Как се прави бизнес среща и как да се подготвите за нея

Без значение дали вашият малък бизнес работи с физически клиенти, или е позициониран в онлайн пространството, едно нещо е сигурно – добрата бизнес среща ще ви бъде от огромна полза.

И макар част от срещите да се прехвърлиха в Зуум (Zoom), а провеждането на “мийтинги” се превърна в досадна част от ежедневието на мнозина, то за един друг вид срещи със сигурност трябва да сте подготвени.

А именно, срещите с потенциални клиенти, както и комуникацията с големи клиенти.

Какво е бизнес среща и защо са важни този тип кореспонденции?

Бизнес срещите са основен инструмент за управление и развитие на дадена компания. Те са възможност, на която се обсъждат важни теми като финансови резултати, нови партньорства и стратегически цели. Срещите с нови клиенти също са от съществено значение за разширяване на пазарния дял и установяване на дългосрочни бизнес отношения.

Съвместните бизнес модели се изясняват и утвърждават по време на тези срещи. Това е времето, когато може да се дискутират подробности, които нямат място в ежедневните разговори. Тези срещи са отлична възможност за екипа да обсъди текущите проекти, да идентифицира предизвикателства и да постави нови цели.

Бизнес мийтингите не само подобряват комуникацията в рамките на организацията, но също така стимулират иновациите и помагат за решаване на проблеми. Те са жизненоважни за успешното функциониране и растеж на всеки бизнес.

Видове бизнес срещи

Разбира се, не всички бизнес срещи са от едно естество. В съответствие с вашите нужди, ще се наложи да комуникирате с много различни хора. И с всичките ще трябва да бъдете подготвени правилно. Нека видим основните видове бизнес срещи и какво трябва да правите на тях.

Бизнес среща с потенциални клиенти

Бизнес срещите с потенциални клиенти често се оценяват като най-важните за всеки бизнес. Това са моменти, когато компанията има шанс да превърне “лийдовете” – или потенциалните клиенти, в реални, плащащи потребители.

Обикновено срещата включва презентация, която подчертава ползите от партньорството с вашата фирма. Тук е важно не само да представите вашите продукти или услуги, но и да покажете конкретните ползи за клиента.

Целта е да се създаде взаимноизгодна връзка, която може да доведе до дългосрочно сътрудничество.

Дневен разбор

Дневният разбор е кратка, обикновено оперативна среща с екипа, която се провежда на началото на работния ден. Продължителността рядко превишава 20 минути и е фокусирана на разбивката на задачите за деня.

Това е времето, когато всеки член на екипа получава ясна представа за това, какво се очаква от него и какви са приоритетите за деня. Срещата служи за установяване на дневните цели и за улесняване на комуникацията между членовете на екипа.

Не ви съветваме да споделяте дългосрочни цели, както и да променяте плана за деня по време на тези срещи.

Седмична среща

Седмичната среща е по-обстойна и често се фокусира на стратегически въпроси, анализ на резултатите и планиране на следващите стъпки.

Обикновено тя се провежда в края на работната седмица и дава възможност за обобщаване на постигнатото и корекция на курса, ако е необходимо.

Това е времето, когато може да се обсъдят предложения за подобрения, нови идеи или проблеми, които се нуждаят от колективно внимание.

Месечни бизнес срещи

Месечните бизнес срещи са мястото за обсъждане на ключови метрики, финансови показатели и стратегически цели. Тези срещи обикновено са по-дълги, често достигат до 2-3 часа, и предоставят време за детайлен разбор.

Тук може да се направят конкретни анализи на продажбите, маркетинговите кампании или бюджетни разпределения. Ако имате нещо конкретно като идея, това е мястото да го направите, като споделите с екипа си за вашите намерения.

Срещи с партньори

Редовните срещи с партньори са ключови за успеха на всеки бизнес. Те не само укрепват отношенията, но и предоставят платформа за решаване на оперативни въпроси и стратегическо планиране.

Ако сте предприемач с онлайн магазин, например, срещите с доставчици и куриери са от съществено значение. Те ви дават възможност да предоговаряте условия, оптимизирате доставките и дори да си осигурите отстъпки.

Срещите с бизнес партньори също така предлагат възможност за обмен на идеи, което може да доведе до иновации или нови бизнес възможности. Затова е важно те да се планират и провеждат редовно.

Счетоводни срещи

Счетоводните срещи обикновено не са тези, които предизвикват най-голям ентусиазъм, но те са абсолютно задължителни за стабилното управление на бизнеса.

Тук се обсъждат ключови финансови въпроси като финансово планиране, текущи разходи и доходи. Срещите също така предоставят възможност да се оцени как се движите с падежите на кредитите, как се разпределят разходите и какви са финансовите прогнози за бъдещето.

