كيفيّة إجراء اجتماع عمل فعّال

نُدرك في موقع Business2Community أن العديد من المدراء ورجال الأعمال قد تغيب عنهم فكرة كيفيّة عقد اجتماع عمل يتسم بالفعالية، ونعلم تماماً بأن هذا التحدي سيؤثّر بلا شكٍّ على سير أعمالهم، لا سيّما وأن اجتماعات العمل تشكّل الركيزة الأساسية التي يندرج تحتها التواصل الفعّال والتعاون الهادف داخل أروقة مختلف المؤسسات، بدءاً من النقاشات الفردية وصولاً إلى الجلسات المخصّصة لحل المشكلات واتخاذ القرارات وغيرها.

وفي سياق هذا الدليل، سننطلق معاً في رحلةٍ ممتعةٍ للتعرّف على مراحل تخطيط وتنفيذ أكثر اجتماعات العمل فعاليّة؛ فلنبدأ هذه الرحلة المثيرة سوياً.

كيفية إدارة اجتماع عمل بنجاح في 7 خطوات

ينبغي على جميع أعضاء فريق الشركة أو المؤسّسة أن يكونوا على درايةٍ بكيفية المشاركة في اجتماعات العمل وإدارتها، لا سيّما أولئك الذين يشغلون مناصبَ إدارية، بمعنى أن هذه المهارة لا يجب أن تقتصر فقط على المدراء التنفيذيين أو كبار المستشارين، إذ ينبغي على جميع أعضاء الفريق معرفة كيفية التخطيط الدقيق والحفاظ على تفاعل الموظفين وغيرها من الأمور المتعلقة باجتماعات العمل، لذا نقدم لكم فيما يلي كيفية تخطيط وإدارة اجتماع عمل يتسم بالفعالية.

1. التخطيط لجدول أعمال الاجتماع

ينبغي عليكم أولاً تحديد نوعية الاجتماع الذي ترغبون بعقده؛ فعلى سبيل المثال، يمكنكم أن تعقدوا اجتماعاً لتحديث المعلومات في حال احتاج فريقكم إلى إعلام كافة أفراده بمشاريعهم ومدى تقدمهم وأفكارهم، ثم حدّدوا جدول أعمال يوضّح كيفية ترتيب الجلسة والفرق أو المشاريع التي تودون مناقشتها، وتأكدوا من دعوة الموظفين ممّن يمكنهم إضافة قيمةٍ للاجتماع أو الاستفادة منه فقط لضمان عدم إهدار الوقت.

وبمجرّد وضع إطارٍ عام للاجتماع، حاولوا التفكير بأيّة معلوماتٍ أو مصادرَ قد ترغبون أنتم أو فريقكم بالرجوع إليها أو البحث عنها، وفورَ جاهزية كافة المواد اللازمة، قوموا بتوزيعها على جميع من سيشاركون في الاجتماع إلى جانب دعوتهم إليه (إذا كان ذلك ممكناً) قبل بدئه، بهدف منحهم الوقت الكافي لمراجعة أية معلوماتٍ تنقصهم.

2. دعوة الموظفين المناسبين (والضروريين) فقط

يتعيّن عليكم دعوة الموظفين ممّن لهم علاقة بموضوع الاجتماع لضمان عدم ضياع وقت زملائهم الآخرين في الشركة. ولكن على الجانب الآخر، قد يتسبّب استبعاد أفراد ممّن لهم علاقةٌ غير مباشرة بالموضوع في نقصان اكتمال الرؤى والاقتراحات القيّمة التي من شأنها المساهمة في تطوير الأفكار والمشاريع.

يُشار إلى أن دراسة أجرتها بيني زينكر (Penny Zenker) في عام 2020 وجدت أن الشركات -حتى تلك التي يعتقد قادتها أنهم يتمتعون بالفعالية- لا تزال تهدر وقتاً طويلاً من وجهة نظر الموظفين، كما وجدت الدراسة أن هذه الشركات تفقد ما يعادل 38 يوماً سنوياً بسبب هذا النقص في مدى كفاءة الاجتماعات.

3. الاستفادة القصوى من وقت الاجتماع

في بداية الاجتماع، انتقلوا بسرعةٍ لشرح جدول أعمال الاجتماع للجميع وتوضيح كيفية تقسيمه لضمان درايتهم بالخطوات المقبلة، حيث يتيح جدول الأعمال المحدّد إمكانية تخطيط الوقت بفعاليّةٍ أكبر، ما يزيد من مستوى الكفاءة ويضمن تغطية كافة النقاط الهامة.

4. تسجيل الاجتماع

يتمثّل أحد الجوانب الرئيسية للاجتماعات الفعّالة في تسجيل الاجتماع باستخدام الملاحظات أو المسجّل الصوتي، ما يضمن للموظفين والمدراء القدرة على الرجوع إلى النقاط والمواضيع التي تمت مناقشتها بسهولة، وبالتالي تفادي أيّ سوء فهم أو نسيانٍ للمواعيد الهامة.

