem Umfang und mit der Leistung von Personio verglichen werden können. Recruitee, Softgarden, Lexware Lohn und Gehalt und Sage Business Cloud People können für das Benutzermanagement genutzt werden. Der Leistungsumfang von Personio ist aber viele größer als bei den Mitbewerbern, die sich außer Sage nur auf das Recruiting beschränken.

Der größte Vorteil von Personio ist aber die freie Konfigurierbarkeit der Software. Unternehmen brauchen nur die Funktionen zu bezahlen, die sie auch wirklich benutzen. Bei monatlicher Bezahlung kann die Software sogar monatlich an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Diese Flexibilität und die Benutzerfreundlichkeit sind die größten Vorteile des Softwarepakets.

Fazit – Ist Personio sein Geld wert?

Ohne Frage kann bestätigt werden, dass Personio in jedem Unternehmen die Personalabteilung entlasten und Prozesse sinnvoll automatisieren kann. Da die Leistung und die Kosten des Personio Softwarepakets individuell angepasst werden können, lässt sich die HR-Lösung individuell an das Budget und die Anforderungen in Ihrem Unternehmen angleichen.

Die Software ist einfach zu integrieren und Personio bietet viele Ressourcen an, um die Mitarbeiter bei der Einarbeitung zu unterstützen. Der Kundenservice steht seinen Kunden jederzeit zur Verfügung und die Software wird konstant an die gesetzlichen Anforderungen angepasst. Rundum ein gelungenes Softwareangebot, das die HR-Abteilung erfolgreicher und effizienter machen kann.

Fragen und Antworten