Познанието за финансовото състояние на компанията ви позволява да взимате информирани и ефективни бизнес решения. Затова, колкото и скучни да ви се струват, тези срещи са неотложна част от успешното управление на вашия бизнес.

Инвеститорски срещи

Инвеститорски срещи са фокусирани върху по-дългосрочните аспекти на бизнеса и често засягат критични финансови и стратегически решения.

Ако компанията има няколко партньори, един от основните въпроси, които се обсъждат, е съотношението между дълг и капитал, като се правят планове за разширяването на бизнеса..

Може също така да се преразглеждат активите, приходите и разходите, както и маркетинговите стратегии. За разлика от оперативните срещи, тук става въпрос за промени, които могат да променят целия курс на бизнеса.

Дори ако сте едноличен собственик на фирмата (т.нар. “ЕООД”), все пак е хубаво да се консултирате с ключови лица в организацията, за да вземете най-добрите решения.

Изготвяне на покана за бизнес среща

Изготвянето на покана за бизнес среща е задача, която не трябва да се подценява. Както се казва, първото впечатление е важно, и не е без значение как ще направите поканата. Тя трябва да бъде ясна, конкретна и да отразява вида на срещата, както и очакваните резултати от нея.

Вземете предвид и че всяка бизнес среща може да се различава от другите. Ако сте в процес на преговори с нови клиенти, вашата покана може да бъде по-формална, с фокус върху детайлите и ясно изложени цели за срещата. В този случай е добре да включите и дневен ред, както и да предоставите всяка нужна предварителна информация.

От друга страна, ако срещата е със служителите на фирмата, не е нужно да сте толкова официални. Поканата може да е “по-лежерна” и да съдържа общи насоки за темите, които ще се обсъждат, без да навлизате прекалено в детайли.

Покана за бизнес среща образец

Aко се чудите как да направите своята покана за бизнес среща, то в следващите няколко реда ще ви покажем най-важното, за да подготвите своя имейл, банер или текст за телефонно обаждане.

1. Започнете с обръщението – задължително трябва да се обърнете към човека (хората), който искате да поканите на бизнес среща. Използвайте първото име или име и фамилия, ако е непознат.
2. Заявете намерението си – тук трябва да напишете какво ще се дискутира на срещата и кои са основните точки, по които ще се движите.
3. Покажете кой друг ще присъства – задължително е да уточните, ако ще има други участници на срещата. Назовете техните имена (ако са познати) или длъжности.
4. Напишете часа и датата – задължително е да напишете часа и датата на провеждане на срещата. Ако има присъстващи от чужбина, е задължително към датата на провеждане на добавите и часовата зона, като за мийтинги с клиенти от Европа се залага централно европейско време, а такива с представители на други континенти – време по Гринуич (британско време).
5. Календар – дори да не се провежда онлайн, е хубаво да пратите покана с часа и датата на провеждане на срещата с календар, като през Google Mail и Outlook могат да се пращат покани за приемане.

Как да се държим на бизнес среща?

Разбира се, има и няколко основни правила за поведение по време на бизнес срещи, за да сме сигурни, че няма да се “изложим” или да бъдем грешно разбрани.

• Преди срещата се информирайте за хората, с които ще се срещате, и темите, които ще се обсъждат. Имайте предварително подготвени материали и точки, които искате да обхванете.
• Винаги се стремете да пристигнете навреме. Закъснението е знак на неуважение към времето на другите и може да създаде лошо първо впечатление.
• Представете се коректно и започнете срещата с ръкостискане. Облечете се подходящо за срещата, като се съобразите с дрескода на събитието. Ако е онлайн среща, се постарайте поне от кръста нагоре да изглеждате формални.
• Показвайте интерес към това, което другата страна говори. Избягвайте да прекъсвате. Задавайте въпроси, които показват, че сте внимателен слушател.
• Бъдете конкретни и избягвайте неясните или двусмислени изрази. Целта е всички участници да имат ясно представа за дискутираните точки.
• Избягвайте разсейващи елементи като често проверяване на мобилния телефон или отклонение от темата. Оставете личните разговори за след срещата. И да, това включва и онлайн чатове.
• Преди да завършите срещата, обобщете ключовите моменти и обсъдете следващите стъпки. Това ще улесни последващата комуникация и ще подсигури, че всички страни са достигнали до съгласие.
• След края на срещата пратете имейл с това, което е обсъдено, и потвърдете заключенията, до които сте достигнали.

Заключение

Всяка комуникация с партньор, потенциален клиент или служител има потенциала да се превърне в бизнес среща.

Затова и трябва да сте готови да бъдете делови и да постигнете целите на бизнеса си по всяко време.

И макар планирането на дадена среща да отнема време, не забравяйте най-важното – да разберете какво мислят другите и да не останете правилно разбрани.

Често задавани въпроси