وفي هذا السياق، تُسهّل تطبيقات الاجتماعات عن بعد عبرَ الإنترنت هذه العملية بشكلٍ كبير، وقد قمنا سابقاً بمراجعة أكثر هذه التطبيقات شهرةً، وفي هذه المراجعة المباشرة، قمنا بالمقارنة بين تطبيقي Google Meet و Zoom.

5. الالتزام بأجندة الاجتماع

حاولوا التركيز على الموضوع الأساسيّ قدر الإمكان ومناقشة الأمور المدرجة في أجندة اجتماعكم بوتيرةٍ مناسبة، ولا تتردّدوا في مقاطعة نقاش المشاركين إذا اقتضت الضرورة. لكن وبالطبع، حافظوا على احترامكم ولطفكم، وفي حال تبين لكم انحراف الاجتماع عن المسار المحدّد له مع احتمال كون النقاش المثار ذا قيمةٍ لموضوع الاجتماع، فقوموا بتدوين الملاحظات وجدولة اجتماع جديد لمتابعة هذا النقاش لاحقاً.

6. الخروج من الاجتماع بخطة عمل

خلال الدقائق الأخيرة من الاجتماع، قوموا بإعداد خطط عملٍ قابلةٍ للتنفيذ لكلِّ مشكلةٍ أو مهمّةٍ تم الحديث عنها خلال الاجتماع، فقد يساعد ذلك بتحقيق أقصى استفادة من كافة ما تمت مناقشته، إذ يفضل العديد من المدراء توكيل كلِّ شخصٍ بمهمّةٍ أو تحقيق هدفٍ معيّنٍ لتشجيع المساءلة وتنفيذ المهام.

7. المتابعة

قوموا بتتبع أهم الأفكار والمعلومات التي خلص إليها موظفوكم، وقوموا بإرسال رسالة تذكير وديةٍ أو مذكرة رسميةٍ لتذكيرهم بما تمت مناقشته وبالإجراءات التي يتوجّب عليهم اتخاذها خلال المرحلة المقبلة. ويجب التنويه بأن كيفية متابعتكم لهذه الأمور تلعب دوراً مهماً في تحقيق الهدف من الإجتماع.

وفي حال كنتم غير متأكدين بعد من كيفية إجراء اجتماع عمل فعّالٍ، فيمكنكم مشاهدة فيديو أدريانا جيردلر (Adriana Girdler) أدناه.

أهمية إدارة اجتماع عمل بتميّز

الآن وبعد أن قمنا بشرح كيفية إجراء اجتماع عمل يتسم بالفعالية، حان الوقت للحديث أكثرَ حول أهميّة إدارة اجتماعات عملٍ ناجحة.

أكّدت دراساتٌ عديدةٌ، بما في ذلك البحث الذي أجراه موقع Zippia كما هو موضّحٌ أعلاه، على أهميّة التواصل القويّ والتعاون في محيط العمل لضمان سير الأعمال بفعاليةٍ عالية، لذا فإن اجتماعات العمل غالباً ما تكون الوسيلة الأمثل لضمان فتح قنوات الاتصال وحصول الجميع على فرصةٍ للتعبير عن آرائهم وأفكارهم، بحيث يمكن للموظفين استعراض مهامّهم وأهدافهم في إطار النقاش الجماعيّ وطلب المساعدة أو النصائح من المشاركين الآخرين، وهذا بدوره يساعد في تعزيز وحدة الفريق.

بالإضافة إلى ذلك، تعد اجتماعات العمل الجيدة أمراً ضرورياً لاتخاذ قراراتٍ حاسمةٍ في عالم الأعمال، فالخبرة والاختصاص الذي يتمتع به جميع المشاركين في الاجتماع غالباً ما يحمل قيمةً أكبرَ من خبرة مديرٍ أو مسؤولٍ تنفيذيٍّ واحد؛ إذ ينبغي أن يتيح اجتماع العمل النموذجيّ للمشاركين فرصةً للتعبير عن آرائهم والمشاركة بفاعلية. ومع ذلك، يجب أن يكون الاجتماع الناجح موجزاً وفعّالاً لتوفير الوقت، أي أن اجتماع العمل الطويل للغاية -حيث لا يسهم معظم المشاركين بمعلوماتٍ قيمةٍ أو لا يستفيدون بشكلٍ جديٍّ منه- يُعتبر اجتماعاً غير ذي جدوى.

