لا يستلزم تأسيس مشروعٍ صغيرٍ فكرةً رائعةً فحسب، بل يُعتبَر وضعُ خطة عمل مشروع مبتكَرة -وهيَ عرضٌ رسميٌّ يبيّن كافة الجوانب ذات الصلة بالمشروع والسوق والتمويل اللازم والأهداف المستقبليّة له- خطوةً مهمّةً جداً في عملية تأسيس المشاريع، وتُعرِّف مؤسسة إدارة المشاريع الصغيرة خطّة العمل الناجحة كما يلي:
“ترسم خطط الأعمال -على وجه العموم- الآفاق المستقبلية للمشاريع على مدى 3-5 أعوام، فضلاً عن شرح المسار الذي تعتزم الشركة السيرَ فيه لتحقيق أهدافها السنويّة -بما في ذلك توقعات الإيرادات- وتساعدكم خطّة عمل مشروعٍ مدروسةٌ بعنايةٍ على التفكير بشكلٍ موضوعيّ بالعوامل الرئيسيّة للمشروع التجاريّ الخاص بكم، كما تتيح لكم هذه الخطة اتخاذ قراراتٍ مستنيرةٍ بشكلٍ منتظم”.
وبغرض مساعدتكم على فهم هذه العملية، نضع بين أيديكم فيما يلي عرضاً لخطوات إنشاء خطة عمل مشروعٍ ناجحة:
1. الملخّص التنفيذيّ
بالرغم من أن الملخّص التنفيذي يمثّل القسم الأوّل من خطة العمل الخاصّة بكم، إلا أنّه يتعين عليكم إتمامه بعد الانتهاء من كافة عناصر الخطة الأخرى، وتُعرّف مؤسسة إدارة المشاريع الصغيرة الملخّصَ التنفيذيّ كما يلي: “يُعرِّف هذا القسم من خطّة العمل القارئ بالوضع الحاليّ للشركة، والوضع الجديد الذي تعتزمون نقلها له، وعوامل نجاح الفكرة التجاريّة الخاصة بكم”. وتختلف الملخصات التنفيذيّة الخاصة بالمشاريع الناشئة عن ملخّصات نظيراتها من المشاريع الراسخة، حيث تستأنف مؤسسة المشاريع الصغيرة شرحها بالقول:
“إذا قمتم بإطلاق مشروعٍ جديدٍ لتوّكم، فلن يكون لديكم كمّ المعلومات التي قد تكون متاحةً للشركات ذات الخبرة في السوق، ما يوجب عليكم التركيز على الخبرات والخلفيّات الخاصة بكم والقرارات التي أفضت لإطلاق هذا المشروع الجديد؛ ويتعيّن عليكم أن تُثبتوا في هذا الملخّص التنفيذيّ أنكم قمتم بإجراء تحليلٍ شاملٍ للسوق، فضلاً عن تضمين معلوماتٍ عن الحاجة أو الفجوة المُحتملة في السوق المُستهدَفة، وشرح الكيفيّة التي ستسهم بها الحلول المقترحة في سدّ هذه الفجوة؛ كذلك يتعيّن عليكم إقناع القرّاء بأن المشروع يمتلك إمكاناتٍ واقعيّةً للنجاح في السوق المستهدفة، فضلاً عن التطرّق للخطط المستقبليّة”.
2. توصيف الشركة
يتحدّث هذا القسم عن مكوّنات المشروع المختلفة، وبحسب مؤسسة إدارة المشاريع الصغيرة يحتوي هذا القسم على وصفٍ لكيفيّة تلبية منتجات المشروع وما يقدّمه من خدماتٍ لحاجات السوق، وتشير كاثرين أرلاين -المُحلِّلة في موقع Business News Daily– إلى أنه ينبغي التعامل مع توصيف الشركة “كعرضٍ تعريفيٍّ مُطوَّلٍ لإمكانات الشركة أمام العملاء المُحتملين”.
“يتعيّن عليكم شرح أهداف المشروع بشكلٍ وافٍ، فضلاً عن توضيح كيفية تلبيتكم لحاجات السوق المستهدفة”. و”يعرض توصيف الشركة أيضاً الميزات التنافسيّة التي تعتقد أنها ستسهم بإنجاح المشروع الخاص بكم”.
3. تحليل السوق
يتعيّن على أصحاب المشاريع الناشئة إثبات معرفتهم بالقطاع المستهدف، فضلاً عن إظهار فهمٍ مُعمّقٍ لحجم السوق والحصّة السوقية المُحتمَلة -بحسب مؤسسة إدارة المشاريع الصغيرة– وهنا يأتي دور تحليل SWOT (وهو تحليل نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص المتاحة والتهديدات المحتملة)، وتقدّم كريستي لوريت عرضاً تفصيلياً لهذا التحليل في إحدى مقالاتها المنشورة في منصة Demand Media:
نقاط القوّة: “نقاط قوّة المشروع هي العوامل التي يمكنكم التحكّم بها … وقد تشمل نقاط القوة العاملين -أي خبراتهم ومعارفهم ومؤهلاتهم وغير ذلك- ممّن يقومون بتيسير أمور العلاقات التجارية التي تربط المشروع بالعملاء أو سمعة المشروع، كأن يكون هذا المشروع المُزوّد الوحيد للمنتجات والخدمات في منطقةٍ محدّدة”.
نقاط الضعف: “تتمثّل نقاط الضعف في العوامل التي يمكنكم التحكّم بها، إلا أنه يتعيّن عليكم إدخال التحسينات عليها، وتمثّل نقاط الضعف أيضاً العوامل التي تحُول دون اكتساب المشروع الخاص بكم ميزةً تنافسيّةً، وتشمل بعض نقاط الضعف: قلّة الخبرة وموقع المشروع ومحدودية الموارد كقلة السيولة”.
الفرص: “تُعتبَر الفرص عواملَ خارجيةً ذات صلةٍ بالمشروع، وهي الأسباب الذي تمّ تأسيس المشروع لأجلها أو الحاجات التي يلبّيها هذا المشروع، كما تمثّل الفرص النتائجَ التي تسعون لتحقيقها من خلال إستراتيجيات التسويق الخاصّة بكم”.
التهديدات: “تُعَدّ التهديدات قوى خارجيّةً لا يمكنكم التحكم بها، ويتعيّن عليكم تحديد هذه المخاطر لوضع خطط طوارئ مناسبةٍ، وقد تشمل التهديدات: الظروف الاقتصادية السيئة، أو السمعة السيّئة المقترنة بالقطاع أو المشروع الخاص بكم، أو القوانين واللوائح، أو تغيّر السلوكيّات الشرائيّة لدى المستهلكين”.
4. التنظيم والإدارة
ويستلزم هذا المكوّن تحليل هيكلية المشروع ووضع مخططٍ تنظيميٍّ يبيّن التسلسل القياديّ في المشروع، فضلاً عن تقديم معلوماتٍ حول مالكي المشروع وإدارته؛ وتُعرّف مؤسسة إدارة المشاريع الصغيرة التنظيمَ والإدارة كما يلي:
“ما هي الأدوار المنوطة بكافة أعضاء الفريق القائم على المشروع؟ ما هي خلفيّات هؤلاء الأعضاء؟ وما هي الأسباب التي دفعتكم لتوظيفهم في المشروع كأعضاء مجلس إدارةٍ أو عاملين؟ ما هي مسؤوليّات أعضاء فريق المشروع؟ قد تبدو هذه الأسئلة غير مهمّةٍ عندما يتعلّق الأمر بمؤسسةٍ تضمّ شخصاً واحداً أو شخصين فقط؛ إلا أنه ينبغي عليكم إطلاع قرّاء خطة عمل المشروع الخاص بكم على المسؤوليات المنوطة بأعضاء الفريق، كما يتعيّن عليكم تقديم توصيفٍ تفصيليٍّ لكافة الفروع والأقسام والمهام الموكلة لها؛ وينبغي أن يحتوي هذا القسم من خطة عمل المشروع على توصيفٍ لأعضاء المجلس الاستشاريّ الخاص بالمشروع -إن وُجِد- والكيفية التي تعتمدها للحفاظ على هؤلاء الأعضاء. ما هي حُزم الرواتب أو المزايا المقدَّمة للعاملين في المشروع؟ ما هيَ الحوافز المقدَّمة لهؤلاء العاملين؟ ما هي الترقيات المتاحة للعاملين؟ وأخيراً، يتعيّن عليكم طمأنة القارئ بأنّ أفراد الفريق القائم على المشروع الخاص بكم هم أناسٌ حقيقيون، وليسوا مجرَّد أسماء في وثيقةٍ تحمل شعار المشروع”.