أهمية المشاركة والتفاعل وجهاً لوجه

بمجرّد بدء الاجتماع، تأكدوا من مشاركة جميع الحاضرين بشكلٍ فعّالٍ طوال فترة الاجتماع، وغالباً ما يكون ذلك ممكناً بسهولةٍ نسبيّةٍ في الاجتماعات التي يحضرها المشاركون فعلياً، إلا أنه قد يمثل تحدياً كبيراً في الاجتماعات عن بعد عبر الانترنت، وبالتالي كلما قلّ تفاعل المشاركين، انخفضت القيمة التي يمكنهم إضافتها للاجتماع.

ولعله من الملاحظ انتشار الاجتماعات عن بعد بشكلٍ ملحوظ؛ ومع ذلك، لا يزال التفاعل وجهاً لوجهٍ وسيلةً أفضل لإدارة اجتماعات عمل ناجحة، إذ يقترح مادوك قائلاً: “اسعوا إلى جمع الفِرق معاً لعقد اجتماعاتٍ أو فعالياتٍ يحضرها أعضاء هذه الفرق شخصياً قدر الإمكان، فقد يعزّز ذلك من مستوى التفاعل والتعاون وبناء العلاقات بين أعضاء الفرق هؤلاء”.

وفي حال لم تتمكنوا من القيام بذلك وتواجهون صعوبةً في إثارة تفاعل المشاركين خلال الاجتماعات، فهنالك بعض الأفكار التي يمكنكم تجربتها:

• الاحتفال دائماً بأيِّ إنجازٍ صغيرٍ أو كبير.
• التعبير عن الحماسة بشأن نقاط الاجتماع وتجنّب الحديث بصوتٍ رتيب.
• أعدّوا جلسة أسئلةٍ وأجوبةٍ يمكن لجميع المشاركين في الاجتماع الانخراط فيها.
• اطلبوا آراء الجميع مباشرةً حول المواضيع ذات الصلة باستمرار، ولا تنتظروا مبادرتهم بطلب مداخلة.
• اطلبوا من الجميع تحديد أهدافٍ ومناقشتها خلال الاجتماع.
• يُفضّل مشاركة الشاشة في الاجتماعات عبر الإنترنت.

وبشكلٍ عام، غالباً ما يُنصح بعدم الانحراف عن موضوع الاجتماع لعدم إهدار الوقت، ولا يوجد مانعٌ في حال احتاجَ الفريق لأخذ دقيقةٍ أو دقيقتين للاستماع إلى قصّةٍ ممتعةٍ أو تبادل الأحاديث الجانبية للحفاظ على تفاعلهم، ويُفضّل أن تقتصرَ هذه اللحظات على بداية الاجتماع حتى لا تؤثر على جدول الأعمال ولا يتشتت انتباه الفريق بشكلٍ كبير.

سبعة أنواع من اجتماعات العمل

في ظلّ اعتماد نسبةٍ كبيرة من ثقافة العمل على الشركات الكبيرة في الوقت الحاليّ، تصبح اجتماعات العمل جزءاً أساسياً من الحياة اليومية للعديد من الأفراد، وقد تتنوّع هذه الاجتماعات بشكلٍ كبير ويتم تصميمها وفقاً لأهدافٍ ومتطلباتٍ محدّدة، بدءاً من الاجتماعات الفردية التي تستهدف تحسين الأداء الفرديّ إلى جلسات العصف الذهنيّ التي تُشعل الإبداع وتشجّع على حلّ المشكلات بشكلٍ جماعيّ. ولذلك دعونا نستعرض بالتفصيل أنواع اجتماعات العمل.

1. الاجتماعات الفردية

تُعَد اجتماعات العمل الفردية (المعروفة أيضاً باجتماعات 1:1) مناقشاتٍ تُجرى بشكلٍ خاص بين زوج من المشاركين، وعادةً ما تكون بين موظفٍ وأحد مدرائه، وتعمل هذه الاجتماعات في غالب الأحيان على تعزيز التطوير الذاتيّ للأفراد وتقييم أدائهم وحلّ المشكلات وتحسين التواصل، كما تهدف أيضاً إلى تعزيز العلاقات المهنية وتعزيز آفاق النموّ الفردية.

علاوةً على ذلك، تمنح الاجتماعات الفردية فرصةً نادرةً للمدراء للاستماع إلى آراء موظفيهم مباشرةً، حيث يصبح بإمكان الموظفين مشاركة أفكارهم، وطرح شكواهم، ومناقشة نقاط الضعف التي يواجهونها، وكذلك تحديد أهدافهم وتطلعاتهم. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمديرين توجيه الموظفين بشكلٍ أكثرَ تحديداً لمساعدتهم في أداء مهامّهم بشكلٍ أفضل.