5. خط الخدمات أو المنتجات
يتمحور التركيز في هذا القسم من خطة العمل حول المنتَج الفعليّ للمشروع؛ ما هو هذا المنتَج، وما هي آلية عمله، وما هي الحاجة التي يلبّيها، وكيف يعود بالنفع على الآخرين؟ وتقول مؤسسة إدارة المشاريع الصغيرة إن هذا القسم من خطة العمل ينبغي أن يقوم بتمثيل الفوائد المحقَّقة بالنسبة للعملاء. وتشمل العوامل الأخرى التي ينبغي تضمينها في هذا القسم: ميّزات المنتج، ودورة حياته، والمعلومات ذات الصلة بحقوق التأليف والنشر، وبراءات الاختراع، والاتفاقيات البحثية والقانونية؛ وتقدّم أليسا غريغوري معلوماتٍ إضافيةً عن هذا القسم من خطة العمل في موقع About.com:
“يتمثّل الغرض من قسم المنتجات والخدمات ضمن خطة العمل الخاصة بكم في توضيح الفوائد المقدّمة للزبائن أو العملاء”. وتواصل غريغوري توصيفها قائلةً: “ينبغي أن تتمحورَ كافة المعلومات الأساسية التي تقومون بعرضها حول هذا الهدف، وينبغي عليكم أن تأخذوا باعتباركم سؤالاً مهمّاً مفاده: ما هي الميّزات التي قد تجذب العملاء المثاليّين لهذا المنتج؟ كيف سيُسهم المنتَج أو الخدمة في تحسين حياة العملاء أو تيسير شؤونهم أو تحقيق الأرباح لهم؟”.
6. التسويق والمبيعات
فيما يخص التسويق، توصي مؤسسة إدارة المشاريع الصغيرة بتضمين توصيفٍ للاختراق والنموّ المحتمل في السوق، فضلاً عن توصيف قنوات التوزيع وطرق التواصل مع العملاء؛ وعلى صعيد المبيعات، يجدر بكم تقديم توصيفٍ لفريق المبيعات، وعملية تدريب أعضاء هذا الفريق، وإستراتيجيات التوظيف، فضلاً عن تحليل توقعات المبيعات. ويعلّق راندي ديورماير حول هذا القسم من خطة العمل في موقع About.com قائلاً:
“يودّ الأشخاص الذين يفكّرون بإقراضكم المال للمشروع الصغير الخاصّ بكم أو بالاستثمار فيه معرفة الطريقة التي تعتزمون اعتمادها للوصول للسوق المستهدَفة والحصول على الحصّة السوقيّة -التي ترون أنكم تمتلكون الإمكانات اللازمة لتحقيقها- بعد الحديث عن هذه الجوانب في قسم تحليل السوق ضمن خطة العمل الخاصّة بكم”. ويضيف راندي: “ستساعدكم خطة التسويق الخاصة بكم على فهم هذه الجوانب … وإذا كان المشروع الخاص بكم يستلزم القيام بعمليات البيع، فيتعيّن عليكم توصيف إستراتيجية المبيعات في هذا القسم عند كتابة خطة عمل المشروع. وعلى سبيل المثال، حاولوا الإجابة عن الأسئلة التالية: هل هناك فريقٌ مسؤولٌ عن المبيعات؟ هل سيتمّ تدريب هذا الفريق على عملية البيع؟ هل سيتمّ منح أفراد فريق المبيعات حوافزَ لتشجيعهم على زيادة المبيعات وتحقيق الأهداف المنشودة أو حتى تجاوزها؟”.
7. طلب التمويل
يدرس هذا القسم من خطة العمل القروضَ أو طلبات المعونة المالية -إن وُجِدت- وتوصي مؤسسة إدارة المشاريع الصغيرة بتضمين مستلزمات التمويل الحالية أو المستقبلية، فضلاً عن شرح كيفية استخدام هذه التمويلات وغيرها من الإستراتيجيات المالية ذات الصلة.
وتقول مؤسسة إدارة المشاريع الصغيرة: “عندما تقومون بشرح مستلزمات التمويل الخاصّة بكم، يتعيّن عليكم تضمين كمّ الأموال اللازمة حالياً، والكمّ اللازم في المستقبل”. وتضيف المؤسسة: “ويتعيّن عليكم أيضاً تضمين الفترات الزمنية التي تغطّيها كافة طلبات التمويل، ونوع التمويل الذي تودّون الحصول عليه -سواءٌ كان ذلك بشكل أسهمٍ أو قروضٍ أو غير ذلك- فضلاً عن الشروط التي تودّون تطبيقها”.
8. التوقعات المالية
يودّ الدائنون فهم التوقعات والطموحات المالية الخاصّة بكم -بحسب مؤسسة إدارة المشاريع الصغيرة- كما يتعيّن عليكم إجراء تحليلٍ للتمويلات الخاصّة بكم، وينبغي أن يحتوي هذا التحليل على: “تحليل النسب والاتجاهات المالية ذات الصلة بكافة البيانات المالية السابقة والمتوقّعة”. وتعلّق إليزابيث واسرمان على هذا القسم من خطّة العمل في موقع Inc.com بقولها:
“يتمثّل الغرض من القسم الماليّ ضمن خطة العمل في جانبين: يتعيّن عليكم تضمين هذا القسم إذا كنتم تودّون جذب أصحاب رؤوس الأموال الاستثمارية، أو المستثمرين المموّلين ممّن يودّون الحصول على حِصَصٍ في المشروع، أو حتى أقاربكم ممّن يودّون الانضمام للمشروع؛ فقد يودّ هؤلاء رؤية الأرقام التي تعكس نموّ المشروع بشكلٍ سريع، كما يودّون منك تضمين خطةٍ لعمليّة الخروج من المشروع عند الرغبة بذلك تتيح لهم كسب الربح خلال فترة الاستثمار في المشروع. وتطلب كافة البنوك أو جهات الإقراض المُحتملة رؤية هذه الأرقام للتحقّق من أنكم قادرون على سداد الديون”.
9. الملحق
قد يتضمّن القسم الأخير من خطة العمل مجموعة معلوماتٍ يمكن استخدامها كموادّ متمّمةٍ -بحسب مؤسسة إدارة المشاريع الصغيرة- وتعتمد كافة المواد المضمّنة في هذا القسم على نوع المشروع الخاص بكم، وقد يحتوي هذا الملحق على سجلاتٍ ائتمانيّةٍ، أو رسائلَ مرجعيّةٍ، أو تراخيص وتصاريح، أو وثائق قانونيةٍ، أو تصاريحَ بناء، أو عقودٍ، أو قائمةٍ بمستشاري الأعمال من ذوي الصلة بالمشروع.