2. اجتماعات العصف الذهني

تُعتبر اجتماعات العصف الذهنيّ جانباً جوهرياً في القطاعات والمجالات التي تتطلب الإبداع؛ فهي عادةً ما تكون جلساتٍ تعاونيةً تجتمع فيها مجموعةٌ من الأفراد للخروج بأفكارٍ إبداعيّةٍ واقتراح حلولٍ أو وضع إستراتيجياتٍ لمعالجة مشكلةٍ أو مشروعٍ أو هدفٍ معيّن، حيث تُشجّع مثل هذه الاجتماعات على النقاش المفتوح واستكشاف وجهات نظرٍ متنوّعةٍ لتعزيز مناحي الابتكار والإبداع.

3. اجتماعات حل المشكلات

تعتمد هذه الاجتماعات على جمع الفرق لمساعدتها في التعامل مع التحديات الخاصّة أو العوائق التي تعترض العمل المؤسّسي. وخلال هذه الاجتماعات، غالباً ما يقوم المشاركون بتحليل المشكلة التي تواجه الشركة بشكلٍ منهجيٍّ وتحليل أسبابها للعمل بتعاونٍ وتنسيقٍ من أجل تطوير حلولٍ أو خطة عملٍ فعّالة.

4. الاجتماعات الإعلامية

عادةً ما تُعقد الاجتماعات الإعلامية عندما تضطر المؤسسة لمشاركة تحديثاتٍ أو إعلاناتٍ هامّةٍ مع موظفيها، وتمثّل هذه الاجتماعات بشكلٍ أساسيٍّ وسيلةً للتواصل من اتجاه واحد، حيث يقوم مقدم العرض بنقل المعلومات لجمهور الموظفين.

5. اجتماعات تحديث المواقف

تُعقد هذه الاجتماعات عندما يقوم أعضاء الفريق بتقديم التقارير لرؤسائهم حول تقدمهم في مشاريعَ أو مهامٍّ أو عقباتٍ محدّدة، بالإضافة إلى إبلاغهم بتحقيق أهدافٍ معينة، وقد تسلط مثل هذه الاجتماعات الضوء أيضاً على أيِّ مشاكل قد يواجهها الموظفون، وتساهم في عمليات اتخاذ قراراتٍ حاسمة.

6. اجتماعات بناء الفريق

تُصمّم اجتماعات بناء الفريق لتعزيز الروابط بين الموظفين وتعزيز التعاون بين أعضائه، وغالباً ما تشمل هذه الاجتماعات أنشطة ًومناقشاتٍ وتمارين تعزّز الثقة والتواصل والشعور بوحدة الفريق، وفي بعض الأحيان تًعقد هذه الاجتماعات على مستوى أحد الفرق، وأحياناً تشمل الشركة بأكملها.

7. اجتماعات اتخاذ القرارات

تتضمّن اجتماعات اتخاذ القرارات جمع أصحاب المصلحة معاً لتقييم الخيارات ومناقشة البدائل المتاحة واتخاذ قراراتٍ هامّةٍ بهدف التعرّف إلى وجهات النظر المختلفة لأعضاء الفريق؛ والوصول معاً إلى توافقٍ وتحديد الاتجاهات المستقبلية، فضلاً عن تحديد أفضل مسار عملٍ للمؤسّسة أو لمشروعٍ معين.

ما هي آداب اجتماع العمل؟

لا يقتصر الأمر على معرفة الهيكل العام لاجتماعٍ جيد وحسب، بل عليكم معرفة كيفية تنفيذ كلِّ خطوة بأفضل طريقةٍ ممكنةٍ وباحترام قواعد سلوك وآداب اجتماعات الأعمال، وذلك لرفع مستوى الاحترافية وزيادة الكفاءة والإنتاجية؛ ومن أهمِّ آداب اجتماع العمل فهمُ كلٍّ من الموظفين والمدراء التنفيذيين للغرض من كلِّ اجتماع وقيمته المضافة.

وفي هذا السياق، قالت ناتاشا مادوك (Natasha Maddock) -وهيَ من مؤسسي شركة “Events Made Simple UK”:

“تلعب آداب اجتماعات العمل دوراً هامّاً في تحديد الأسس المهنية وكفاءة العمل والاحترام داخل أيّ منظمة، وعندما يتم إجراء الاجتماعات بهدفٍ وتدبير جيدين، فإنها ستسهم في زيادة الإنتاجية وتعزيز التواصل الفعّال، ما يؤدي -في نهاية المطاف- إلى نجاح الشركة ككلّ”.

الملخص الختامي

تُسهم إدارة اجتماعات العمل الفعّالة بشكلٍ أساسيٍّ في تعزيز جوانب التواصل والتعاون وتشجيع الابتكار في أغلب الشركات والمشروعات التجارية، فمن خلال اتباع الأساسيّات الخاصّة بعقد اجتماعات عملٍ تتميّز بالفعالية واتباع النصائح المذكورة أعلاه، ينبغي أن تكون الشركات قادرةً على بلوغ أهدافها سريعاً.